Konferencja 2-dniowa KSeF od podstaw w Jednostkach Oświaty w kontekście roli CUW/ZEAS z uwzględnieniem centralizacji.

Adresaci

Szkolenie dla:organów prowadzących oraz dyrekcji, głównych księgowych i księgowych szkół, internatów, burs szkolnych, przedszkoli, żłobków, klubów dziecięcych, kierowników i służb finansowo-księgowych zespołów wspólnej obsługi administracyjno-finansowej prowadzonej w SCUW oraz gmin, miast, powiatów, województw i ich urzędów, a także dla państwowych jednostek budżetowych oświaty oraz ministerstw nadzorujących podległe im szkoły państwowe.

Program szkolenia

Dzień 1   KSeF w Jednostkach Oświaty z uwzględnieniem roli CUW/ZEAS - pierwszy krok i kolejne etapy fakturowania w systemie.
CUW/ZEAS - zmiany obiegu dokumentów. Centralizacja - NIP szkoły czy ID wewnętrzne, brak wypełnienia roli Podmiot 3.
Regulaminy i umowy w jednostkach sektora finansów publicznych - co zmienić?
Warsztaty:  autoryzacja w KSeF, pobierania certyfikatów i tokenów, nadawanie uprawnień, wystawienie faktury w Aplikacji Podatnika, przegląd UPO i faktury zakupowe w Aplikacji Podatnika.

KSeF a specyfika jednostek sektora finansów publicznych 

- terminy i zakres wdrożenia obowiązkowego KSeF

-  KSeF w sektorze publicznym po centralizacji VAT

- Gmina jako podatnik VAT a status prawny jednostek budżetowych (oświata)

- Dotychczasowy sposób wystawiania/odbierania faktur i oznaczania faktur

- KSeF i jego wpływ na zarządzenia, regulaminy, umowy w jednostkach sektora finansów publicznych

- CUW/ZEAS: obieg dokumentów przed wdrożeniem KSeF oraz po wdrożeniu KSeF

Podmioty i transakcje objęte obowiązkowym KSeF

- podmioty i transakcje objęte KSeF

- podmioty i transakcje wyłączone z KSeF

- Gmina a szkoła – status w KSeF

- szkoły jako dodatkowy podmiot na fakturach sprzedażowych i zakupowych (rola Podmiot3 w schemie i jego znaczenie oraz sposób wypełniania)

- sposób identyfikacji szkoły na fakturach w KSeF (NIP szkoły czy ID wew?)

- skutki braku wskazania jednostek budżetowych (szkół) i innych jednostek podrzędnych/pomocniczych na fakturach w KSeF (brak wypełnienia roli Podmiot3)

Faktury sprzedażowe w KSeF

- wpływ KSeF na zmianę procesów sprzedażowych

- data wystawienia faktury w KSeF, a daty w systemach FK (tryb online)

- sposoby przesyłania faktur do KSeF(wysyłka i rodzaje sesji, wysyłka wsadowa- kluczowe zmiany w dokumentacji technicznej KSeF)

- walidacja faktur w KSeF i jej zakres; pre-walidacja faktur przed przesłaniem do KSeF

- informacja zwrotna KSeF i jej wpływ na systemy billingowe (UPO i jego zakres lub odrzucenie faktury)

- wysyłanie faktur poza KSeF a wizualizacja faktury i oznaczanie faktur

- KSeF a dodatkowe wysyłanie faktur drogą dotychczasową (EDI/inne formy)

- tryb offline24 i data wystawienia faktury – udostępnienie faktury w trybie offline24 (kiedy jeden a kiedy dwa kody QR)

- tryb offline24 czy i jak będzie „widoczny” dla stron transakcji - dokumentacja techniczna KSeF

- KSeF a obowiązek podatkowy i kursy walut

- faktury korygujące w KSeF i poza KSeF

- faktury konsumenckie dobrowolnie w KSeF; weryfikacja statusu kontrahenta

- faktury z kasy fiskalnej a KSeF – okres przejściowy

- sprzedaż bezpośrednia a KSeF, czyli wyzwania związane ze sprzedażą „przy kasie”

- KSeF a duplikaty faktur

- likwidacja not korygujących w KSeF i konsekwencje

- dokumentacja poza KSeF

- obowiązkowe udostępnianie faktur poza KSeF – kiedy i na rzecz jakich podmiotów?

