Excel dla kupców – optymalizacja procesów zakupu. Poziom średniozaawansowany

szybkie i sprawne obliczenia, analizy, raporty, symulacje w zakupach

Skorzystaj z dwudniowych, intensywnych warsztatów online Excel dla kupców!
Pomożemy Ci szybko i sprawnie dokonać obliczeń, analiz, przygotować raporty, symulacje!
Zoptymalizujesz czas pracy, poznasz i przećwiczysz nowe funkcje, które usprawnią procesy zakupowe od zaraz!
Nasze szkolenie Excel dla kupców kierujemy do osób, które pracują w obszarze zakupów i używają Excela w swojej codziennej pracy, a marzy im się, żeby wszystko robić szybko i bez błędów.

Excel w zakupach ma wspomóc i zainspirować kupców w:

• codziennych analizach zakupu i graficznej prezentacji kluczowych wskaźników
• codziennych analizach zapasów, zapotrzebowania, cen
• obliczaniu wag dla kryteriów, wg których analizujemy oferty / dostawców
• ocenie ofert / dostawców wg metody punktowe, średniej arytmetycznej, średniej ważonej
• analizach planu i realizacji zakupów
• analizach zamówień, dostaw, terminowości, kompletności
• analizach struktury i dynamiki procesów zakupowych
• analizach cen zakupu, ich zmian
• analiza struktury i produktywności zapasów
• szybkim przygotowaniu analizy ABC, XYZ i budowaniu macierzy decyzyjnej

Ale to nie wszystko!

Przygotujesz bazy danych do:

• analizy zapasów
  obliczenie wskaźnika wystarczalności czyli na ile dni sprzedaży wystarczy mi ten zapas towarów
  analiza towarów pod kątem zalegania w magazynie
  
• analizy ABC i XYZ, czyli analiza istotności, zmienności i macierz decyzyjna
  analiza istotności, które towary generują pierwsze 80% obrotu, które kolejne 15%, a które ostatnie 5% czyli co jest moim najważniejszym towarem handlowym
  analiza zmienności czy towary sprzedajemy regularnie w bardzo podobnej wartości, w podobnej wartości, ale nie regularnie, a może regularnie, ale wartości co miesiąc się wahają
  jak połączenie analizy ABC i XYZ wspomaga planowanie sprzedaży?
• analizy cen zakupu
  jak szybko zaczytać cenniki poszczególnych dostawców przesłane w różnych formatach i nasz cennik zakupu na jedną bazę danych umożliwiającą porównanie cen?
  jak porównać ceny proponowane przez poszczególnych dostawców i wybrać z nich najkorzystniejsze oferty? jak obliczyć bardzo szybko dla każdego towaru i dostawcy, jaka jest proponowana zmiana ceny – o ile procent zmieni się cena?
  

Poznasz i wyeliminujesz najczęściej popełniane błędy, które utrudniają późniejszą pracę.

Trener pomaga prawidłowo wykonywać zadania i czuwa nad pracą każdego Uczestnika dzięki współdzieleniu ekranu.
 

Szkolenie będzie przebiegać w interaktywnej formule, a Uczestnicy będą mieli wsparcie Trenera na każdym etapie wykonywania ćwiczeń. Każda funkcja zostanie przećwiczona pod kontrolą prowadzącego.

Wymagana jest podstawowa znajomość arkuszy kalkulacyjnych i oprogramowanie MS Excel 2010.
 

UWAGA: do tego kursu konieczne jest posiadanie Excela w wersji 2016 lub wyższej albo 2010 lub 2013 z dodatkiem Power Query, który można pobrać bezpłatnie ze strony Microsoft!!!

Excel dla kupców – program szkolenia:
 

Cena marża narzut podwyżka – podstawowe obliczenia, bez których nie można iść dalej

• Zysk, Marzą i Narzut – najważniejsze pojęcia w obliczaniu cen i zyskowności – czym się różnią?
• Jak policzyć cenę po podwyżce, o ile % zmieni się cena? Jak prawidłowo wyliczać ceny, żeby były z dwoma miejscami po przecinku – zawsze?
• Zestawienie niezbędnych wzorów do przeliczania w każdą stronę: ceny zakupu, sprzedaży, zysku, marzy i narzutu.

