Archiwum zakładowe
Cele szkolenia
- Nabycie, zaktualizowanie i pogłębienie wiedzy oraz umiejętności z zakresu zarządzania dokumentacją oraz wiedzy niezbędnej do zgodnej z obowiązującymi przepisami organizacji pracy w kancelarii/archiwum jednostki organizacyjnej
- Omówienie nowych przepisów znowelizowanej ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach
- Zapoznanie się z prawidłowym prowadzeniem i archiwizacją dokumentacji kadrowo-płacowej z uwzględnieniem Rozporządzenia RODO, nowej Ustawy ODO i Kodeksu Pracy
Adresaci szkolenia
Osoby zajmujące się archiwizacją w zakładach oraz prowadzące archiwum zakładowe w urzędach i innych instytucjach, wszyscy zainteresowani tematyką szkolenia. Pracownicy działów administracyjnych, HR, sekretariatów.
Program Szkolenia:
1. Rodzaje współczesnej dokumentacji
- Dokument – dowód pierwszorzędny – pojęcie, rodzaje
- Kategoryzacja dokumentacji tworzonej, napływającej i składanej w podmiocie
- Dokumentacja tworząca akta spraw i nie tworząca akt spraw
2. Podstawowe przepisy prawne dotyczące zarządzania dokumentacją w podmiocie
- Ważniejsze akty polskiego prawa archiwalnego, kadr, ochrony danych osobowych
- Podstawowe konstrukcje prawa w zakresie archiwizacji, kadr, ochrony danych osobowych
3. Zmiany w okresie przechowywania akt osobowych wprowadzone od 1 stycznia 2019 r.
- Obniżenie okresu przechowywania akt osobowych do 10 lat – kogo dotyczy?
- Nowe obowiązki pracodawców w zakresie sprawozdawczości
- Umożliwienie prowadzenia akt w formie elektronicznej – na jakich zasadach?
4. Zabezpieczenie danych w archiwum zgodnie z nowelizacją Ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o Narodowym Zasobie Archiwalnym i Archiwach obowiązującą od dnia 4 maja 2019 r.
- Stosowanie pseudonimizacji i anonimizacji w sytuacji udostępniania akt
- Stosowanie pseudonimizacji i anonimizacji w sytuacji wypożyczania akt poza instytucję
- Zawieranie umów pomiędzy instytucją a użytkownikiem zakazujących dalszego przetwarzania danych przez osobę korzystającą z dokumentów
- Prowadzenie rejestru sprostowań i uzupełnień oraz zgłoszonych praw osób których dane dotyczą
- Prowadzenie rejestru zawartych umów
5. Instrukcja Kancelaryjna a archiwum zakładowe
- Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt
- Klasyfikacja i kwalifikacja archiwalna dokumentacji (kat. A, B, BE, BC)
- Postępowanie z dokumentacją elektroniczną
- Przekazywanie akt do archiwum zakładowego
- Porządkowanie wewnętrzne jednostek aktowych
- Opisywanie teczek
- Sporządzanie ewidencji
6. Instrukcja archiwalna
- Organizacja i zadania archiwum zakładowego/składnicy akt
- Lokal archiwum zakładowego/składnicy akt
- Przejmowanie dokumentacji do archiwum zakładowego/składnicy akt
- Przechowywanie i zabezpieczanie zgromadzonej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji (spis zdawczoodbiorczy, wykaz spisów)
- Przeprowadzanie skontrum dokumentacji w archiwum zakładowym oraz porządkowanie dokumentacji w archiwum zakładowym
- Przekwalifikowanie dokumentacji zastanej w podmiocie
- Udostępnianie dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym/składnicy akt
- Wycofywanie dokumentacji ze stanu archiwum zakładowego/składnicy akt
- Nowe zasady przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych
- Sprawozdawczość archiwum zakładowego
- Postępowanie z dokumentacja w przypadku reorganizacji lub likwidacji jednostki
7. Procedura brakowania dokumentacji
- Analiza procesu brakowania dokumentacji w świetle obowiązujących procedur
- Niszczenie akt a brakowanie dokumentacji
- Jak długo należy przechowywać akta w podmiocie (aspekt służbowy, kontrolny, socjalny i historyczny)?
- Kto odpowiada za brakowanie akt w podmiocie i jak często należy je przeprowadzać?
- Zniesienie wzorów formularzy dot. brakowania i co z tego wynika?
- Typowanie dokumentacji do zniszczenia
- Sporządzanie wniosku na brakowanie
