Ochrona danych osobowych w archiwach zakładowych i składnicach akt
Cel szkolenia
Zdobycie umiejętności przeciwdziałania naruszeniom przepisów ustawy o ochronie danych osobowych przez poznanie nowej podstawy prawnej oraz środków technicznych które zapewnią bezpieczeństwo prowadzonej przez archiwistów dokumentacji pracowników oraz dokumentacji archiwum. Dodatkowo uczestnicy zdobędą umiejętność prawidłowego archiwizowania dokumentacji pod względem najnowszych wymagań archiwów.
Adresaci szkolenia
Archiwiści zakładowi, pracownicy składnic akt oraz wszyscy pracownicy zajmujący się archiwizacją w firmach i urzędach.
Program szkolenia
1. Archiwa a RODO czyli podstawa prawna
- Ochrona danych osobowych w archiwum – podstawa prawna obowiązująca od 25 maja 2018;
- Współpraca Administratora Danych Osobowych (ADO)\ Inspektora Ochrony Danych (IOD) z Archiwistą zakładowym\osobą zajmującą się archiwum \składnicą: nowe obowiązki i zadania archiwisty
- Podstawowe definicje prawne RODO a ich zastosowanie w archiwach zakładowych/ składnicach akt
- Zasady przetwarzania danych osobowych w archiwach \składnicach akt
- Zasada legalności
- Zasada celowości
- Zasada ograniczenia czasowego
- Nowelizacja Ustawy archiwalnej obowiązująca od 4 maja 2019 r – RODO sektorowe a archiwa zakładowe i składnice akt
2. Archiwum zgodne z RODO w 13 krokach
- Jakie wymogi formalne trzeba spełnić, oraz jakie środki wdrożyć
3. Zagadnienia praktyczne
- W jakich sytuacjach można przetwarzać dane osobowe bez uzyskania zgody na przetwarzanie danych osobowych
- Kwestia udostępniania dokumentacji – dane osobowe zwykłe a wrażliwe
- Karta udostępnienia, karta wypożyczenia
- Incydenty przetwarzania danych osobowych w archiwach, zgłaszanie i podejmowanie czynności przez archiwistę
- Dokumentacja osób nieżyjących
- Akta osobowe
- Dokumentacja medyczna
- Kwerendy, zaświadczenia wydawane z zasobu archiwum zakładowego, zmiany w zaświadczeniach
- Środki techniczne i organizacyjne przetwarzania danych osobowych w archiwach państwowych zgodnie z zasadą adekwatności.
- Udostępnianie skanów dokumentów w Internecie, np. skany ksiąg parafialnych gdzie występują dane osobowe - czy możemy udostępniać takie skany, jeżeli nie mamy wiedzy czy osoba żyje
- Czy możemy udostępniać w formie prezentacji (publicznie na wystawach) zdjęcia osób (np. pracowników) bez uzyskania zgody na udostępnienie wizerunku - czy zgoda każdej osoby ze zdjęcia jest wymagana
- Czy można przesyłać mailem spisy akt osobowych z jednostki organizacyjnej do Archiwum Państwowego - czy ten mail wymaga szyfrowania
- Czy można robić fotografie dokumentów zawierających dane osobowe w czasie przeprowadzania kontroli lub ekspertyzy archiwalnej w jednostkach nadzorowanych przez Archiwa Państwowe
- Czy Archiwum powinno prowadzić rejestr czynności przetwarzania danych