Zakupy raporty i wskaźniki

• Funkcje daty, czyli jak z daty wydobyć dodatkowe informacje do raportowania i liczenia wskaźników?
• Jak z dat policzyć wskaźniki terminowości dostaw: OT – on time, OT DNI – w dniach, Punkty za dostawę OT, przed i po terminie?
• Jak z ilości, ceny i wartości policzyć wskaźniki kompletności dostaw: IF oraz wskaźnik perfekcyjnego zamówienia, czyli OTIF – o czasie i kompletne?
• Dla każdego dostawcy i każdego towaru obliczymy: Wartość dostaw, % udział tej wartości w totalu, % udział w sumie dostawcy, Ile razy zamawiano dany towar? Posortujemy dane i zwiniemy szczegóły raportu.
• Dla każdego towaru sprawdzimy cenę netto po jakiej były zamawiane towary oraz po jakich cenach netto DD były dostarczane.
  Jakie jest odchylenie cen?
  Jaki dostawca realizował tę dostawę i ile ich było?
• Dla poszczególnych dostawców i poszczególnych towarów pokażemy zamówioną i zrealizowaną ilość. Policzymy % odchylenia. Dodamy fragmentator dla lat.
• W poszczególnych miesiącach i latach pokażemy zakupioną: wartość za miesiąc, wartość narastającą, ilość przyjętych towarów, % struktury wg m-cy, zmianę wartościową i procentową w porównaniu do m-ca poprzedniego i roku poprzedniego.
  Dane dla każdego dostawcy pokażemy na oddzielnym arkuszu.
• Pokaż na jaką wartość zakupiliśmy u danego dostawcy w każdym kwartale.
  Oblicz jaki jest udział tej konkretnej wartości w całej sumie zakupów. Oblicz jaki jest udział zakupu kwartału w sumie całego dostawcy.
  Oblicz, jaki jest udział zakupu u danego dostawcy w sumie kwartału.
• Dla każdego towaru pokażemy Zamówioną i Zrealizowaną ilość oraz oblicz odchylenie %. Ile razy zamawiano, a ile razy była niezgodność cenowa i ilościowa?

Punktowa ocena dostawcy

• Jak ustalić wagi kryteriów – obliczanie wag kryteriów do oceny dostawcy – metoda porównania parami.
• Ocena dostawców / ofert – metoda punktowa, średnia arytmetyczna, średnia ważona, metoda procentowa. Jaka to grupa zaopatrzeniowa? Które kryterium oceny wypada najlepiej / najgorzej?
• Jak przedstawić graficznie wyniki punktowej oceny dostawcy – wykres radarowy.
• Jak przekształcić tabelę z ocenami dostawców w bazę danych, z której będę mogła zrobić dodatkowe porównania ofert za pomocą tabeli przestawnej?
• Dla każdego kryterium oceny oraz każdego dostawcy pokażemy, ile punktów ważonych uzyskał. Dane zwizualizujemy tak, żeby na pierwszy rzut oka było widać najlepsze i najgorsze oferty. Posortujemy dane tak, żeby dostawcy ułożyli się od najlepszego do najsłabszego.
• Dla każdego kryterium oceny oraz każdego dostawcy pokażemy, ile punktów ważonych uzyskał. Wyznaczymy kolorem, kto uzyskał najwyższy wynik w danym kryterium. Posortujemy dane tak, żeby dostawcy ułożyli się od najlepszego do najsłabszego. Obliczymy, o ile % odchylają się oferty poszczególnych dostawców w danym kryterium od najlepszego.
• Dla każdego kryterium oceny oraz każdego dostawcy pokażemy, ile punktów ważonych uzyskał. Pokażemy w tabeli tylko 3 najlepszych dostawców. Oznaczymy dla każdego kryterium najlepsze wyniki kolorem zielonym, żeby czytelnie zwizualizować dane.

Analiza abc xyz

• Jakie dane zgromadzić i jak przeprowadzić analizę ABC i XYZ?
• Jak zbudować narzędzie wspierające podejmowanie decyzji, czyli macierz decyzyjna?

