Cele:

• Zdobycie wiedzy dotyczącej praktyki użytkowania systemu.
• Nauczenie się jak prawidłowo archiwizować dokumentację.
• Uzyskanie wiedzy jak zarządzać systemem.

Szkolenie przeprowadzi: Adam Parysz, Dyplomowany Archiwista, absolwent Instytutu Historii Uniwersytetu Śląskiego na kierunku Historia, specjalizacja Archiwistyka i Zarządzanie Dokumentacją Współczesną. Czynny Administrator Bezpieczeństwa Informacji oraz Inspektor Ochrony Danych.

PROGRAM

Czas trwania szkolenia: od 9:30 do ok. 13:30

1. Moduł kancelaryjny:
   • Pisma.
   • Rejestry.
   • Spis spraw.
   • Generowanie wydruków ze spisu spraw.
   • Wyszukiwanie.
   • Struktura organizacji.
   • Kreator koszulki.
   • Kod kreskowy.
   • Rejestrowanie kopert.
   • Podgląd korespondencji.
   • Uzupełnianie metadanych.
   • Wydruk Pocztowej Książki Nadawczej (PKN).
   • Wiadomości.
   • Opis funkcjonalności EZD.
   • Tworzenie nowej koszulki, do której dołączymy pismo umożliwiające założenie sprawy.
   • Uzupełnianie metadanych.
   • Przekazywanie pism.
   • Przekazywanie pism według szablonu obiegu.
   • Hurtowe przekazywanie pism.
   • Hurtowe pobieranie zawartości koszulek.
   • Dekretacja pism.
   • Grupowe przekazywanie pism z możliwością jednoczesnego udostępniania dokumentów.
   • Rejestracja spraw.
   • Przenoszenie sprawy do innego symbolu JRWA.
   • Hurtowe przerejestrowanie spraw.
   • Wiązanie pism ze sprawą.
   • Pomocnicza rejestracja spraw w systemie EZD prowadzonych w papierowych teczkach aktowych/Moduł papierowy.
   • Metryka sprawy.
   • Udostępnianie akt w sprawie.
   • Dodatkowe udostępnianie.
   • Kopia Wewnętrzna pisma.
   • Kopiowanie hurtowe pisma.
   • Cofnięcie udostępnienia.
   • Powiadomienia o zmianach w koszulce.
   • Akceptacja dokumentów.
   • Obsługa dokumentu wrażliwego.
   • Podpisywanie dokumentów.
   • Weryfikacja składanych podpisów.
   • Wydruk uwierzytelnienia podpisu elektronicznego.
   • Automatyczne uzupełnianie zakładek w dokumentach MSWord przy podpisywaniu.
   • Automatyczne tworzenie wersji PDF podpisanego dokumentu.
   • Przygotowanie wysyłki (list tradycyjny).
   • Wygenerowanie rozdzielnika.
   • Korespondencja Zbiorcza.
   • Korespondencja Osobista.
   • Rejestrowanie wychodzących maili/faxów.
   • Wyszukiwanie zarejestrowanej korespondencji.
   • Wydruk korespondencji na innym stanowisku.
   • Tworzenie list adresatów.
   • Import adresatów.
   • Prowadzenie rejestrów.
   • Kończenie /wznawianie spraw.
   • Zawieszanie spraw.
   • Wznawianie sprawy.
   • Przerejestrowanie sprawy.
   • Hurtowe przerejestrowanie spraw.
   • Dodawanie notatek do akt sprawy.
   • Dodawanie opinii do akt sprawy.
   • ePismo.
   • Przygotowanie e-korespondencji.
   • Przygotowanie wysyłki e-korespondencji.
   • Rozdzielenie wpływów.
   • Rejestracja wpływów w Głównym Punkcie Kancelaryjnym.
   • Wprowadzenie metadanych.
   • Obsługa składu (przyjęcie na stan składu chronologicznego, wypożyczanie, wycofywanie).
   • Zamówienie dokumentacji znajdującej się w składzie chronologicznym.
   • Postępowanie z pismami wychodzącymi na zewnątrz (rejestracja, wycena wysyłki, stworzenie książki nadawczej, odnotowanie wysyłki).
2. Czynności wykonywane przez naczelników i pracowników merytorycznych:
   • Dekretowanie korespondencji w EZD przez naczelników wydziałów na właściwe stanowiska merytoryczne.
   • Uzupełnienie i aktualizacja metadanych przez osobę prowadzącą sprawę.
   • Założenie sprawy.
   • Inicjowanie spraw własnych.
   • Ustawienie terminu założenia sprawy.
   • Powiązywanie pism ze sprawą.
   • Przygotowanie projektu pism – akt w sprawie.
   • Dodawanie załączników.
   • Dodawanie opinii, notatek.
   • Udostępnianie akt sprawy.
   • Parafowanie czystopisu w systemie EZD certyfikatem niekwalifikowanym.
   • Przekazanie sprawy naczelnikowi do parafowania czystopisu odpowiedzi w sprawie i dalszego przekazania sprawy. dyrektorowi departamentu celem podpisania pisma.
   • Przygotowanie wysyłki, za pośrednictwem modułu korespondencji wychodzącej w EZD.
   • Tworzenie list adresatów.
   • Rejestracja przesyłek wychodzących (maile, faksy).
   • Zakończenie sprawy po uprzedniej ponownej weryfikacji meta danych.
   • Zawieszanie i wznawianie sprawy.
   • Przenoszenie spraw.
   • Prowadzenie rejestrów.
3. Archiwizacja:
   • Archiwizacja w składach.
   • Archiwizacja dokumentacji elektronicznej.
   • Archiwizacja dokumentacji papierowej.
4. Koordynowanie i administrowanie systemem:
   • Administrowanie systemem.
   • Wymagania sprzętowo / programowe aplikacji.
   • Zakładanie konta użytkownika.
   • Role i uprawnienia.
   • Opis funkcjonalności.
   • Role organizacyjne.
   • Określenie roli organizacyjnej pracownika procesów.

