Akademia Asystentki i Sekretarki

CEL I PROGRAM SZKOLENIA

Jakość pracy, profesjonalizm, wizerunek i sprawność Asystentki oraz Sekretarki przekłada się bezpośrednio na wiele obszarów dobrego funkcjonowania Zarządzającego, sekretariatu oraz Firmy. Od Asystentki oczekuje się wysokich kompetencji w wielu obszarach – od wizerunku, przez prace biurowe i organizacyjne po umiejętności komunikacyjne i interpersonalne. Od odporności na stres i presję czasu, poprzez planowanie czasu Szefa po bycie empatycznym i asertywnym pośrednikiem między Szefem, zespołem, Klientami. Bycie dobrą Asystentką i Sekretarką wymaga specyficznego talentu, natomiast sprawdzone narzędzia i branżowa wiedza są tym, co można nabywać i wzmacniać przez całą drogę zawodową.

 

Program szkolenia:

 

PROFESJONALNY WIZERUNEK czyli ,,jak Cię widzą, tak Cię (i Firmę) piszą”

• Rola pierwszego wrażenia jako wizytówki Twojej, Firmy, Twojego Szefa
• Reprezentujesz Firmę – wymogi dotyczące stroju w pracy czyli jak budować profesjonalny wizerunek własny, Szefa, Firmy
• Elementy dress code’u u Asystentki – moda a wymogi biznesowe versus Twoja sylwetka i uroda

SAVOIR VIVRE BIZNESOWY

• Elementy zachowań dyplomatycznych wobec Klientów, Szefa, Gości i Współpracowników
• Savoir vivre biznesowy – czym różni się od towarzyskiego czyli elementy powitania, precedencji, przedstawiania, gościnności

STANDARDY OBSŁUGI KLIENTA – JESTEM WIZERUNKIEM FIRMY

• Złote Standardy obsługi Klienta w sekretariacie
• Typy ,,trudnych” Klientów – wskazane sposoby reakcji, relacji, komunikacji
• Wybrane narzędzia komunikacyjne
• Dopasowanie komunikacji werbalnej i niewerbalnej w profesjonalnej obsłudze
• Słowa „wskazane oraz zakazane

ASYSTENTKA WSPARCIEM DLA OSOBY ZARZĄDZAJĄCEJ

• Kto i jak ustala zasady w zespole Asystentka i Osoba Zarządzająca ?
• Budowanie wzajemnego zaufania czyli co należy wiedzieć, rozumieć i uszanować w tym polityka prywatności i poufności
• Cykliczne spotkania z Przełożonym – wskazana częstotliwość oraz co na nich omawiać
• Pozyskiwanie informacji, zadawanie pytań, feedback czyli kto, komu i w czym pomaga
• Zasady przekazywania i przyjmowania informacji

ORGANIZOWANIE I KONTROLA CODZIENNYCH OBOWIĄZKÓW, CZYLI JAK ZWIĘKSZYĆ WŁASNĄ EFEKTYWNOŚĆ

• Rutyna i rytuały w pracy Asystentki czyli co powinno być nawykiem
• Hierarchia ważności spraw, ustalanie priorytetów
• Ustalanie dnia pracy i zakresu obowiązków dziennych, tygodniowych, miesięcznych
• Ochrona własnego czasu oraz ochrona czasu osoby Zarządzającej
• Higiena pracy i odpoczynku – jak pracuje nasz umysł i jak to wykorzystać

ORGANIZACJA SPOTKAŃ SŁUŻBOWYCH PRZEŁOŻONEGO – NAJLEPSZE PRAKTYKI

• Podstawowe zasady umawiania, potwierdzania i odwoływania spotkań
• Sprawna organizacja, agenda i notatki ze spotkania – co powinny zawierać

MONITOROWANIE I PROWADZENIE ROZMÓW TELEFONICZNYCH

• Formuła powitalna to pierwsze wrażenie – co najpierw powinien słyszeć Klient
• Kolejność łączenia oraz anonsowanie rozmów
• Filtrowanie rozmów czyli ochrona czasu Przełożonego
• Umawianie spotkań, wyjazdów, rezerwacji
• Trudne sytuacje – jak sobie z nimi radzić?
• Bank przydatnych zwrotów

 

Rozkład godzinowy: pierwszy dzień: 10:00 – 17:00, drugi dzień: 9:00 – 16:00

Adresaci szkolenia:

Osoby pragnące podnieść poziom wiedzy i umiejętności, pracujące na stanowisku Asystentki i Sekretarki

Certyfikaty

Dyplom Effect Group

Metodologia

Szkolenie prowadzone jest metodą treningu umiejętności, metodą interakcyjną z wykorzystaniem elementów psychologii procesu.

Szkolenie podzielone jest na moduły, dotyczące pojedynczych zagadnień. Każdy moduł zawiera niezbędną, minimalną ilość teorii oraz praktykę (w formie warsztatów, gier i ćwiczeń) dla całej grupy uczestników, podgrup i indywidualnych. Zastosowanie technik interakcyjnych i interaktywnych stwarza optymalne warunki dla rozwinięcia w uczestnikach zaangażowania, pozwala na szybkie przyswojenie niezbędnych informacji i umiejętności. Każdy z uczestników praktycznie ćwiczy nowe techniki w warunkach symulujących środowisko pracy. Uczestnicy stymulowani i aktywizowani są do samodzielnej pracy, do wytworzenia wewnętrznej motywacji, do samodzielnego szukania rozwiązań na każdym z poziomów a także wdrażania w życiu przetestowanych na szkoleniu metod.

Formy przekazu informacji i utrwalania zdobytych umiejętności:

Przystępne, interaktywne przekazanie treści merytorycznych

Opis i wyjaśnienie konkretnej techniki czy metody

Praktyczne trenowanie poznanych technik

Wspólna analiza przypadków i symulacje rzeczywistych sytuacji i zdarzeń zawodowych z zastosowaniem nowych wzorców zachowań

Tematyczne gry i zajęcia grupowe wspomagane przez trenera

Zadania indywidualne wspomagane przez trenera

Informacje dodatkowe

Cena udziału w szkoleniu wynosi 1450 zł + 23%VAT

Dla jednostek finansujących udział w szkoleniu w minimum 70% lub w całości ze środków publicznych stawka podatku VAT = zw.

Cena szkolenia: dotyczy udziału 1 osoby i zawiera: udział w zajęciach, komplet materiałów , dyplom ukończenia, możliwość indywidualnych konsultacji podczas szkolenia, przerwy kawowe oraz obiad.

Warunkiem uczestnictwa w szkoleniu jest: przesłanie do nas formularza zgłoszenia na e-mail lub fax. Nie wymagamy przedpłat, płatność realizowana jest po szkoleniu.

Rezerwacja noclegów: pomagamy przy rezerwacji noclegów na preferencyjnych warunkach w hotelu w którym odbywa się szkolenie.

Szkolenia zamknięte

Jeśli są Państwo zainteresowani realizacją szkolenia wewnętrznego z przedstawionego tematu prosimy o kontakt