Głównym celem szkolenia jest przybliżenie zasad archiwizacji dokumentacji elektronicznej w podmiotach publicznych oraz omówienie sposobu jej obsługi. W okresie pandemii wiele instytucji przeszło na realizację zadań w systemie zdalnym, korzystając z różnorodnych narzędzi (aplikacji) informatycznych. Nie zawsze były to systemy klasy EZD. Inne podmioty przyspieszyły proces wdrażania elektronicznego zarządzania dokumentacją. Także stan prawny modyfikuje się w stronę zwiększenia liczby procedur realizowanych w postaci elektronicznej. Z tego względu wydaje się zasadnym przeanalizowanie sytuacji dokumentów elektronicznych w podmiotach publicznych pod kątem ich zabezpieczania, przechowywania i archiwizacji.

Do udziału zapraszamy:

• archiwistów i zarządców dokumentacji;
• koordynatorów czynności kancelaryjnych;
• urzędników;
• pracowników zobowiązanych do uporządkowania i archiwizacji dokumentacji.

Szkolenie przeprowadzi: dr Ewa Perłakowska – ekspert, doradca, analityk z zakresu zarządzania dokumentacją (w tym elektroniczną), systemów klasy EZD, systemów workflow, archiwistyki, prawa archiwalnego, systemów kancelaryjnych, archiwizacji dokumentacji; doświadczony trener na licznych kursach i szkoleniach oraz wykładowca uniwersytecki; długoletni pracownik sieci archiwów państwowych, w tym Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych; autorka licznych instrukcji kancelaryjnych, wykazów akt i instrukcji archiwalnych; współautorka książek: „Procedury elektronicznego zarządzania dokumentacją” (Warszawa 2018), „Dokumentacja wewnętrzna w instytucjach kultury” (Warszawa 2019) i „Vademecum dyrektora instytucji kultury” (Warszawa 2019).

PROGRAM

Czas trwania szkolenia do godz. 9.00 do ok.15.00

Wprowadzenie do problematyki archiwizacji dokumentacji elektronicznej:

• stan prawny w zakresie postępowania z dokumentacją elektroniczną i jej archiwizacji;
• podstawowe pojęcia;
• dokument elektroniczny i jego metadane;
• organizacja archiwów i zakres ich kompetencji.

Dokumenty elektroniczne w podmiocie publicznym – stan faktyczny z perspektywy archiwisty:

• systemy wykonywania czynności kancelaryjne;
• sposoby dokumentowania spraw a dokumenty w postaci elektronicznej;
• składy chronologiczne i składy informatycznych nośników danych;
• systemy dziedzinowe.

Archiwizacja dokumentacji (przygotowanie w komórkach organizacyjnych):

• w ramach spraw w modelu elektronicznym;
• w ramach spraw w modelu tradycyjnym;
• w składach informatycznych nośników danych;
• w systemach dziedzinowych.

Obsługa dokumentacji elektronicznej w archiwum

• ewidencjonowanie;
• przechowywanie i zabezpieczanie;
• udostępnianie.

Brakowanie dokumentacji elektronicznej:

• stan prawny;
• procedura;
• aspekty praktyczne.

Przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwów państwowych:

• stan prawny;
• procedura;
• standard paczki archiwalnej;
• Archiwum Dokumentów Elektronicznych.