PRELEGENCI

Adam Parysz

Dyplomowany Archiwista, absolwent Instytutu Historii Uniwersytetu Śląskiego na kierunku Historia, specjalizacja Archiwistyka i Zarządzanie Dokumentacją Współczesną. Czynny Administrator Bezpieczeństwa Informacji w PNBU „BT” Teresa Buzińska oraz Inspektor Ochrony Danych w Gminie Lądek. Były Specjalista ds. Archiwizacji oraz Kierownik Projektów w ArchiDoc SA. Doświadczenie zawodowe w charakterze archiwisty oraz w kierowaniu projektami archiwizacji dokumentacji. Wieloletnie doświadczenie w prowadzeniu szkoleń (3 645h dydaktycznych spędzonych na sali szkoleniowej oraz 4046 przeszkolonych uczestników) z zakresu archiwizacji dokumentacji, systemów teleinformatycznych (w szczególności EPUAP2), prawa archiwalnego, administracyjnego, ochrony danych osobowych oraz zarządzania dokumentem i podpisem elektronicznym dla wielu instytucji państwowych, samorządowych i firm prywatnych. Udokumentowane przeprowadzenie ponad 230 szkoleń dla wielu instytucji państwowych, prywatnych i samorządowych m.in. Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego, Ministerstwo Gospodarki Morskiej i Żeglugi Śródlądowej, Kancelaria Senatu RP, Urząd Ochrony Konkurencji i Konsumentów, Komenda Główna Policji,, Poczta Polska S.A., Koleje Mazowieckie, CBA, Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej, Chrześcijańska Akademia Teologiczna w Warszawie, Polska Akademia Nauk, Akademia Górniczo-Hutnicza, Wojewódzki Urząd Pracy w Krakowie, Rzeszowie i w Olsztynie, Urząd Miasta Rzeszowa, Wojewódzka Stacja Sanitarno –Epidemiologiczna w Poznaniu, Komenda Wojewódzka Policji w Krakowie, Szpital Zachodni im. Św. Jana Pawła II w Grodzisku Mazowieckim, Arcelormittal, ArchiDoc S.A, Sąd Okręgowy w Kielcach oraz Sąd Apelacyjny we Wrocławiu. W zakresie ochrony danych osobowych szkolił m. in. ING Bank Śląski, Powiatowy Urząd Pracy w Piotrkowie Trybunalskim, Fenice Poland, Wojewódzki Urząd Pracy w Rzeszowie i Podlaski Urząd Wojewódzki. Współpracuje m. in. z Fundacja Rozwoju Demokracji Lokalnej Centrum Mazowsze, Ośrodek Kształcenia Samorządu Terytorialnego im. Waleriana Pańki FRDL, ADEPTS.C., Fundacja Rozwoju i Ochrony Komunikacji Elektronicznej FORCE, SUKCES C.R. Edyta Szczerkowska, Fundacja Rozwoju Demokracji Lokalnej Centrum Szkoleniowe w Łodzi.

INFORMACJE:

Termin i Miejsce

Termin:

24 maja 2023

Miejsce:

szkolenie on-line 

Koszt 

Koszt udziału jednej osoby wynosi:

• 790 zł + 23% VAT - przy zgłoszeniach nadesłanych do dnia 12 maja
• 890 zł + 23% VAT - przy zgłoszeniach nadesłanych od dnia 13 maja
•  
• Informacje dodatkowe

Powyższy koszt obejmuje: udział w zajęciach dla 1 osoby, materiały szkoleniowe w wersji elektronicznej, certyfikat ukończenia szkolenia w formacie PDF, zapewnienie platformy szkoleniowej i dostępu do szkolenia w czasie rzeczywistym, test połączenia, pomoc techniczną w razie potrzeby.

Warunkiem udziału jest przesłanie wypełnionego formularza zgłoszeniowego (zakładka "Zgłoszenie"), faksem lub elektronicznie i otrzymanie drogą elektroniczną potwierdzenia udziału ze strony CPI. O przyjęciu zgłoszenia decyduje kolejność zgłoszeń. Ilość miejsc ograniczona.

Zapłata i Rezygnacja

Koszt udziału jest płatny na konto CPI, na podstawie potwierdzenia udziału. Faktury będą do odbioru podczas spotkania (przy szkoleniach on-line - elektronicznie).

Rezygnacja z udziału po 17 maja 2023 r. lub nieobecność na spotkaniu powoduje powstanie zobowiązania pokrycia pełnych kosztów udziału na podstawie faktury Centrum Promocji Informatyki. Rezygnacja możliwa jest tylko i wyłącznie w formie pisemnej.

Biuro Organizacyjne

Centrum Promocji Informatyki Sp. z o.o.
01-747 Warszawa, ul. Jerzego Ficowskiego 15
tel. 506 178 228, fax 22 355 86 79
e-mail:cpi@cpi.com.pl