Archiwizacja dokumentacji projektów dofinansowanych z funduszy UE
Cel szkolenia
Szkolenie ma na celu zapoznanie i przygotowanie uczestników do samodzielnego zorganizowania oraz usystematyzowania w swojej instytucji procesu archiwizacji i obiegu dokumentów w domenie projektów finansowanych ze środków UE. Podczas szkolenia zostaną omówione podstawowe zasady, sposoby i metody podejścia do złożoności dokumentacyjnej, przed jakimi stają uczestnicy zespołów projektów dofinansowanych z Funduszy Europejskich. W szczególności, szkolenie ma wyrobić u uczestników zrozumienie dla metodologii obiegu dokumentów unijnych, a w praktyce doprowadzić do właściwego ich zgromadzenia, a także przechowywania i końcowego archiwizowania.
Adresaci szkolenia
Osoby realizujące projekty unijne, chcące zapoznać się z zasadami archiwizacji dokumentacji z projektów unijnych, archiwistów zakładowych; kierowników jednostek organizacyjnych, odpowiedzialnych za tworzenie i funkcjonowanie archiwum, pisanie i wdrażanie normatywów kancelaryjno-archiwalnych; osoby odpowiedzialne za ewidencjonowanie i archiwizowanie dokumentacji projektów dofinansowanych z funduszy UE
Program szkolenia
1. Formy i rodzaje dokumentacji powstającej przy realizacji projektów unijnych
- Pojęcie i rodzaje dokumentacji
- Dokument elektroniczny, dokument papierowy
- Podział dokumentacji projektów unijnych
- Ochrona prawna dokumentów i odpowiedzialność aktotwórcy
2. Obowiązki instytucji tworzącej dokumentację projektową
- Własna instrukcja kancelaryjna
- Własny rzeczowy wykaz akt
- Własna instrukcja archiwalna
- Warunki przechowywania dokumentacji w archiwum zakładowym
3. Przepisy prawa polskiego dot. dokumentacji powstającej przy realizacji projektów unijnych
- Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach
- Rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 20 października 2015 r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej
- Instrukcja Kancelaryjna, Rzeczowy Wykaz Akt, Instrukcja Archiwalna
4. Przepisy prawa unijnego dot. dokumentacji powstającej przy realizacji projektów unijnych
- Rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006 r. ustanawiające przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności
- Rozporządzenie Komisji (WE) nr 1828/2006 z dnia 8 grudnia 2006 r. ustanawiające szczegółowe zasady wykonania rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006
- Umowy i zarządzenia wewnętrzne dotyczące projektów unijnych
- Program Ramowy
5. Archiwizacja dokumentacji powstającej przy realizacji projektów unijnych
- Kwalifikacja i klasyfikacja dokumentacji
- Porządkowanie i przechowywanie akt
- Przygotowanie i przekazanie dokumentacji do archiwum zakładowego
- Przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwum państwowego
- Zasady brakowania dokumentacji
- Udostępnianie zarchiwizowanej dokumentacji
6. Rzeczowy wykaz akt - konstrukcja i stosowanie
- Rozszerzenie wykazu o sprawy związane z dokumentacją unijną
- Dobór symbolu klasyfikacyjnego
- Zakładanie spisu spraw
- Układanie dokumentacji nie stanowiącej akt sprawy
- Opisywanie teczek aktowych
