Dokument elektroniczny w urzędzie
Cel szkolenia
W dobie coraz bardziej informatyzującego się społeczeństwa, oraz obecnej sytuacji która wymusza na wielu firmach oraz obywatelach pracę on – line, umiejętna obsługa przez urzędy dokumentu elektronicznego jest niezbędna. Szkolenie ma na celu wskazać jak prawidłowo liczyć terminy administracyjne, jak określić datę wpływu dokumentu, jak ustalić czy mamy do czynienia z dokumentem elektronicznym mającym moc prawną, czy też z dokumentem zawierającym braki formalne lub skanem. W trakcie szkolenia uczestnicy dowiedzą się również w jakim trybie wysyłać dokumenty, jak prawidłowo podpisać dokument oraz jak radzić sobie z najczęściej występującymi problemami.
Adresaci szkolenia
Pracownicy urzędów obsługujący interesantów, w szczególności pracownicy kancelarii, sekretariatów, osoby decyzyjne oraz pracownicy merytoryczni.
Program szkolenia
1. KPA a dokument elektroniczny. Wnoszenie pism do urzędu w świetle przepisów prawa
- Doręczanie dokumentów elektronicznych – w jakich sytuacjach ma zastosowanie poczta elektroniczna, a w jakich elektroniczna skrzynka podawcza
- Wnoszenie pism do urzędu - metody
- Wnoszenie pism w formie elektronicznej – wymagania
- Przygotowywanie usług publicznych
- Udostępnianie usług publicznych
- Dokument elektroniczny a forma papierowa – podobieństwa i różnice
- Potwierdzenie złożenia dokumentu: UPP/ UPD – czym się różnią
2. Rejestracja przesyłek w urzędzie
- Rejestracja przesyłek i rozdzielanie przesyłek w urzędzie
- Dekretacje
3. Akta spraw w aspekcie dokumentu elektronicznego
- Rejestracja spraw
- Badanie spełnienia wymagań formalnych e-podania
- Akta spraw w systemie tradycyjnym i systemie EZD w aspekcie przesyłki elektronicznej
- Jedna sprawa w urzędzie
- Reorganizacja a akta spraw
- Dopuszczalność i możliwości udostępniania dokumentów elektronicznych i akt sprawy
- System tradycyjny i EZD a inne systemy teleinformatyczne – gdzie przebiega granica?
- Przygotowanie i akceptacja pism – dopuszczalność wykorzystania różnych podpisów elektronicznych
4. Korespondencja wychodząca:
- Forma załatwiania spraw – szczegółowe omówienie procedur doręczeń elektronicznych i udostępniania pism; praktyczne wykorzystanie platformy ePUAP. Doręczenie elektroniczne z wykorzystaniem adresu email – kiedy i jak wykorzystać
- Problemy techniczne przy doręczeniach elektronicznych
- Potwierdzenie odbioru pisma
5. Podstawowy system dokumentowania przebiegu, załatwiania i rozstrzygania – system EZD. Czynności kancelaryjne w systemie EZD
- Otwieranie przesyłek wpływających – wyjątki
- Rejestracja wpływów (naklejanie identyfikatora) – wyjątki
- Odwzorowanie cyfrowe (skanowanie) – wyjątki
- Wprowadzanie metadanych
- Tworzenie i prowadzenie składu chronologicznego w podziale na pełne odwzorowanie i niepełne odwzorowanie
- Prowadzenie składu informatycznych nośników danych
- Wypożyczanie i wycofywanie dokumentacji ze składu chronologicznego i składu informatycznych nośników danych - Przekazywanie do archiwum zakładowego dokumentacji ze składu chronologicznego i składu informatycznych nośników danych
- Wysyłka pisma papierowego i elektronicznego
- Dekretacja pisma – wyjątki
- Rejestracja wpływów (naklejanie identyfikatora) – wyjątki
- Dekretacja zastępcza
- Akceptacja projektów pism (jedno lub wielostopniowa)
- Podpisanie pisma podpisem elektronicznym
- Podpisanie pisma podpisem odręcznym
- Zakładanie spraw
- Uzupełnianie metadanych
- Dekretacja zastępcza
- Prowadzenie kompletnych akt sprawy
- Prowadzenie metryk spraw
- Sporządzanie projektów pism
- Dokonywanie akceptacji
