Kompleksowe wdrożenie KSeF w firmie – warsztaty dwudniowe

Dzień I – Podstawy prawne, zakres obowiązków i pierwsze kroki w KSeF

1. Wprowadzenie do KSeF

• Cel wprowadzenia systemu i korzyści i ryzyka dla podatników.
• Harmonogram - ważne daty:
  • 1 listopada 2025 r. – uruchomienie Modułu Certyfikatów i Uprawnień,
  • 15 listopada 2025 r. – uruchomienie Aplikacji Podatnika KSeF 2.0.,
  • 1 stycznia 2026 r. – uruchomienie modułu zgłoszeń faktur z załącznikiem,
  • 1 lutego 2026 r. – obowiązek odbierania FV w KSeF,
  • 1 kwietnia 2026 r. – obowiązek wystawiania FV w KSeF przez większość podatników,
  • 1 sierpnia 2026 r. – obowiązek wpisywania numerów KSeF do JPK,
  • 1 stycznia 2027 r. – możliwość nakładania kar na podatników, brak możliwości wystawiania FV z kas rejestrujących, obowiązek podawania numeru KSeF przy płatnościach.

2. Zakres obowiązkowego KSeF

• Jakie są terminy od kiedy trzeba rozpocząć wystawianie faktur w KSeF? Kto ma obowiązek wystawiania FV w KSeF od 1 lutego 2026 r., 1 kwietnia 2026 r., 1 stycznia 2027 r.?
• Jakie są grupy wyłączenia z KSeF:
  • ze względu na status stron (np. podmioty nie mające w Polsce siedziby),
  • ze względu na rodzaj transakcji (np. procedura OSS nieunijna),
  • wskazane w rozporządzeniu MF (np. przejazdy autostradą, bilety kolejowe),
  • wynikające z przepisów przejściowych (np. faktury z kas fiskalnych i paragony z NIP do 450 zł).
• Czy brak obowiązku wystawiania faktur w KSeF oznacza, że nie muszę ich również odbierać w KSeF?

 3. Faktura ustrukturyzowana

• Jakie dokumenty trafią do KSeF, a jakie pozostaną poza systemem.
• Czym się różni faktura ustrukturyzowana od faktury papierowej i elektronicznej.
• Struktura FA(3) – obowiązkowe elementy.
• Rodzaje faktur ustrukturyzowanych: sprzedażowe, korygujące, zaliczkowe, rozliczające.
• Wyjątki dla przekazywania FV w KSeF: faktury konsumenckie, zagraniczne, z kas rejestrujących.
• Jak sprawdzić prawidłowość konwersji i mapowania danych faktury ze schemą FA(3).

 4. Obsługa KSeF – pierwsze kroki

• Jak uzyskać specjalne upoważnienie, aby wystawiać faktury w KSeF - pierwsze logowanie.
• W jaki sposób nadać dostęp do KSeF w ramach swoich uprawnień lub nadać dalsze uprawnienia.
• Jak upoważnić biuro rachunkowe/pracownika do dostępu i/lub wystawiania faktur w KSeF w naszym imieniu - nadawanie uprawnień w Aplikacji Podatnika / składanie ZAW-FA.
• Jak nadać uprawnienia w KSeF osobie fizycznej nie mającej numeru NIP ani PESEL (np. zagranicznemu członkowi zarządu).

5. Integracja KSeF z systemem finansowo-księgowym

• Jak połączyć swój system finansowo-księgowy z Aplikacją Podatnika i KSeF.
• Od kiedy i jak podatnicy mogą występować o Tokeny i certyfikaty KSeF.
• Czy się różni TOKEN od certyfikatu KSeF – co do daty ważności i uprawnień.
• Dlaczego uzyskanie certyfikatu KSeF jest niezbędne dla korzystania z trybu offline.

6. Warsztat: pierwsze logowanie do KSeF i nadawanie uprawnień.

Dzień II – Faktury w praktyce, szczególne przypadki, sankcje

1. Wystawianie faktur w KSeF – w różnych trybach

• Czym się różni tryb online, od trybu offline.
• Czym się różni wysyłka interaktywna od wsadowej oraz dlaczego warto mieć w programie finansowo-księgowym zarówno jedną jak i drugą.
• Moment wystawiania i odbierania faktur w trybach online i offline, tj.
  • czy datą wystawienia FV w trybie offline jest data wskazana przez Podatnika czy moment wysyłki do KSeF,
  • czy datą odbioru FV w trybie offline jest moment odebrania FV w KSeF czy wcześniejsze odebranie jest poza KSeF.
  • czym się różni data wystawienia (pole P1) od daty i czasu wytworzenia FV.
• Czym różnią się poszczególne tryby offline, tj.
  • tryb offline24,
  • tryb offline – niedostępność KSeF,
  • tryb awaryjny,
  • awaria całkowita.
• Kto nie będzie mógł od razu skorzystać z trybu offline.
• Czy można przekazywać faktury wystawione w trybie offline poza KSeF kontrahentom krajowym.
• Jak KSeF wpłynie na przeliczanie walut obcych na fakturach.

