1. Instrukcja kancelaryjna w systemie tradycyjnym (papierowym)
- Obieg akt (zasadnicze etapy obiegu dokumentacji, punkty zatrzymania)
- Zasady przyjmowania i przesyłania wpływów;
- Odbiór korespondencji przychodzącej;
- Rejestrowanie i znakowanie pism lub spraw
- Znak sprawy
- Interoperacyjność znaku sprawy
- Udział komórek innych niż merytoryczne przy załatwianiu spraw
- Formy załatwiania spraw;
- Podpisywanie pism
- Terminy załatwiania spraw
- Wysyłanie pism
- Przechowywanie akt bieżących
2. Jednolity rzeczowy wykaz akt
- Przyporządkowanie dokumentacji do klas końcowych JRWA
- Teczki tworzące akta spraw i nietworzące akt spraw
- Co robić z dokumentacją niepodlegającą rejestracji/dokumentacją zbiorczą?
- Najczęstsze błędy popełniane w trakcie korzystania z JRWA
3. Podstawowy system dokumentowania przebiegu, załatwiania i rozstrzygania – System Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (EZD)
- Akty wewnętrzne dotyczące sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw
- Koordynator czynności kancelaryjnych – zadania w EZD
- Interoperacyjność znaku sprawy
- Akta sprawy w EZD
- Metryka sprawy w EZD
4. Czynności kancelaryjne w systemie EZD
- Zadania punktów kancelaryjnych:
- otwieranie przesyłek wpływających – wyjątki
- rejestracja wpływów (naklejanie identyfikatora) – wyjątki
- odwzorowanie cyfrowe (skanowanie) – wyjątki
- wprowadzanie metadanych
- tworzenie i prowadzenie składu chronologicznego w podziale na pełne odwzorowanie i niepełne odwzorowanie
- prowadzenie składu informatycznych nośników danych
- wypożyczanie i wycofywanie dokumentacji ze składu chronologicznego i składu informatycznych nośników danych
- przekazywanie do archiwum zakładowego dokumentacji ze składu chronologicznego i składu informatycznych nośników danych
- wysyłka pisma papierowego i elektronicznego
- Zadania kierowników komórek organizacyjnych:
- dekretacja pisma – wyjątki
- rejestracja wpływów (naklejanie identyfikatora) – wyjątki
- dekretacja zastępcza
- akceptacja projektów pism (jedno lub wielostopniowa)
- podpisanie pisma podpisem elektronicznym
- podpisanie pisma podpisem odręcznym
- Zadania prowadzących sprawy:
- zakładanie spraw
- uzupełnianie metadanych
- dekretacja zastępcza
- prowadzenie kompletnych akt sprawy
- prowadzenie metryk spraw
- sporządzanie projektów pism
- dokonywanie akceptacji
- Korespondencja wewnętrzna w EZD
- Obsługa i archiwizacja składów chronologicznych oraz składów informatycznych nośników danych
- Liczba, rodzaje i organizacja składów
- Obsługa składów chronologicznych i składów informatycznych nośników danych, w tym zasady wypożyczania lub wycofywania przesyłek
- Obsługa składów w systemie EZD
- Bieżąca obsługa składów a sposób prowadzenia akt spraw i obowiązujące systemy wykonywania czynności kancelaryjnych (system EZD, system tradycyjny)
- Postępowanie z dokumentacją w przypadku reorganizacji komórek organizacyjnych w EZD
