Akta osobowe pracownika, jak prowadzić dokumentację pracowniczą?

Jak prowadzić akta osobowe pracownika?

Jeśli pracujesz w kadrach lub płacach, jesteś właścicielem małej firmy, aplikujesz na stanowisko specjalisty personalnego, to zapraszamy na nasze szkolenie z zakresu prawidłowego prowadzenia akt osobowych (teczki pracownika) skierowane do pracowników wydziałów kadr (personalnych) i działów płac, pracowników działów socjalnych, a także właścicieli firm prowadzących samodzielnie politykę kadrową firmy i nie martw się więcej, że nie dasz sobie rady z przepisami prawa pracy dotyczącymi dokumentacji pracowniczej.

Dokumentacja pracownicza w praktyce  

Nasze szkolenie o prowadzeniu i archiwizacji dokumentacji pracowniczo-kadrowej dotyczy dokumentacji pracowniczej, tworzenia i prowadzenia akt osobowych, zasad pozyskiwania i ochrony danych pracowników, wystawiania i wydawania i świadectw pracy oraz przechowywania i archiwizacji ewidencji kadrowej.

Program szkolenia online na żywo

1. Dane pozyskiwane od pracowników w procesie rekrutacji 

• Jakie informacje i dane osobowe wolno pozyskiwać od kandydata do pracy, a jakie od pracownika?
• Dane pozyskiwane od cudzoziemców?
• Jakich pytań wystrzegać się w czasie procesu rekrutacyjnego?

2. Zasady prowadzenia akt osobowych pracowników 

• Podział akt osobowych na części (Część A, B, C, D i E akt osobowych).
• Zasada układu chronologicznego akt osobowych i numeracji w ramach każdej części.
• Wymienialny i łatwy do korekty spis treści akt osobowych.
• Przyjmowanie tylko kopii dokumentacji pracowniczej.
• Czy wybrać postać papierową, czy postać elektroniczną akt osobowych?
• Dokumenty wykorzystywane w dokumentacji pracowniczej co do zasady w języku polskim.
• Poświadczanie zgodności przedstawianych dokumentów rekrutacyjnych.
• Sytuacje szczególne (ponowne zatrudnienie byłego pracownika, zatrudnienie obecnego pracownika na drugą umowę o pracę, transfer zakładu pracy, śmierć pracownika).

3. Akta osobowe - Część B 

• Umowa o pracę.
• Podstawowa i rozszerzona informacja o warunkach zatrudnienia.
• Wypowiedzenie warunków pracy i/lub płacy oraz zmiana umowy o pracę w innym trybie.
• Dokumenty dotyczące uprawnień rodzicielskich pracowników.
• Dokumenty związane z korzystaniem z urlopu bezpłatnego.
• Skierowania i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich.
• Zaświadczenia o ukończeniu wymaganego szkolenia BHP.
• Dokumenty dotyczące przyznania nagrody lub wyróżnienia, nałożenia kary porządkowej podnoszenia kwalifikacji zawodowych.
• Możliwość podziału akt osobowych na podzbiory B1, B2, B3 itd.

4. Akta osobowe - Część C 

• Oświadczenia związane z rozwiązaniem umowy o pracę.
• Wnioski dotyczące wydania, sprostowania lub uzupełnienia świadectwa pracy.
• Dokumenty dotyczące niewypłacenia pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy.
• Kopia wydanego pracownikowi świadectwa pracy oraz omówienie zasad wydawania świadectw pracy.
• Potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym.
• Umowa o zakazie konkurencji obowiązująca po ustaniu stosunku pracy, jeżeli strony zawarły taką umowę.
• Skierowania i orzeczenia lekarskie związane z okresowymi badaniami lekarskimi w związku z wykonywaniem pracy w warunkach narażenia na działanie substancji i czynników rakotwórczych lub pyłów zwłókniających.

5. Akta osobowe - Część D 

• Możliwość podziału akt osobowych na podzbiory D1, D2, D3 itd.
• Sposób postępowania i dokumentacja pracownicza w razie zatarcia kary porządkowej.

6. Nowa część E akt osobowych 

Jakie dokumenty powinny trafić do część E akt osobowych? Zasady umieszczania i przechowywania w części E akt osobowych:

• informacji dotyczącej kontroli trzeźwości pracownika przeprowadzonej przez pracodawcę lub przez uprawniony organ,
• informacji dotyczącej przeprowadzonej przez pracodawcę lub przez uprawniony organ kontroli pracownika na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu.

7. Pozostała dokumentacja zatrudnieniowa 

• Dokumentacja indywidualna (ewidencja czasu pracy, ubieganie się i korzystanie z urlopu wypoczynkowego, karta wynagrodzenia i wypłaconych świadczeń ze stosunku pracy, karta ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego).
• Dokumentacja zbiorowa (dotycząca podejrzeń o choroby zawodowe, chorób zawodowych i wypadków).
• Wybór formy prowadzenia dokumentacji (albo postać papierowa, albo elektroniczna).

8. Elektronizacja akt osobowych i stanowisko resortu pracy 

• Zmiana postaci prowadzenia i przechowywania akt osobowych (warunki techniczne, zawiadomienie pracownika i byłego pracownika o możliwości odbioru poprzedniej postaci, wydanie dokumentacji, terminy).
• Dołączanie dokumentu papierowego do e-akt.
• Sporządzanie informacji o zmianie sposobu prowadzenia dokumentacji pracowniczej.

9. Skrócenie okresu przechowywania dokumentacji 

• Pracownicy i zleceniobiorcy objęci 10-letnim okresem przechowywania.
• Pracownicy i zleceniobiorcy przejściowi.
• Pracownicy objęci 50-letnim okresem przechowywania.
• Informacja o długości okresu przechowywania – dla kogo i sposób sporządzania.

10. Ponowne zatrudnienie pracownika 

• Ponowne zatrudnienie pracownika podczas 10-letnim okresem przechowywania dokumentacji.
• Ponowne zatrudnienie pracownika „przejściowego”.
• Kontynuacja zatrudnienia (bez dnia przerwy).
• Ponowne zatrudnienie pracownika podczas 50-letniego okresem przechowywania dokumentacji.
• Zasady kontynuacji starej teczki personalnej przy ponownym zatrudnieniu.

Harmonogram godzinowy szkolenia

Szkolenie obejmuje 5 godzin zegarowych zajęć wraz z przerwami.

• 09:30 - 11:00 - Część pierwsza szkolenia (2 godziny lekcyjne / dydaktyczne)
• 11:00 - 11:15 - Przerwa w zajęciach (15 minut)
• 11:15 - 12:45 - Część druga szkolenia (2 godziny lekcyjne / dydaktyczne)
• 12:45 - 13:00 - Przerwa w zajęciach (15 minut)
• 13:00 - 14:30 - Część trzecia szkolenia (2 godziny lekcyjne / dydaktyczne)