Prawo pracy dla średniozaawansowanych (szkolenie 2 dniowe)

21 grudnia – Prawo pracy dla średniozaawansowanych: Dokumentacja pracownicza w 2021 r. – które dokumenty i jak prawidłowo gromadzić oraz przechowywać dokumenty w aktach osobowych, pozostałej dokumentacji pracowniczej oraz poza taką dokumentacją, z omówieniem powiązanych zagadnień związanych z ochroną danych osobowych.

Szkolenie jest przeznaczone dla pracowników działów kadr oraz innych osób, które w ramach swojej pracy zawodowej zajmują się tematyką dokumentów pracowniczych i danych osobowych w nich zawartych (np. inspektorów ochrony danych osobowych). W ramach tego szkolenie przybliżymy wynikające z przepisów i wykładni zasady pozyskiwania danych osobowych osób ubiegających się o zatrudnienie oraz pracowników. Przedstawimy zasady gromadzenia potrzebnych dokumentów w dokumentacji pracowniczej oraz poza taką dokumentacją (wykazy dokumentów). Wskażemy, w jakim zbiorze dokumentacji powinny być przechowywane poszczególne dokumenty, a także poinformujemy, których dokumentów nie należy gromadzić, a tylko pozyskiwać do wglądu. Przedstawimy wynikające z wykładni zasady dokonywania przeglądu dokumentów, a tam – gdzie wskazano terminy takich przeglądów – wyjaśnimy, kiedy należy je zrobić. Przypomnimy także, ile czasu należy przechowywać dokumentację pracowniczą, a ile czasu dokumenty przechowywane w innych zbiorach.

1. Jakie dane i dokumenty mogą być pozyskiwane od osób ubiegających się o zatrudnienie oraz od pracowników - przegląd najważniejszych stanowisk w tej kwestii, w tym:
   
   1. jakie błędy najczęściej występują w kwestionariuszach osobowych dla osób ubiegających się o zatrudnienie? (m.in. brak opcjonalności podawania danych o wykształceniu i stażu pracy, podanie danych na potrzeby ZUS – zgodnie ze stanowiskiem UODO),
   2. na jakim etapie procesu rekrutacyjnego można pozyskać daną o miejscu zamieszkania kandydata do pracy?
   3. czy w kwestionariuszu osoby ubiegającej się o zatrudnienie musi być zgoda na przetwarzanie danych osobowych, a jeśli tak, to których? (stanowiska UODO w tej kwestii),
   4. jakich dokumentów można żądać od kandydatów do pracy i gdzie należy je przechowywać? (stanowisko odnośnie CV),
   5. czy można wymagać podania adresu urzędu skarbowego? (stanowisko MRPiPS),
   6. czy od pracownika można żądać danych o służbie wojskowej? (stanowisko UODO), czy przechowuje się książeczki wojskowe?
   7. czy można żądać danych o niepełnosprawności?
   8. jak podzielić dane pozyskiwane od pracownika? (konieczność stosowania kilku kwestionariuszy/oświadczeń o danych), w jakich przypadkach nie wolno pobierać od pracownika zgody na przetwarzanie danych osobowych?
   9. na jakich zasadach przetwarzać prywatne dane kontaktowe posiadane w aktach osobowych? (stanowisko UODO w tej kwestii),
   10. w jakim dokumencie powinny być gromadzone dane potrzebne do ubezpieczenia? czy deklaracje ZUS przechowuje się w dokumentacji pracowniczej? jakie są wyjątki? (stanowisko MRPiPS),
   11. na jakich zasadach przetwarza się dane osobowe osoby zawiadamianej w razie wypadku? (zgoda osoby zawiadamianej i obowiązki informacyjne - stanowisko MRPiPS oraz UODO),
2. Jak poprawnie sformułować umowę o pracę? w tym kwestia imienia i nazwiska osoby zastępowanej w umowie na zastępstwo (stanowisko MRPiPS i UODO w tej sprawie),
3. Jakie są wynikające z RODO obowiązki informacyjne wobec kandydata do pracy oraz pracownika? (omówienie klauzul informacyjnych),
4. Jak prawidłowo sporządzać i gdzie przechowywać upoważnienie do przetwarzania danych osobowych?
5. Jakie dokumenty powinny być przechowywane w części A i B akt osobowych? w tym:
   
   1. jakie dodatkowe dokumenty powinny być tworzone i gromadzone w związku z wykonywaniem pracy zdalnej?
   2. jakie dokumenty powinny być gromadzone w związku z pobieraniem przez pracownika dodatku solidarnościowego? (stanowisko UODO),
   3. jakie dokumenty i dane gromadzi się na potrzeby ustalenia kwoty wolnej od potrąceń (stanowisko UODO) oraz jakie są zasady i miejsce przechowywania dokumentów zebranych w związku z potrąceniami komorniczymi i dobrowolnymi potrąceniami z wynagrodzenia? (stanowisko MRPiPS),
6. Jakie dokumenty gromadzone są w części C i D akt osobowych, w tym:
   
