Efektywność osobista i stanowiskowa Naczelnika – zarządzanie w strukturze Administracji Publicznej

Efektywność i skuteczność w zarządzaniu podległymi pracownikami jest wyzwaniem dla organizacji chcących budować profesjonalne i kompetentne zespoły. W sektorze Administracji Publicznej kluczową osobą w tych działaniach jest sylwetka Naczelnika/ Koordynatora, przed którym stawiane są cele merytoryczne i odpowiedzialność za podległy mu personel.

Niniejsze szkolenie ma ukierunkować i wesprzeć Naczelników w wyzwaniach codzienności zawodowej, dlatego program został zaprojektowany w odniesieniu do specyfiki i warunków pracy w administracji publicznej (i pracowników sektora budżetowego), ale z uwzględnieniem użytecznych narzędzi i praktyk rynkowych.

Adresaci szkolenia:

Szkolenie jest adresowane do pracowników sektora Administracji Publicznej, którzy są odpowiedzialni za zarządzanie i koordynację podległymi pracownikami, projektami, zespołami czy grupami eksperckimi tj. Naczelników, Koordynatorów.

Korzyści ze szkolenia:

UMIEJĘTNOŚCI

Po ukończeniu szkolenia uczestnicy będą umieli:

• Skutecznie zarządzać zespołem używając nowoczesnych narzędzi efektywnej pracy Naczelnika/ Koordynatora
• Koordynować przebieg procesów związanych z zarządzaniem relacjami i pracą merytoryczną w podległym zespole i niezwłocznie reagować na odchylenia
• Samodzielnie zaprojektować i przeprowadzić właściwy typ rozmowy z pracownikiem w zależności od potrzeb i sytuacji, w oparciu o wiedzę nabytą podczas szkolenia i doświadczenia własne.
• Zarządzać „wachlarzem osobowości” w podległym zespole i dobrać efektywne działania wspierające rozwój poszczególnych jego członków
• Wybrać właściwą ścieżkę produktywnego rozwiązania konfliktów w sytuacji bieżących wyzwań zawodowych
• Zbudować profesjonalny wizerunek Naczelnika/ Koordynatora – eksperta, w oparciu o doświadczenia własne oraz wiedzę i umiejętności nabyte podczas warsztatu.
•  

NARZĘDZIA

• STANDARYZOWANE MODELE ROZMÓW przydatnych w praktyce menadżerskiej (rozmowa kwalifikacyjna, instruktaż zadaniowy/ stanowiskowy, menadżerski, rozmowa motywacyjna, rozmowa delegująca, rozmowa egzekwująca, exit interview, feedback zadaniowy, rozmowa separująca, rozmowy rozstania, rozmowa argumentująca decyzje zespołowi)
• Pakiet materiałów – dobrych praktyk rynkowych z omówieniem i rekomendacjami dla wdrożenia organizacyjnego (z uwzględnieniem specyfiki administracji publicznej)
• Pakiet materiałów i rekomendacji literatury i artykułów branżowych w obszarze prowadzenia/ koordynowania procesami zarządzania kapitałem pracowniczym
• Realizacja testu z interpretacją i rekomendacjami do osobistej zmiany behawioralnej w zakresie poprawy kompetencji menadżerskich (Oparty na modelu Blancharda)
• Narzędzie diagnostyczne dotyczące strategii działania w sytuacjach konfliktowych w wybranym zespole.
•  

BONUS

Uczestnicy szkolenia mają możliwość skorzystać ze ZDALNEJ KONSULTACJI POSZKOLENIOWEJ z Trenerem, w wymiarze do 2 h, z obszaru zagadnień podejmowanych na szkoleniu.

