- Elektroniczny obieg dokumentów a zasady kontroli
I. Sposób i procedury opracowania elektronicznego obiegu dokumentów
1. Cele elektronicznego obiegu dokumentów
2. Warunki opracowania elektronicznego obiegu dokumentów
2.1. Specyfika procesów gospodarczych
2.2. Rodzaj dokumentacji źródłowej
2.3. Zakresy stosowania
3. Zalety elektronicznego przepływu dokumentów
3.1. Zasady i cele kontroli w drodze przepływu informacji
3.2. Systematyczny i bieżący przepływ informacji
3.3. Terminowość przesyłania informacji
3.4. Sankcje dla pracowników
3.5. Znaczenie elektronicznego obiegu dokumentów
4. Dokument elektroniczny w elektronicznym obiegu dokumentów
4.1. Definicja
4.2. Digitalizacja dokumentów papierowych
5. Zarządzenie w sprawie wprowadzenia elektronicznego obiegu dokumentów
6. Instrukcje wewnętrze w formie elektronicznej – rodzaje
7. Dokumenty elektroniczne a uor i w prawie podatkowym
7.1. Rodzaje dokumentów
7.2. Formaty przesyłu do adresatów
7.3. Informacje przekazywane elektronicznie do kontrahentów zewnętrznych
7.4. Odpowiedzialność osób za przesyłanie dokumentów
8. Elektroniczny obieg dokumentów a zasady (polityka) rachunkowości
II. Tworzenie elektronicznego obiegu dokumentów
1. Schemat organizacyjny firmy a elektroniczny obieg dokumentów
2. Zakres zastosowania elektronicznego obiegu dokumentów
3. Przepływ informacji w elektronicznym obiegu dokumentów
3.1 Wyznaczenie osób decydujących i zadań oraz kontroli
3.2 Podpisywanie dokumentów elektronicznych
3.3. Sposób zakończenia elektronicznego przepływu dokumentów
4. Informacje wrażliwe w elektronicznym obiegu dokumentów
III. Instrukcja sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów finansowo – księgowych
1. Cele opracowania instrukcji
2. Elementy finansowo-księgowe objęte systemem elektronicznym
3. Zakres i zadania pracowników
4. Zakres instrukcji obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych
4.1 Instrukcje inwentaryzacyjne
4.2. Instrukcje gospodarowania majątkiem firmy
4.3. Instrukcja gospodarowania zakładowym funduszem świadczeń socjalnych
4.4. Inne instrukcje
5. Warunki skuteczności wewnętrznej kontroli finansowej
6. Kontrola elektroniczna w zakresie prowadzenia ewidencji finansowo-księgowej
6.1. Rodzaje i sposoby kontroli
6.2. Zakresy kontroli
6.3. Środki kontroli
6.4. Kontrola dokumentacji inwentaryzacyjnej
6.5. Udokumentowanie kontroli
7. Kontrola zapisów ksiąg rachunkowych w elektronicznym obiegu dokumentów
7.1. Zgodność podzbiorów i inne sprawdzenia
7.2. Ciągłość operacji – kontrola
7.3. Zapewnienie kontroli wyliczenia kosztów finansowania dłużnego
7.4. Wymogi dotyczące oprogramowania zapewniające prawidłowość ksiąg i ich kontrolę – rodzaje
7.5. Kontrola wewnętrza w firmie (zakres, sposoby, harmonogramy)
7.6. Kontrola przez dział controlingu (odchylenia od budżetu), nieprawidłowości
7.7. Dokumentowanie wyników kontroli
8. Dowody księgowe w elektronicznym obiegu dokumentów
8.1. Rodzaje dowodów
8.2. Wymogi dotyczące wystawiania dokumentów
8.3. Kontrola dowodów – sposób kontroli i elementy kontroli
8.4. Akceptacja dokumentów finansowo-księgowych – wyznaczenie osób odpowiedzialnych za akceptację i podpisy
9. Sprawozdanie finansowe – zasady sporządzania i sposoby kontroli
III. Utrzymywanie zasobów informacyjnych w formie elektronicznej wg uor i prawa podatkowego i ich ochrona
1. Sposób przechowywania i archiwizowania dokumentów w formie elektronicznej
2. Przechowywanie instrukcji elektronicznych w formie elektronicznej
3. Księgi i sprawozdania w formie elektronicznej – sposób archiwizowania i przechowywania
4. Zapewnienie ochrony danych ksiąg rachunkowych
5. Odpowiedzialność kierownika jednostki i głównego księgowego oraz pracowników a elektroniczny obieg dokumentów