   1. jak postąpić z kopią świadectwa pracy, które zostało sprostowane?
   2. czy wraz ze wszystkimi świadectwami pracy wydaje się informację o dodatkowych warunkach zatrudnienia?
   3. jakie dodatkowe dokumenty (w tym niewymienione w rozporządzeniu w sprawie dokumentacji pracowniczej ) gromadzi się w związku z wydaniem świadectwa pracy?
   4. czy dokumenty dotyczące kar porządkowych trzeba układać w „podczęściach”?
   5. jak poprawnie usuwać dokumenty z części D akt osobowych?
   6. kiedy usunąć dokumenty z części D akt osobowych, jeżeli stosunek pracy pracownika ustał przed upływem roku nienagannej pracy? (stanowisko MRPiPS),
7. Jakie dokumenty składają się na pozostałą dokumentację pracowniczą (wykaz dokumentów), w tym jakie są zasady przechowywania oświadczeń związanych z korzystaniem z uprawnień rodzicielskich oraz wniosków o wolne z tytułu wychowywania dziecka w wieku do lat 14?
8. Na czym polega obowiązek aktualizacji danych posiadanych przez pracodawcę w dokumentacji pracowniczej? (stanowisko MRPiPS na temat tego, w jaki sposób może to być dokonywane),
9. Na czym polega i jak powinien być przeprowadzony audyt dokumentacji pracowniczej? (zgodnie ze stanowiskiem UODO),
10. Ile czasu i w jakiej postaci powinna być przechowywana dokumentacja pracownicza?
11. Jakie dokumenty, które zgodnie z wykładnią powinny być przechowywane poza dokumentacją pracowniczą? Na jakich zasadach ustala się czas ich przechowywania? (m.in. dokumentacja BHP nie stanowiąca dokumentacji pracowniczej, dokumentacja zasiłkowa oraz zwolnienia lekarskie, dokumentacja zfśs, dokumentacja PPK),
12. Jakie dokumenty, zgodnie z wykładnią nie powinny być w ogóle gromadzone i przechowywane, a jedynie przedstawiane do wglądu? (stanowisko UODO).

22 grudnia – Prawo pracy dla średniozaawansowanych: Najważniejsze zagadnienia z czasu pracy na 2021 r. z uwzględnieniem zasad poprawnego prowadzenia ewidencji czasu pracy.

Szkolenie przeznaczone jest dla pracowników działów kadr, w szczególności osób zajmujących się prowadzeniem ewidencji czasu pracy oraz gromadzeniem dokumentacji dotyczącej ewidencjonowania czasu pracy. Na szkolenie zapraszamy też osoby planujące i rozliczające czas pracy pracowników (bezpośrednich przełożonych, „planistów”) oraz wszystkich, którzy w ramach swojej pracy zawodowej potrzebują wiedzy z zakresu czasu pracy. W ramach szkolenia zapoznamy Państwa z przepisami, stanowiskami Ministerstwa Pracy oraz Państwowej Inspekcji Pracy, a także z wykładnią stosowaną w praktyce. Skupimy się wyłącznie na praktycznych aspektach planowania, rozliczania i ewidencjonowania czasu pracy (w tym przy wykonywaniu pracy zdalnej) - które mogą ułatwić Państwu organizację czasu pracy w 2021 r.

1. Prawidłowe uregulowanie kwestii rozpoczęcia pracy, w tym:
   
   1. czy czynności przygotowawcze (np. przebranie się w odzież roboczą/ochronną) mają wpływ na czas pracy pracownika?
   2. jak należy prawidłowe uregulować kwestię godziny rozpoczęcia pracy w odniesieniu do pracowników: pracujących zgodnie z rozkładem (harmonogramem/grafikiem) czasu pracy, pracujących w ruchomym czasie pracy, pracujących zdalnie?
   3. jakie informacje na temat normatywnego (zaplanowanego) czasu pracy pracownika powinna zawierać ewidencja czasu pracy?
2. Planowanie czasu pracy zgodnie z wymiarem na obowiązujący okres rozliczeniowy (wymiar czasu pracy i święta w 2021 r.), w tym:
   