Metody pracy:

Szkolenie ma charakter warsztatowy, nakierowane na transfer wiedzy i praktycznych umiejętności uczestników. Wykorzystywane formy pracy z grupą:

• Mini wykłady, prezentacje
• Instruktarze narzędziowe, symulacje wdrożeń
• Ćwiczenia indywidualne i grupowe
• Testy, ankiety, kwestionariusze – do wykorzystania w praktyce własnej uczestników
• Analiza studiów przypadków, praca warsztatowa
• Analiza dobrych praktyk rynkowych w ramach tematyki merytorycznej
•  
•  
• To szkolenie dostępne jest także w formule:

otwartej dedykowanej (w przypadku chęci zgłoszenia na szkolenie kilku osób z jednej jednostki)
zamkniętej

PROGRAM SZKOLENIA:

DZIEŃ 1:

Moduł 1  Efektywność osobista i stanowiskowa Naczelnika

1. Rozwój umiejętności kluczowych Naczelnika w organizacjach sektora budżetowego – wymagania rynku pracy oraz oczekiwania beneficjentów usług administracyjnych
2. Kluczowa rola Naczelnika w Wydziale dla budowania płynnych przepływów komunikatów i zadań w Departamencie
3. Organizacja pracy Naczelnika
   • Umiejętność zarządzania sobą w czasie
   • Umiejętność skutecznego rozdzielania zadań w odniesieniu do celów podległej komórki
   • Czas na pracę koncepcyjną/interwencyjną/ merytoryczną/ menadżerską
   • Doskonalenie samego siebie w ujęciu profesjonalizacji zawodowej i społecznej
   • Budowanie autorytetu Naczelnika – świadomy wybór pól efektywności koordynatorskich w Wydziale
4. Proces grupowy w zarządzaniu zespołem – efektywne prowadzenie podległego zespołu
   w warunkach dynamicznych zmian otoczenia miejsca pracy
5. Zarządzanie i koordynacja podległymi pracownikami w formule pracy zdalnej i/lub hybrydowej
6. Świadomość roli zespołowej u podległych pracowników – rekomendacje w zarzadzaniu pracą w ujęciu wytycznych Dyrekcji oraz realizowanych procesów ZZL  w Wydziale (wdrożenie pracownika, instruktaż zadaniowy, zastępstwo stanowiskowe, praca zdalna)
7. Zarządzanie „wachlarzem osobowości w zespole” – rekomendacje prowadzenia efektywnych działań
   • Skuteczne delegowanie – plany delegowania i siatki uprawnień oraz odpowiedzialności
   • Przydział pracy podległym pracownikom zgodnie z ich mocnymi stronami i talentami
   • Wsparcie poszczególnych pracowników i całego zespołu w obszarze wykonywania zadań merytorycznych (działania bieżące, awaryjne, interwencyjne)
   • Udzielanie przydatnych informacji zwrotnych wspierających potencjał poszczególnych członków zespołu
   • Planowanie szkoleń pracowników w cyklach rozwojowych (także w ujęciu użytkowego IPRZ i wskazań z Systemu Ocen Okresowych)
   • Ocenianie bieżące i ewaluacja użytkowa w kontekście kontroli wyników pracy (model kontroli procesu i efektu)
   • Samodzielność stanowiskowa, świadomość celu i odpowiedzialność za zadania i wyniki zespołu
8. Behawioralne ujęcie podległego zespołu w kontekście wyników pracy – motywujące prowadzenie Komórki i/lub Wydziału i oczekiwania wobec efektów pracy
9. Oddziaływanie na zaangażowanie podległego zespołu – pro aktywność i motywowanie w ujęciu bieżących i długookresowych celów relacyjnych w komórkach, Wydziałach i grupach roboczych
10. Skuteczna komunikacja na różnych poziomach organizacji (układ funkcjonalny – pracownicy, współpracownicy, przełożeni, środowisko zewnętrzne pracy) – kluczowe komunikaty wspierające oczekiwania interesariuszy efektów pracy Urzędnika
11. Rola Naczelnika w kontekście umiejscowienia w strukturze Urzędu jako osoby płynnie koordynującej procesy i komunikację pomiędzy pracownikami a Dyrekcją
12. Autorytet formalny i nieformalny w wyzwaniach awansu hierarchicznego, merytorycznego i eksperckiego

DZIEŃ 2:

Moduł 2  Skuteczne zarządzanie podległym zespołem czyli meandry efektywności Naczelnika