Ewa Perłakowska

Ekspert z zakresu zarządzania dokumentacją tradycyjną i elektroniczną, systemów klasy EZD, archiwistyki, prawa archiwalnego, funkcjonowania archiwów, systemów kancelaryjnych (instrukcji kancelaryjnej, archiwalnej i wykazów akt), informatyzacji administracji publicznej.
Historyk-archiwista, doktor nauk humanistycznych w zakresie historii Uniwersytetu Jagiellońskiego. Doświadczony trener na kursach i szkoleniach kancelaryjnych, archiwalnych oraz specjalistycznych z zakresu funkcjonowania systemów teleinformatycznych klasy EZD (ponad 30 kursów kancelaryjno-archiwalnych oraz prawie 520 szkoleń, ponad 4100 godzin szkoleniowych). Wykładowca uniwersytecki (UW, UMCS, UJ).
Ekspert, doradca i analityk przy wdrażaniu systemów teleinformatycznych, w szczególności klasy EZD, w podmiotach publicznych oraz ich optymalizacji, a także budowy w tych systemach modułu „archiwum”. Doświadczony praktyk. 
Prezes Stowarzyszenia „Archiwizjoner”. Członek Oddziału Mazowieckiego Polskiego Towarzystwa Informatycznego.
Autorka publikacji w naukowych czasopismach archiwalnych i historycznych. Współautorka takich publikacji, jak:

• „Procedury elektronicznego zarządzania dokumentacją w administracji” (Wydawnictwo C.H. Beck, Warszawa 2018),
• „Dokumentacja elektroniczna w podmiotach publicznych” pod red. nauk. Grażyny Szpor (Wolters Kluwer, Warszawa 2013).

Długoletni pracownik sieci archiwów państwowych, w tym w latach 2009-2014 pierwszy dyrektor Departamentu Kształtowania Narodowego Zasobu Archiwalnego w Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych. Była członkiem Rady Informatyzacji IV kadencji w latach 2011-2013 przy Ministrze Administracji i Cyfryzacji, Rady Naukowej w Biurze Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych, Rady do spraw informatyzacji i digitalizacji przy Naczelnym Dyrektorze Archiwów Państwowych, Rady do Spraw Narodowego Zasobu Bibliotecznego oraz Rady Programowej Projektu „Archiwa Przełomu”.

Współautorka zasad dla systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD) w ramach prac nad rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. oraz szeregu aktów prawnych, m.in. nowelizacji ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach z 2015 r. oraz wielu rozporządzeń. Od początku pracy zawodowej interesuje się problematyką zarządzania dokumentacją, w szczególności wartościowaniem archiwalnym dokumentacji oraz dokumentem elektronicznym, a także organizacją i funkcjonowaniem archiwów zakładowych, w tym archiwów elektronicznych.

INFORMACJE:

Termin i Miejsce

Termin:

18 maja 2023

Miejsce:

szkolenie on-line 

Koszt 

Koszt udziału jednej osoby wynosi:

• 790 zł + 23% VAT - przy zgłoszeniach nadesłanych do dnia 5 maja
• 890 zł + 23% VAT - przy zgłoszeniach nadesłanych od dnia 6 maja
•  
• Informacje dodatkowe

Powyższy koszt obejmuje: udział w zajęciach dla 1 osoby, materiały szkoleniowe w wersji elektronicznej, certyfikat ukończenia szkolenia w formacie PDF, zapewnienie platformy szkoleniowej i dostępu do szkolenia w czasie rzeczywistym, test połączenia, pomoc techniczną w razie potrzeby.

Warunkiem udziału jest przesłanie wypełnionego formularza zgłoszeniowego (zakładka "Zgłoszenie"), faksem lub elektronicznie i otrzymanie drogą elektroniczną potwierdzenia udziału ze strony CPI. O przyjęciu zgłoszenia decyduje kolejność zgłoszeń. Ilość miejsc ograniczona.

Zapłata i Rezygnacja

Koszt udziału jest płatny na konto CPI, na podstawie potwierdzenia udziału. Faktury będą do odbioru podczas spotkania (przy szkoleniach on-line - elektronicznie).

Rezygnacja z udziału po 11 maja 2023 r. lub nieobecność na spotkaniu powoduje powstanie zobowiązania pokrycia pełnych kosztów udziału na podstawie faktury Centrum Promocji Informatyki. Rezygnacja możliwa jest tylko i wyłącznie w formie pisemnej.

Biuro Organizacyjne

Centrum Promocji Informatyki Sp. z o.o.
01-747 Warszawa, ul. Jerzego Ficowskiego 15
tel. 506 178 228, fax 22 355 86 79
e-mail:cpi@cpi.com.pl