   1. jak prawidłowo ustalić i zaplanować planowanie odpowiednią liczbę dni pracy oraz dni wolnych w obowiązującym okresie rozliczeniowym?
   2. w jakim przedziale czasowym przypada niedziela i święto, a w jakim inne dni wolne?
   3. o czym należy szczególnie pamiętać planując dni wolne z tytułu niedzieli?
   4. jakie są wymagane (zgodnie z przepisami i wykładnią) zasady tworzenia harmonogramów (grafików) czasu pracy oraz jaki jest czas i miejsce ich przechowywania?
   5. czy jest dopuszczalne dokonywanie zmian w harmonogramach (grafikach) czasu pracy?
3. W jakich przypadkach ma miejsce praca nadliczbowa? - omówienie praktycznych przypadków, w szczególności:
   
   1. „praca nadliczbowa” wynikająca z błędnie zaplanowanej dniówki pracownika oraz zasady jej rekompensowania,
   2. „praca nadliczbowa” wynikającą z niepotrzebnego zapisania danych z RCP w ewidencji czasu pracy,
   3. praca nadliczbowa z powodu akcji ratowniczej albo awarii oraz praca nadliczbowa z powodu szczególnych potrzeb pracodawcy,
   4. czy trzeba tworzyć polecenia pracy nadliczbowej i gromadzić je w dokumentacji dotyczącej ewidencjonowania czasu pracy?
4. Jakie są ograniczenia w poleceniu pracy nadliczbowej? (omówienie ograniczeń wynikających z limitów, okresów odpoczynku, sytuacji osobistej i rodzinnej pracownika),
5. Jak prawidłowo rekompensować pracę nadliczbową dodatkiem do wynagrodzenia?
   
   1. od czego zależy wysokość dodatku?
   2. kiedy należy wypłacić wynagrodzenie za dodatkowo wykonaną pracę i dodatek?
   3. kiedy za godziny nadliczbowe można wypłacać ryczałt? (najnowsze stanowisko MRPiPS) i jak go prawidłowo ustalić?
6. Jak prawidłowo rekompensować pracę nadliczbową czasem wolnym? W tym:
   
   1. w jakim terminie pracownik musi złożyć wniosek, a w jakim może odebrać czas wolny?
7. Jak się ewidencjonuje pracę nadliczbową i czy trzeba gromadzić związane z tym dokumenty?
   
   1. jak ewidencjonować odbiór czasu wolnego oraz na jakich zasadach gromadzić wnioski o czas wolny? czy taki wniosek zawsze musi być podpisany odręcznie? (stanowisko MRPiPS),
8. W jakiej sytuacji pracownik zatrudniony na część etatu pracuje w godzinach nadliczbowych, a w jakiej w godzinach ponadwymiarowych i jakie są zasady rekompensaty takiej pracy?
   
   1. jak opłaca się dodatkową pracę i jak często powinna mieć miejsce rekompensata w postaci dodatku?
   2. jakie są skutki braku odpowiedniego postanowienia w umowie o pracę?
9. Jak prawidłowo oddawać dzień wolny do końca okresu rozliczeniowego? – omówienie praktycznych przypadków, w tym:
   
   1. jaki jest termin na oddanie dnia wolnego w zależności od rodzaju dnia, w którym pracownik pracował? na czym polega zasada oddawania dnia za dzień? – praktyczne przykłady,
   2. jakie są skutki nieoddania dnia wolnego w zamian za pracę w dniu wolnym z tytułu przeciętnie 5 – dniowego tygodnia pracy? (stanowisko PIP),
   3. jakie są skutki nieoddania dnia wolnego w zamian za pracę w wolną dla pracownika niedzielę lub święto? (stanowisko PIP oraz orzecznictwo sądów pracy),
   4. na jakich zasadach ustala się wysokość 100% dodatku na koniec okresu rozliczeniowego?
10. Jakie są zasady ewidencjonowania informacji o dniach wolnych pracownika oraz jakie dokumenty związane z pracą w dniu wolnym mogą być gromadzone w dokumentacji pracowniczej?
11. Jak powinna w obecnym stanie prawnym wyglądać ewidencja czasu pracy pracownika zatrudnionego w systemie zadaniowego czasu pracy?
12. Jak się rozlicza i jak się ewidencjonuje czas pracy w przypadku kadry kierowniczej?
13. Jakie są zasady rozliczania i ewidencjonowania dyżuru? (odrębności dyżuru zakładowego i domowego),
14. Jak rozliczać i ewidencjonować: wyjścia prywatne, zwolnienia od pracy, nieobecności w pracy oraz przerwy?
15. Jak poprawnie rozliczać czas pracy w sytuacji, gdy pracownik brał udział w szkoleniu? Jak poprawnie nanieść informacje o szkoleniu w ewidencji czasu pracy?
16. Czy są w praktyce odrębności w ustalaniu, rozliczaniu i ewidencjonowaniu w przypadku pracy zdalnej?
    
    1. jakie praktyczne postanowienia dotyczące czasu pracy zapisać w Regulaminie pracy zdalnej?