1. Cykl kierowania podległym zespołem – funkcjonalność kierownicza w praktyce pracy
   • Bieżący i okresowy cykl kierowania zespołem– transfer zadaniowy w służbie sprawczości działania i realizowania celów
   • Narzędzia interwencji menadżerskiej – skuteczne działanie wspierające efektywność pracy
2. Etapy cyklu kierowania organizacyjnego z perspektywy Naczelnika– dobór właściwych i adekwatnych do sytuacji sposobów i metod oddziaływania na podległe zespoły
   • DELEGOWANIE (Aktywności kierownicze: zlecanie, instruowanie, wydawanie poleceń, uprawnianie, delegowanie, stawianie celów i/lub planów realizacji zadań, partycypacja w odpowiedzialności za postawione cele)
   • WSPIERANIE (Aktywności kierownicze: szkolenie, rozwiązywanie problemów bieżących, mentoring, coaching epizodyczny)
   • KONTROLA (Aktywności kierownicze: nadzór osobisty i pośredni, kontrola pracy zdalnej, monitorowanie wskaźników i/lub postawionych celów, przeniesienie kontroli, rozmowa kontrolna, analiza powykonawcza zadań, kontrola procesu i efektu)
   • INTERWENIOWANIE (Aktywności kierownicze: przekazywanie informacji zwrotnej, korygowanie ultymatywne i/lub konsultatywne, zwracanie uwagi, komunikowanie decyzji)
   • WZMACNIANIE (Aktywności kierownicze): udzielanie pochwał, nagradzanie, powierzanie odpowiedzialności, docenianie statusu i doświadczenia pracownika, podkreślenie właściwego osadzenia w roli i przydzielonych zadaniach podległego pracownika
3. Modele rozmów i standaryzowane schematy zachowania wykorzystywane w pracy Naczelnika podczas bieżącego koordynowania zespołem oraz cyklicznych spotkań organizujących efektywną pracę Wydziału:
   • Instruowanie, instruktaże kompetencyjne, kalibracja zachowania zgodnie ze standardami zawodu i/lub stanowiska
   • Delegowanie zadań , uprawnień, odpowiedzialności za efektywność – połączenie zasady rezultatu i starannego działania
   • Rozwiązywanie problemów merytorycznych, zadaniowych, interpersonalnych
   • Konsultowanie decyzji uzyskiwanie partycypacji odpowiedzialności
   • Coaching epizodyczny, rozmowa mentoringowa
   • Rozmowa kontrolna / korekcyjna / separacyjna
   • Przekazywanie informacji zwrotnej
   • Bezpieczne i efektywne korygowanie – w ujęciu mentalnym i zadaniowym
   • Komunikowanie decyzji – także jako efekt pracy zespołowej
   • Praktyki motywacyjne – ukierunkowanie podmiotowe na pracowników i/lub zespół
4. Opór wobec szefa – kiedy pracownicy mają kłopot z akceptacją nowej roli Naczelnika
   • Formy oporu w pracy zespołowej – jak skutecznie przeciwdziałać buntom i atakom wobec nowego przełożonego
   • Dysfunkcje zespołowe utrudniające realizacje celów
   • Narzędzia wsparcia efektywności zespołów
5. Budowanie zaufania i pokonywanie kryzysu odpowiedzialności w sytuacjach krytycznych wewnątrz grupy pracowniczej
6. Charakterystyka pracowników wg segmentacji modelu „9 typów oddziaływania na zespół”
7. Motywujący styl zarządzania zespołem i koordynacji prac w modelu Blanchard „Servant leadership”

DZIEŃ 3:

