Celem szkolenia jest przygotowanie uczestników do samodzielnego i prawidłowego wykonywania zadań związanych z organizacją i prowadzeniem archiwum zakładowego lub składnicy akt.
Uczestnicy poznają zasady:
kwalifikowania i klasyfikowania dokumentacji,
przejmowania i porządkowania akt,
prowadzenia ewidencji zasobu,
przechowywania i zabezpieczania dokumentacji,
udostępniania i wypożyczania akt,
brakowania dokumentacji niearchiwalnej,
przekazywania materiałów archiwalnych do archiwum państwowego,
postępowania z dokumentacją elektroniczną,
współpracy z komórkami organizacyjnymi, koordynatorem czynności kancelaryjnych, IOD i pracownikami IT.
Adresaci szkolenia, szkolenie przeznaczone jest dla:
archiwistów zakładowych,
pracowników składnic akt,
koordynatorów czynności kancelaryjnych,
pracowników odpowiedzialnych za zarządzanie dokumentacją,
pracowników komórek organizacyjnych współpracujących z archiwum,
osób współpracujących z Inspektorem Ochrony Danych,
osób rozpoczynających pracę w archiwum zakładowym lub składnicy akt,
Program szkolenia ( nowy ulepszony o nowe moduły program szkolenia):
I. ARCHIWISTA ZAKŁADOWY W PRAKTYCE – ZADANIA, ODPOWIEDZIALNOŚĆ I WSPÓŁPRACA
miejsce archiwum zakładowego w strukturze jednostki,
podstawowe zadania archiwisty zakładowego i pracownika składnicy akt,
za co odpowiada archiwista, a za co pracownik komórki merytorycznej,
współpraca z koordynatorem czynności kancelaryjnych,
współpraca z kancelarią, sekretariatem i komórkami organizacyjnymi,
współpraca z Inspektorem Ochrony Danych,
współpraca z pracownikami IT w zakresie dokumentacji elektronicznej,
współpraca z właściwym archiwum państwowym.
II. PODSTAWY PRAWNE I KWALIFIKACJA DOKUMENTACJI
III. OD SPRAWY DO ARCHIWUM – PRAWIDŁOWE PRZYGOTOWANIE DOKUMENTACJI
obieg dokumentacji w jednostce,
znak sprawy,
teczka spraw,
teczki akt niebędących aktami spraw,
podteczki,
dokumentowanie przebiegu sprawy,
zakończenie sprawy,
porządkowanie dokumentacji,
przygotowanie teczki do przekazania do archiwum,
opis teczki i okładka,
spis zdawczo-odbiorczy,
kontrola dokumentacji przez archiwistę,
kiedy archiwista może odmówić przyjęcia dokumentacji.
IV. EZD I DOKUMENTACJA ELEKTRONICZNA – NOWE ZADANIA ARCHIWISTY
dokument papierowy, dokument elektroniczny i odwzorowanie cyfrowe.
V. PROFESJONALNE ARCHIWUM – EWIDENCJA, PRZECHOWYWANIE I BEZPIECZEŃSTWO
VI. RODO W ARCHIWUM – UDOSTĘPNIANIE, WYPOŻYCZANIE I OCHRONA DANYCH
VII. BRAKOWANIE DOKUMENTACJI – PROCEDURA KROK PO KROKU
ustalanie dokumentacji przeznaczonej do brakowania,
sprawdzenie okresu przechowywania,
współpraca z komórką merytoryczną,
przygotowanie spisu dokumentacji przeznaczonej do brakowania,
wymagane uzgodnienia i zgody,
dokumentacja podlegająca szczególnym zasadom,
aktualizacja ewidencji,
fizyczne niszczenie dokumentacji,
niszczenie nośników elektronicznych,
korzystanie z usług firmy zewnętrznej,
zabezpieczenie danych osobowych podczas brakowania,
dokumentowanie procesu niszczenia.
VIII. PRZEKAZYWANIE MATERIAŁÓW ARCHIWALNYCH DO ARCHIWUM PAŃSTWOWEGO
IX. NAJTRUDNIEJSZE PRZYPADKI W PRACY ARCHIWISTY – PANEL KAZUSÓW.