2. Numer KSeF

• Numer KSeF – czym jest do czego będzie potrzebny.
• Kiedy numer KSeF nie będzie zawierał numeru NIP sprzedawcy.
• Od kiedy trzeba podawać numery KSeF w plikach JPK – czy w zakresie sprzedaży czy również w zakresie zakupu.
• Kiedy ma obowiązywać płatności z numerem KSeF/zbiorczym identyfikatorem pomiędzy podatnikami VAT.
• Jak ma wygląda płatność ze wskazywaniem numeru KSeF za pojedynczą fakturę, a jak za kilka faktur w mechanizmie podzielonej płatności. Czemu służy zbiorczy identyfikator płatności.
• Czy faktury opłacone bez podania numer KSeF/zbiorczego identyfikatora będą kosztem uzyskania przychodów?

 3. Faktury korygujące

• Jakie dodatkowe elementy będzie musiała zawierać faktura korygująca.
• Na czym polega oznaczanie TypKorekty i jej skutki dla ewidencji JPK_VAT tj. w dacie ujęcia faktury pierwotnej, w dacie wystawienia faktury korygującej oraz w innej dacie.
• Kiedy wystawca będzie zobowiązany do korekty in minus podatku należnego, a kiedy nabywca będzie zobowiązany do korekty in minus podatku naliczonego.
• Czemu nie będziemy mogli wystawić faktury korygującej (ani w trybie online, ani w trybie offline), gdy towar zaraz będzie zwrócony, a pierwotnej FV nie został jeszcze nadany numer KSeF.

 4. Faktury rozliczające

• Jakie dodatkowe elementy muszą zawierać faktury zaliczkowe i rozliczające.
• Czy można w KSeF wystawić „zerową” fakturę rozliczającą.

 5. Faktury konsumenckie

• Czym się będą różnić faktury dla konsumenta wystawione w trybie online, offline oaz poza KSeF.
• Jakie dane konsument potrzebuje, aby uzyskać dostęp anonimowy do faktury w KSeF.
• Czy trzeba będzie konsumentowi wystawiać duplikaty faktur.

 6. Faktury JST

• Jak wskazać nabywcę, a jak odbiorę, na fakturze ustrukturyzowanej.
• Kiedy trzeba podawać SUB-NIP (IDWew).
• Czym jest SUB-NIP (IDWew), jak wygląda, kto może go uzyskać i kiedy i gdzie trzeba go podawać.
• Jak nadać uprawnienia pracownikom do wglądu do faktur dla nabywcy oraz dla odbiorcy.

 7. Faktury zagraniczne

• Kiedy można, a kiedy trzeba, udostępniać faktury wystawione w KSeF poza KSeF oraz jak to zrobić.

 8. Faktury pracownicze

• Jak zidentyfikować faktury zakupowe dokonane przez własnych pracowników.
• Czy faktury za zakupy pracownicze trafią tylko do KSeF czy jednak pracownik otrzyma wizualizację FV poza KSeF.

9. Pozostałe faktury

• Czy faktury VAT RR oraz z kas fiskalnych trafią do KSeF.

10. Kody QR

• Kiedy trzeba opatrywać faktury kodem QR.
• Kiedy będzie jeden, a kiedy dwa kody QR, na fakturze.
• Jakie informacje zawierają kody QR.
• Czy kod QR wystarczy, aby uzyskać pełne dane o fakturze (w trybie anonimowym).
• Jak przekazać kod QR, gdy przekazujemy fakturę w formacie XML.
• Czy się będzie różnić kod QR w przypadku udostępniania faktur ustrukturyzowanych kontrahentowi zagranicznemu od kontrahentowi krajowemu w okresie awarii.

11. Samoidentyfikacja podatników zwolnionych z VAT

• Dlaczego podatnicy zwolnieni z VAT mają dokonać „samoidentyfikacji” na potrzeby KSeF.
• Czy faktury wystawione poza KSeF bez numer NIP będą kosztem uzyskania przychodu dla podatnika zwolnionego z VAT.

12. Faktury z załącznikiem

• Kto może dołączać załączniki do faktur w KSeF.
• Jakie dane można uwzględnić w załącznikach do fakur.
• Jakie dokumenty trzeba będzie przekazywać poza KSeF.
• Od kiedy można składać zgłoszenia prze e-US o udostępnienie modułu dot. załączników w KSeF.

13. Kary KSeF

• Za jakie uchybienia grożą sankcje i od kiedy będą stosowane.

14. Dodatkowe rozporządzenia, które zostaną zmienione przez KSeF, tj.

• w sprawie korzystania z KSeF,
• w sprawie wyłączeń z KSeF,
• w sprawie wystawiania faktur,
• w sprawie JPK (m.in. konieczność podawania numer KSEF),
• w sprawie PKPiR oraz JPK_CIT (m.in. konieczność podawania numer KSEF).

15. Pozostałe kwestie

• Kiedy dobrowolny KSeF 1.0 zostanie zamknięty? Co z fakturami wystawionymi w okresie dowolności?
• Kiedy trzeba przechowywać faktury wystawione w KSeF poza KSeF-em i jak długo?
• Jakie funkcje ma aplikacja mobilna KSeF?

16. Warsztat praktyczny: wystawianie i odbiór faktur w trybie online i offline, faktury korygujące i problematyczne przypadki.