Opis szkolenia i cel
Trudność rozmów wynika nie z tego jak się komunikujemy, lecz z tego czego rozmowy dotyczą. To tematy i sytuacje sprawiają, że rozmowa staje się trudna, mimo, iż sama komunikacja jest tak powszechna, że w życiu zawodowym stała się rutyną. Aby być skutecznym w prowadzeniu trudnych rozmów nie wystarczy chcieć, nie wystarczy nawet wiedzieć jak to robić, ale przede wszystkim trzeba to umieć. Żeby zaś umieć prowadzić trudne rozmowy w sposób komfortowy dla każdej ze stron, trzeba rozumieć nie tylko druga stronę, ale przede wszystkim siebie – swoje emocje, motywacje, przekonania, sposoby reakcji oraz znać własne ograniczenia i silne strony.
Choć trudne rozmowy są naszym udziałem niezależnie od tego na jakim stanowisku pracujemy, to jednak najczęściej menadżerowie stają przed wyzwaniem przeprowadzania rozmów, w których trzeba jasno wyłożyć jakiś punkt sporny czy też przyczynę problemu, przekazać niepopularną decyzję, egzekwować wyniki pracy, a przy tym zrobić to w taki sposób żeby nie ucierpiały stosunki z pracownikami.
Prowadzenie rozmów z pracownikami, w tym również tych trudnych, to obowiązek każdego przełożonego niezależnie od tego czy pracuje na stanowisku kierownika, lidera, brygadzisty czy dyrektora. To obowiązek, który realizowany z odpowiednią umiejętnością buduje pozycję i autorytet przełożonego, ale przede wszystkim buduje współpracujący i efektywny zespół.
Głównym celem szkolenia jest nabywanie umiejętności przeprowadzania trudnych rozmów poprzez praktyczne ćwiczenia z wykorzystaniem zdobytej podczas szkolenia wiedzy. Ważną umiejętnością, zdobytą podczas szkolenia będzie kształtowanie przekonań o tym, że nawet trudne tematy czy sytuacje mogą być omawiane w sposób, budujący współpracę i dobre relacje między stronami uczestniczącymi w rozmowie. Natomiast nadrzędnym celem jest zadbanie o motywację menadżera oraz praca nad jego wiarą w siebie i pozytywną siłę w konfrontacji z zespołem a także trudnymi sytuacjami w codziennym zarządzaniu.
Korzyści dla uczestników
Uczestnicy na szkoleniu:
• Dowiedzą się na czym polega przygotowanie się do trudnej rozmowy oraz co sprawia, że rozmowa może stać się trudna nawet jeśli temat lub sytuacja na to nie wskazują.
• Nauczą się identyfikowania przyczyn, które sprawiają trudność w prowadzeniu rozmów z pracownikami.
• Poznają swoje mocne strony ułatwiające prowadzenie trudnych rozmów w sposób komfortowy dla każdej ze stron, zrozumieją też swoje ograniczenia, nad którymi będą mogli pracować i się doskonalić.
• Udoskonalą umiejętność modelowania postawy pro-aktywnej w komunikacji z innymi, dzięki czemu poprawią jakość komunikacji w zespole.
• Poznają modele, techniki i schematy tworzenia efektywnych komunikatów zwiększających świadomość własnego wpływu na rezultat rozmów z pracownikami.
• Wzmocnią umiejętności radzenia sobie z oporem pracownika i poznają mechanizmy redukowania negatywnych emocji występujących podczas przeprowadzania trudnej rozmowy.
• Otrzymają zestaw narzędzi wspierających przeprowadzanie trudnych rozmów, wypracowanych podczas analizy, wniosków i podsumowań własnych doświadczeń z trudnych rozmów.
• Zdobędą wiedzę o tym jak niwelować niepożądane postawy i nawyki pracowników, aby zamieniać je w nowe standardy, zwiększające potencjał zespołu.