Analiza porównawcza oferowanych cen

• Przygotujemy bazę danych do porównania ofert cenowych złożonych przez poszczególnych dostawców. Porównamy oferty z naszą specyfikacją cenową.
• Dla każdego towaru, każdy dostawca pokażemy zaproponowaną cenę. Oznaczymy kolorem najniższe ceny. Obliczymy wartościowe i % odchylenie ceny od SPECYFIKACJI.
• Dla każdego dostawcy pokażemy wartość oferty. Obliczymy różnicę poszczególnych dostawców do SPECYFIKACJI kwotowo i procentowo.
  Dane pokażemy w podziale na grupy towarowe. Wartości ujemne pokażemy na czerwono, ale tylko w podsumowaniach.
• Dla każdego dostawcy pokażemy wartość oferty w podziale na grupy.
  Obliczymy różnicę poszczególnych dostawców do SPECYFIKACJI kwotowo. Wartości ujemne pokażemy na czerwono.
• Który dostawca dał najwięcej cen minimalnych i na co się to przełożyło?

KPI – graficzne prezentacje danych w zakupach

• Przygotowujemy bazę danych do obliczania KPI.
• KPI dla dostawców i kupców: Plan (P), Zamówienia (Z), Realizacja (R), % odchylenia (R -Z)/ Z, % odchylenia (R-P) / P, Ilość dostaw, Terminowość dostaw, Kompletność dostaw.
• Jak pokolorować cały wiersz z najsłabszym i najlepszym wskaźnikiem?
• Dla każdego dostawcy w każdym miesiącu wybranego roku policzymy za pomocą tabeli przestawnej: ILOŚĆ DOSTAW, OT i punkty OT, % OT i % OT PKT, Zamówiono i Zrealizowano, % odchylenia, IF, %IF, OTIF, % OTIF, U każdego dostawcy wyróżnijmy % odchylenia R / Z i %OTIF. Dla %OTIF pokolorujemy wyniki poniżej 70% na czerwono.
• Budujemy dokładnie taki sam zestaw KPI, jak w poprzednim zadaniu, ale …. sprytnie i w podziale na zamawiających oraz na raportowane okresy.
• Przygotowujemy dane wsadowe do graficznego przedstawienia KPI – kokpit i wykresy.
• Przygotowujemy kokpit i wykresy obrazujące KPI w wybranych okresach.
• Przygotowujemy prezentację planu, realizacji i odchylenia dla każdego towaru w wybranym dniu. Automatycznie wypełnimy kalendarz datami na podstawie daty bazowej i tabelę aktualnymi danymi za wybrany okres.

Struktura i produktywności zapasu.xlsx

• Obliczamy średnie dzienne zużycie towarów dla dni kalendarzowych i roboczych oraz wyznaczamy zapas minimalny, który pozwoli zachować ciągłość sprzedaży uwzględniając czas dostawy.
• Przygotowujemy zapasy do analizy i obliczamy: Odchylenie Stan końcowy do Stan normatywny, Średni dzienny rozchód towaru, Średni dzienny rozchodów ze średnich, Wystarczalność zapasu, Przedział, Wielkość kompletności, Wskaźnik kompletności, Status.
• Raport skumulowany – Dla poszczególnych towarów na koniec poszczególnych miesięcy pokażemy: stan ilościowy, Wystarczalność, Zmianę ilościową w odniesieniu do miesiąca poprzedniego (następnego), Zmianę ilościową w % w odniesieniu do miesiąca poprzedniego (następnego). Dane posortujemy od najnowszych – jak to wpłynęło na obliczanie wskaźników? Dodaj możliwość szybkiego wyboru dostawcy.
• Raport bieżący – Dla każdego dostawcy i każdego towaru pokażemy stan normatywny, odchylenie od normatywu, stan początkowy zapasu, stan końcowy oraz oblicz % przyrostu zapasu. Zaprezentujemy dane za ostatni miesiąc z możliwością szybkiej zmiany okresu – jak działa oś czasu?
• Raport o wyjątkach – Na koniec ostatniego miesiąca pokażemy dla każdego towaru: Stan normatywny, Stan końcowy, Odchylenie SK-SN, Wystarczalność. Pokolorujemy stany poniżej normatywu. Dodamy średni dzienny rozchód z tego okresu oraz średni rozchód do SN. Dodamy informację, ile dni czekamy na dostawę i oznacz towary zagrożone. Oznaczymy towary do ponownego przeliczenia normatywu.
• Raport o wyjątkach – W każdym miesiącu dla każdego towaru pokażemy odchylenie stanu końcowego od stanu normatywnego. Dane zaprezentujemy kolorami. Obliczymy, ile okresów badamy, ile razy dany towar był poniżej normy w badanym okresie, udział %. Pokolorujemy % skalami od czerwonej – zły wynik.