Moduł 3  Wyzwania pracy Naczelnika

1. Budowanie zaufania i wiarygodności roli Naczelnika i/lub Koordynatora (perspektywa awansu hierarchicznego organizacyjnego – przesunięcia, powołania, nabory)
   • Wyzwania emocjonalne towarzyszące awansowi
   • Neutralizacja oporu grupy zarządzanej
   • Zaufanie w nowej roli (zarządzanie różnorodnością i wykorzystanie doświadczeń)
2. Dysfunkcje zespołowe utrudniające realizacje celów i wpływające na spadek atmosfery współpracy
3. Trudne sytuacje w zarządzaniu zespołem – budowanie fundamentów partycypacji w odpowiedzialności za procesy wewnątrz zespołowe, także we współpracy z Dyrekcją Urzędu
4. Typologia trudnych współpracowników i sposoby neutralizacji działań kontrproduktywnych
   • Dysfunkcyjne postawy pracowników i ich wpływ na pozostałych członków zespołu
   • Narzędzia i techniki stosowane w rozwoju wymagających jednostek w zespole
   • Ocena potencjału podległego zespołu i możliwości neutralizacji zagrożeń w pracy zespołowej
   • Aktywności Naczelnika w zwalczaniu oporów i wątpliwości współpracowników
5. Techniki oddziaływania i narzędzia wsparcia efektywności zespołów (mentoring i inter-mentoring celowany)
6. Wykorzystanie mentoringu w Administracji Państwowej/Służbie Cywilnej – dobre praktyki stosowane w budowaniu wydajności zespołów
   • Inter-mentoring pokoleniowy w organizacji (przeciwdziałanie luce pokoleniowej)
   • Mentoring w ramach projektów adaptacji nowych pracowników
   • Mentoring wykorzystywany w szkoleniu i rozwoju podległych pracowników
   • Mentoring w ramach projektów zarzadzania wiedzą w organizacji
   • Mentoring w ramach programów sukcesji stanowiskowej i/lub przygotowania zawodowego (wariant: specjalista/ ekspert/ koordynator)
7. Przygotowanie umiejętnościowe Naczelników jako kandydatów na mentorów wewnątrz Urzędu
   • Zadania i kompetencje mentora jako Opiekuna i Koordynatora zespołu
   • Wykorzystanie modelu GROW w pracy codziennej
   • Etyczny wymiar mentoringu wewnątrzorganizacyjnego
   • Rola bezpośredniego przełożonego (wymagania współpracy i pomiar procesu)
   • Kluczowe czynniki efektywności wewnątrz zespołowych procesów opartych o model mentoringu
8. Produktywne rozwiązywanie konfliktów (poziom skutecznego diagnozowania, neutralizowania i/lub zarządzania konfliktem lub sytuacją trudną w aspekcie personalnym)
9. Zarządzanie konfliktami (sposoby, modele, dobre praktyki organizacyjne) *wypracowanie systemowego podejścia przeciwdziałania, interwencji i neutralizacji zachowań konfliktowych i konfliktogennych pracowników w organizacji
   • Czynniki dezintegrujące i sposoby przeciwdziałania i neutralizacji
   • Metody standaryzowane rozwiązywania problemów organizacyjnych
   • Neutralizacja zachowań i kosztów reaktywnego podejścia podległego zespołu
   • Atuty mediacji wewnątrz zespołowych jako sposobu przeciwdziałania eskalacji konfliktów w zespołach
10. Plan rozwoju kompetencji kluczowych w ujęciu profesjonalnej marki osobistej Naczelnika
    • Test kompetencji zarządczych – autodiagnoza wyjściowa kompetencji kluczowych
    • Mapa drogowa rozwoju zawodowego w kontekście kompetencji miękkich i kierowniczych
    • Karta rozwoju stanowiskowego w oparciu o standardy i trendy rynkowe
    • Kwestionariusze zarządzania karierą profesjonalną w kontekście podejścia work-life balansu
    • Ewaluacja użytkowa dotychczasowych dokonań zawodowych w kontekście efektywności pracy

INFORMACJE ORGANIZACYJNE:

Harmonogram

1 dzień.
Rozpoczęcie szkolenia 10:00
Przerwa obiadowa 13:00 – 13:40
Zakończenie szkolenia 17:00

2 dzień.
Rozpoczęcie szkolenia 09:00
Przerwa obiadowa 12:30 – 13:10
Zakończenie szkolenia 16:00

3 dzień.
Rozpoczęcie szkolenia 08:00
Przerwa obiadowa 12:00 – 12:40
Zakończenie szkolenia 15:00

Cena zawiera: udział w szkoleniu stacjonarnym materiały dydaktyczne oraz certyfikat ukończenia szkolenia w formie drukowanej, lunch oraz przerwy kawowe podczas trwania szkolenia

Zapis na szkolenie jest równoznaczny z akceptacją REGULAMINU:

https://kompetea.pl/szkolenia/regulamin/