4. Faktury zakupowe KSeF

- zmiany w obiegu faktur w KSeF – skutki dla gminy i jednostek budżetowych

- moment otrzymania faktury w KSeF a prawo do odliczenia podatku naliczonego, odliczenie podatku naliczonego dla faktur poza KSeF?

- otrzymanie faktury wystawionej w trybie offline24 a prawo do odliczenia podatku naliczonego 

- czym jest potwierdzenie transakcji i kiedy podatnik może otrzymać taki dokument?

- wizualizacja faktur otrzymanych w KSeFa ścieżka i procesy akceptacji faktur

- faktury pracownicze i zmiana obiegu faktur w KSeF, dokumentacja zakupu paliwa

5. KSeF – uprawnienia i autoryzacje w KSeF- możliwości i ryzyka 

- sposoby uwierzytelniania w KSeF na poziomie podatnika VAT (Gmina)

- moduł nadawania uprawnień przez JST – nadania uprawnień jednostkom identyfikowanym przez NIP („Dodanie administratora - Podmiot podrzędny identyfikowany przez NIP - wyłącznie dla jednostek nadrzędnych JST i GV”)

- moduł nadawania uprawnień jednostkom bez NIP (ID Wew) – („Dodanie administratora - Jednostka podrzędna z identyfikatorem wewnętrznym – ścieżka z certyfikatem zawierającym NIP lub PESEL”)

- tworzenie i nadawanie uprawnień dla administratorów jednostek podrzędnych (dyrektor szkoły)

- nadawanie uprawnień przez dyrektora szkoły do pracy w KSeF (uprawnienia dla działów księgowych/księgowych w szkołach i ich zakres)

- nadawanie uprawnień dla CUW/ZEAS/pracowników CUW/ZEAS

- specyfika faktury wystawiana przez osobę uprawnioną w KSeF na poziomie szkoły (dane Podmiot3 i Podmiot1)

- rodzaje uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur

- zarządzanie uprawnieniami i optymalne wykorzystanie możliwości jakie stwarza KSeF

6. Awarie i niedostępność KSeF – procedury i obowiązki 

- komunikaty o awarii i niedostępności KSeFa ich monitoring

- różne typy awarii a wystawianie faktur

- faktury korygujące w okresie awarii i niedostępności KSeF

- wystawianie faktur w trakcie awarii KSeF/procedury i obowiązki

- certyfikaty wystawcy i kody QR, tokeny

- odliczenie podatku naliczonego a awaria KSeF

- moment otrzymania faktury w przypadku awarii i niedostępności KSeF – rekomendacje w zakresie odliczania podatku naliczonego

7. Schema FA(3) – wybrane problemy praktyczne dla jednostek oświaty

- rodzaje i zakres pól w schemie

- formaty dat, limity znaków i inne ograniczenia

- Struktura elementu Podmiot1 i Podmiot2 – na co szczególnie zwrócić uwagę?

- Podmiot3

- Opis struktury elementu Fa – kluczowe wybrane problemy praktyczne

- faktury korygujące i kursy walut a schema

- Opis struktury elementu Adnotacje dla Fa

- Element Zamówienie dla Fa

8. Załączniki w KSeF

- warunki formalne i opcja przesyłania załączników w KSeF

- ryzyka związane z przesyłaniem załączników w KSeF

- jakie dane mogą znaleźć się w załączniku a jakie nie?

- punkty poboru i odczytu, liczniki a załącznik KSeF

9. Warsztaty KSeF  

- autoryzacja w KSeF

- pobierania certyfikatów i tokenów

- nadawanie uprawnień

- wystawienie faktury w Aplikacji Podatnika

- przegląd UPO i faktury zakupowe w Aplikacji Podatnika

Dzień 2  Opłaty za opiekę (zakwaterowanie) i wyżywienie pobierane przez żłobki, przedszkola, szkoły, internaty, bursy szkolne i schroniska młodzieżowe – faktura w KSeF, faktura dla konsumenta, paragon, rachunek, decyzja i brak obowiązku generowania decyzji oraz klasyfikowanie wpływów.

Zmiany klasyfikacji budżetowej oraz ich zastosowanie w szkołach, internatach, bursach szkolnych, przedszkolach, żłobkach i klubach dziecięcych – problem błędnego stosowania paragrafu 083 Wpływy z usług do opłat za wyżywienie i zakwaterowanie lub opiekę.