Opcjonalnie, jeśli wystarczy czasu (to zależy od ilości pytań):

Zakupy plan vs. realizacja – folder Power Query

• Jak połączyć plany zakupów z wieloma plikami z realizacją zakupów i stworzyć z nich jedną bazę danych gotową do analiz?
• Jak porównać plan i wykonanie i wyliczyć odchylenie dla kupca, miesiąca i produktu?

Ocena dostawców – folder Power Query

• Przygotowujemy kartę do okresowej weryfikacji dostawcy.
• Oceniamy ceny uzyskane od danego dostawcy.
• Zaczytujemy dane z wielu kart oceny dostawców na jedną bazę danych, aby można było zrobić analizy porównawcze dostawców.
• Do uzyskanych ocen punktowych dokładam wagi kryteriów z innej tabeli i przeliczam dla każdego dostawcy i każdego kryterium punkty ważone.
• Dla każdego kryterium i każdego dostawcy zestawiamy ranking uzyskanych punktów ważonych, sumujemy dane i wyznaczamy najlepszego i najsłabszego dostawcę.

Cele szkolenia:

• Skrócenie czasu przygotowania obliczeń, kalkulacji, analiz, raportów
• Zminimalizowanie błędów kalkulacji
• Poznanie funkcji Excela i zasad działania tabel przestawnych w pełnym zakresie
• Zastosowanie tabel przestawnych do analizy procesów zakupowych i sprzedażowych
• Zastosowanie funkcji Excela do przyśpieszenia i optymalizowania i budżetowania zakupów, sprzedaży, zapasów
• Zwiększenie ilości analiz i ich różnorodności
• Zwiększenie czytelności prezentowanych danych
• Wykorzystanie rodzajów formatowania warunkowego i, aby dane i analizy były czytelne i zrozumiałe dla odbiorcy
• Samodzielne przygotowywania analiz i raportów posługując się tabelami przestawnymi
• Samodzielne wizualizowania wyników analiz i raportów wykorzystując formatowanie warunkowe
• Samodzielnie zabezpieczanie plików z danymi przed modyfikacją lub dostępem osób trzecich
• Poznanie zasad nagrywania makr

Wymagania sprzętowe:

• W celu prawidłowego i pełnego korzystania ze szkolenia należy posiadać urządzenie (komputer, laptop lub smartfon) z dostępem do Internetu, kamerą i mikrofonem.
• Proste, intuicyjne uruchamianie szkolenia na urządzeniach.
• Po rejestracji na szkolenie wszystkie kwestie techniczne będą Państwu przesłane drogą mailową.
• Nasze szkolenie umożliwia interakcję i zadawanie pytań na każdym etapie prowadzanie. Uczestnicy mają bezpośredni kontakt z Prowadzącym bez konieczności zadawania pytań na czacie.

Zarezerwuj czas na szkolenie w godzinach 9:00-15:00.
 

8.30 – 9.00 Logowanie do platformy i sprawdzanie ustawień

Cena szkolenia wynosi 1499zł netto/os.
 

Do podanych kwot zostanie doliczony VAT w wysokości 23%.

Dla instytucji budżetowych i firm, które finansują szkolenie w ponad 70% z środków publicznych, istnieje możliwość wystawienia faktury VAT ze stawką zwolnioną. Aby uzyskać taką fakturę należy przesłać do nas oświadczenie o finansowaniu usługi szkoleniowej ze środków publicznych.

Cena szkolenia obejmuje: udział w szkoleniu z sesją pytań i odpowiedzi, materiały szkoleniowe w wersji pdf, elektroniczny certyfikat o podwyższeniu kwalifikacji zawodowych.

OSiI Effect nie wyraża zgody na jakąkolwiek formę utrwalania, powielania, udostępniania lub nagrywania przebiegu szkolenia. Treść szkolenia i materiały szkoleniowe objęte są prawami autorskimi.

Excel dla kupców – metody prowadzenia szkolenia:

Szkolenie Excel dla kupców jest prowadzone metodami maksymalnie aktywizującymi uczestników. Dzięki współdzieleniu ekranu Trener pomaga prawidłowo wykonywać zadania i czuwa nad pracą każdego Uczestnika.
Trener pomaga prawidłowo wykonywać zadania i czuwa nad pracą każdego Uczestnika.

Wszystkie ćwiczenia i materiały wykonane w Excel’ są wartością dodaną dla Uczestników, które mogą wykorzystać w praktyce.