Zakres tematyczny: Zasady gromadzenia, porządkowania i archiwizacji dokumentacji projektów unijnych zgodnie z obowiązującymi przepisami (krajowymi i unijnymi).
Cel szkolenia: Szkolenie ma na celu zapoznanie i przygotowanie uczestników do samodzielnego zorganizowania oraz usystematyzowania w swojej instytucji procesu archiwizacji i obiegu dokumentów w domenie projektów finansowanych ze środków UE. Podczas szkolenia zostaną omówione podstawowe zasady, sposoby i metody podejścia do złożoności dokumentacyjnej, przed jakimi stają uczestnicy zespołów projektów dofinansowanych z Funduszy Europejskich. W szczególności, szkolenie ma wyrobić u uczestników zrozumienie dla metodologii obiegu dokumentów unijnych, a w praktyce doprowadzić do właściwego ich zgromadzenia, a także przechowywania i końcowego archiwizowania.
Szkolenie skierowane jest m.in. do:
osób realizujących projekty unijne, chcących zapoznać się z zasadami archiwizacji dokumentacji z projektów unijnych, archiwistów zakładowych;
kierowników jednostek organizacyjnych, odpowiedzialnych za tworzenie i funkcjonowanie archiwum, pisanie i wdrażanie normatywów kancelaryjno-archiwalnych;
osób odpowiedzialnych za ewidencjonowanie i archiwizowanie dokumentacji projektów dofinansowanych z funduszy UE
Program szkolenia:
I. Formy i rodzaje dokumentacji powstającej przy realizacji projektów unijnych
1) Pojęcie i rodzaje dokumentacji;
2) Dokument elektroniczny, dokument papierowy;
3) Podział dokumentacji projektów unijnych;
4) Ochrona prawna dokumentów i odpowiedzialność aktotwórcy;
II. Obowiązki instytucji tworzącej dokumentację projektową
1) Własna instrukcja kancelaryjna;
2) Własny rzeczowy wykaz akt;
3) Własna instrukcja archiwalna;
4) Warunki przechowywania dokumentacji w archiwum zakładowym;
III. Przepisy prawa polskiego dot. dokumentacji powstającej przy realizacji projektów unijnych
1) Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach;
2) Rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 20 października 2015 r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej;
3) Instrukcja Kancelaryjna, Rzeczowy Wykaz Akt, Instrukcja Archiwalna;
IV. Przepisy prawa unijnego dot. dokumentacji powstającej przy realizacji projektów unijnych
1) Rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006 r. ustanawiające przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności;
2) Rozporządzenie Komisji (WE) nr 1828/2006 z dnia 8 grudnia 2006 r. ustanawiające szczegółowe zasady wykonania rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006
3) Umowy i zarządzenia wewnętrzne dotyczące projektów unijnych;
4) Program Ramowy;
V. Archiwizacja dokumentacji powstającej przy realizacji projektów unijnych
1) Kwalifikacja i klasyfikacja dokumentacji;
2) Porządkowanie i przechowywanie akt;
3) Przygotowanie i przekazanie dokumentacji do archiwum zakładowego;
4) Przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwum państwowego;
5) Zasady brakowania dokumentacji;
6) Udostępnianie zarchiwizowanej dokumentacji;
VI. Rzeczowy wykaz akt-konstrukcja i stosowanie
1) Rozszerzenie wykazu o sprawy związane z dokumentacją unijną;
2) Dobór symbolu klasyfikacyjnego;
3) Zakładanie spisu spraw;
4) Układanie dokumentacji nie stanowiącej akt sprawy;
5) Opisywanie teczek aktowych;
VII. Dyskusja