Metody szkolenia
• Szkolenie w całości obejmują symulacje rozmów i sytuacji z pracownikami – analiza, wnioski i podsumowania.
• Praca na studiach przypadków uczestników szkolenia – trudne tematy, trudne sytuacje – analiza, wnioski, podsumowania.
• Dyskusje i burze mózgów służące wypracowaniu, na podstawie doświadczeń podczas ćwiczeń oraz zdobytej wiedzy, zasad odpowiedzialnej, merytorycznej i nastawionej na budowanie relacji i zaufania rozmowy z pracownikami.
• Prezentacje analiz, wniosków, podsumowań ćwiczeń i symulacji w celu wyposażenia menedżera w konkretne, gotowe rozwiązania, skuteczne w czasie prowadzenia trudnych rozmów z pracownikami.
• Zajęcia w całości warsztatowe.
Program szkolenia
1. Na czym polega trudność - co sprawia, że rozmowa jest/staje się „trudna”
• Nastawienia, przekonania, atrybucje, oceny, etykiety – co konkretnie sprawia trudność,
• Style funkcjonowania społecznego determinujące sposób zachowania, komunikowania się i reakcji w sytuacjach trudnych,
• Osobisty potencjał do prowadzenia trudnych rozmów,
• Menadżer i pracownik - prawa, obowiązki i odpowiedzialność obu stron w rozmowie,
• Pięć poziomów relacji – na którym poziomie rozmowy mogą być szczególnie trudne.
2. Standardy komunikacji w trakcie prowadzenia trudnych rozmów z pracownikami
• Jak słuchać, aby twoi pracownicy mówili,
• Jak mówić, aby twoi pracownicy słuchali,
• Poziomy komunikacji – faktów, relacji, apelu, ujawniania siebie,
• Bariery i blokady komunikacyjne,
• Komunikacja w konflikcie – obszary konfliktu, od których zaczyna się destrukcja relacji,
• Postawy w komunikacji – strategie i zachowania nawykowe,
• Pytania – rozmową kieruje ten kto pyta - jak sprawić, aby pracownicy reagowali na twoje prośby i polecenia.
3. Anatomia trudnej rozmowy – dialog konstruktywny:
• Przygotowanie - sześć aspektów przygotowania do rozmowy z pracownikiem,
• Gdzie i kiedy powinna być przeprowadzona rozmowa oraz kto powinien w niej uczestniczyć,
• Prawa i obowiązki stron w rozmowie raz jeszcze – formalności i procedury,
• Treść i forma – rozmowa o „rzeczy”,
• Emocje w rozmowie – forma i treść,
• Konstruktywna informacja zwrotna – zasady i modele,
• Konkretne elementy skutecznej rozmowy.
4. Przed rozmową - zanim uznasz, że rozmowa z pracownikiem jest konieczna:
• Dopasowanie zadań do możliwości i zaangażowania pracownika,
• Standardy pracy i zadania – czy wszyscy pracownicy dobrze je znają,
• Jasne cele, jasne priorytety - jasne określenie kwestii wydajności pracy,
• Perspektywa kierownika, perspektywa pracownika,
• Kultura prowadzenia rozmów w organizacji.
5. Trudne rozmowy:
• Przekazywanie niepopularnych decyzji,
• Rozmowa o słabych wynikach w pracy,
• Rozmowy dyscyplinujące,
• Rozmowa o niedbałości i plotkach,
• Rozmowa o higienie i stroju w miejscu pracy,
• Rozmowa o zwolnieniach,
• Rozmowy o agresji i nieakceptowanych zachowaniach w miejscu pracy,
• Rozmowy oceniające,
• Radzenie sobie z krytyką i krytykanctwem.
6. Plan Działań Wdrożeniowych - podsumowanie szkolenia
• Opracowanie indywidualnych Planów Działań Wdrożeniowych (PDW) przez każdego Uczestnika – które elementy konkretnie i od kiedy zacznę wdrażać podczas prowadzenia trudnych rozmów z pracownikami.