Zakres tematyczny szkolenia
Cel szkolenia
Nabycie aktualnej wiedzy na temat klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji powstającej w urzędzie i napływającej do urzędu, prawidłowego i sprawnego procesu archiwizowania dokumentacji z uwzględnieniem obu systemów tj. tradycyjnego jaki też elektronicznego zarządzania dokumentacją.
Ramowy program szkolenia
1. Ogólna charakterystyka przepisów nowego rozporządzenia.
2. Struktura rozporządzenia.
3. Delegacja ogólna art.6 ust. 2 c ustawy o archiwizacji .
4. Podmioty zobowiązane do wdrożenia zasad nowych instrukcji.
5. Struktura i założenia nowej instrukcji kancelaryjnej:
• dwie części regulacji instrukcji ( dokumenty tradycyjne i elektroniczne),
• regulacje wspólne dla obu części instrukcji kancelaryjnej,
• czynności kancelaryjne w elektronicznym systemie,
• czynności kancelaryjne w systemie tradycyjnym.
6. Jednolite rzeczowe wykazy akt w regulacji nowego rozporządzenia i charakterystyka bezdziennikowego systemu kancelaryjnego.
7. Rodzaje współczesnej dokumentacji.
- dokument elektroniczny
- kategoryzacja dokumentacji tworzonej, napływającej i składanej w podmiocie
- dokumentacja tworząca akta spraw i nie tworząca akta spraw
- rodzaje przesyłek wpływających do podmiotu
8. Tworzenie dokumentacji na stanowiskach pracy i porządkowanie akt spraw związanych z nadawaniem numerów poszczególnym sprawom pod kątem zgodności z jednolitym rzeczowym wykazem akt.
• praktyczne stosowanie jednolitego rzeczowego wykazu akt,
• zakładanie teczek na przechowywanie spraw ostatecznie załatwionych,
• rejestracja spraw, spisy spraw, rejestry,
• szczegółowe omówienie znakowania spraw- pism urzędowych, decyzji i postanowień.
9. EZD jako podstawowy system dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw.
10.Praktyczne korzystanie z jednolitego wykazu akt - ćwiczenia:
• klasy I, II, III, IV, V rzędu,
• symbole i hasła klasyfikacyjne,
• sposoby dokonywania zmian oraz możliwości rozbudowy.
11.Sporządzanie szczegółowych wyciągów z wykazu akt dla poszczególnych stanowisk pracy, komórek organizacyjnych oraz jednostek organizacyjnych - przykłady.
12.Regulacja nowej instrukcji archiwalnej- zasady organizacji i zakres działania archiwów zakładowych
13.Przygotowywanie akt spraw ostatecznie załatwionych do archiwum zakładowego w systemie EZD:
• czynności zmierzające do uporządkowania akt,
• sporządzanie spisów zdawczo-odbiorczych,
• postępowanie z aktami kategorii A.
• postępowanie aktami kat. B, BE, BC.
Informacja o prelegencie
Prawnik, absolwentka Uniwersytetu Wrocławskiego. W 1999 r. ukończyła aplikację administracyjną. Wykładowca przedmiotów prawniczych Wyższej Szkoły Bankowej we Wrocławiu oraz Uniwersytetu Ekonomicznego we Wrocławiu, współpracownik licznych firm szkoleniowych, certyfikowany trener z wieloletnim doświadczeniem z powodzeniem szkolący pracowników: ministerstw (m.in. Ministerstwo Budownictwa), organów kontroli finansowej, UOKiK urzędów wojewódzkich, urzędów miast i gmin, starostw, jednostek organizacyjnych jednostek samorządu terytorialnego, urzędów i izb skarbowych, radców prawnych, komorników sądowych. Tylko w ubiegłym półroczu w ramach szkoleń unijnych przeszkoliła około 4 000 słuchaczy. Stały trener Najwyższej Izby Kontroli. Autor licznych publikacji poświęconych zagadnieniom samorządu. Współpracownik Wydawnictw prawniczych takich jak Pro-Lex, Infor i Beck.
Swe szkoleniowe zainteresowania poświęca głównie egzekucji administracyjnej, postępowaniom administracyjnym i podatkowym, finansom publicznym oraz ochronie danych osobowych i dostępowi do informacji publicznej. Z racji zatrudnienia w administracji podatkowej w praktyce zajmuje się zagadnieniami egzekucji administracyjnej, postępowaniami administracyjnymi i podatkowymi, procedurami kontroli zarządczej oraz zagadnieniami odpowiedzialności za naruszenia finansów publicznych.