Celem szkolenia jest podniesienie kwalifikacji w zakresie zasad poboru i rozliczania opłat za opiekę (zakwaterowanie) i wyżywienie przez jednostki budżetowe, w świetle wynikających z przepisów ustawy o finansach publicznych, ustawy Ordynacja podatkowa, ustawy kodeks postępowania administracyjnego zasad ustalania i rozliczania opłat za wyżywienie dziecka w szkołach, internatach, bursach, schroniskach młodzieżowych, przedszkolach, żłobkach, klubach dziecięcych, zarówno w przypadku gdy posiłki przygotowuje własna kuchnia jak i firma cateringowa, a także zasad ustalania i rozliczania opłat za opiekę (pobyt, zakwaterowanie) dziecka w internacie, w bursie, w schronisku młodzieżowym, w przedszkolu, w żłobku i w klubie dziecięcym (z uwzględnieniem programu „Aktywnie w żłobku”) z i zmian w klasyfikacji budżetowej w zakresie nowych opisów do paragrafu 067 i 069 zamiast 083 obowiązujących częściowo wstecz od 2025 i od 2026 roku. Na szkoleniu omówiona zostanie również nowa klasyfikacja budżetowa i nowe paragrafy 663, 664 i 665 obowiązujące od 2027 roku.  

Zmiany klasyfikacji budżetowej na rok 2025/2026 zostały opublikowane w rozporządzeniu Ministra Finansów i Gospodarki z 10 września 2025 roku zmieniającego rozporządzenie w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz.U.2025 poz.1241). Projekt nowej klasyfikacji budżetowej obowiązującej od 2027 roku i związane z nim zmiany w rachunkowości budżetowej oraz w zasadach prowadzenia gospodarki budżetowej został przyjęty opublikowany na RCL.

Wyroki sądów i przepisy ustawy o finansach publicznych oraz zaktualizowane wyjaśnienia RIO z 2024 i z 2025 roku wyraźnie dziś wskazują, że opodatkowanie VAT opłat za pobyt i wyżywienie dziecka w szkole, przedszkolu, żłobku było błędne. Oznacza to, że jednostki powinny uważać wdrażając KSeF, gdyż niektóre pobierane opłaty są błędnie dokumentowane fakturami VAT (paragonami) lub rachunkami. W efekcie opłaty te mają nieprawidłową egzekucję, błędne naliczanie odsetek za zaległości,  są po prostu błędnie księgowane.

• Specyfika systemu budżetowego, rachunkowości i sprawozdawczości budżetowej oraz finansowej szkół, internatów, burs, schronisk młodzieżowych, przedszkoli, żłobków, klubów dziecięcych jako jednostek budżetowych, w tym jednostek oświaty dysponujących wydzielonym rachunkiem dochodów własnych oświaty (RDWO / WRD).
• Fakturowanie w KSeF a fakturowanie poza KSeF, płatności a obowiązek podawania numeru KSeF, potwierdzenia transakcji, kody QR i daty dokumentów księgowych w KSeF – problem żłobków, przedszkoli, szkół, internatów, burs, schronisk młodzieżowych i innych jednostek, które wskutek błędnych interpretacji do dziś nie wdrożyły art. 60-67 ustawy o finansach publicznych.
• Problemy z nadzorem prawnym niektórych wojewodów i problemy wynikające z kilku wyroków odwołujących się do starej błędnej opinii MEN, do umów i do statutu, kwestionujących zasady gospodarki budżetowej, szkół, internatów, przedszkoli, żłobków odmiennych od stanowisk RIO – pisma i wyjaśnienia RIO Katowice, RIO Olsztyn, RIO Opole, RIO Wrocław i innych co do charakteru opłat jako należności (daniny) publicznoprawnej niepodatkowej w rozumieniu art. 60 pkt 7 ustawy o finansach publicznych.
• Ustawa o finansach publicznych a opłaty za korzystanie z posiłku w szkole w świetle obowiązującego od 1 września 2022 art. 106a ustawy z 14 grudnia 2016 roku prawo oświatowe i obowiązującego od 1 września 2017 roku  art. 106 tej ustawy – „gorący posiłek” i posiłek w szkole, w tym finansowany przez OPS w szkole.
• Ustawa o finansach publicznych a opłaty za korzystanie z zakwaterowania i wyżywienia w internacie w świetle art.107 ustawy prawo oświatowe i bursie szkolnej oraz w schronisku młodzieżowym w świetle paragrafu 83 i paragrafu 84 rozporządzenia MEiN z dnia 30 marca 2023 roku w sprawie niektórych publicznych placówek systemu oświaty – problem odmienności rozwiązań prawnych dla internatów i burs oraz schronisk młodzieżowych.
• Ustawa o finansach publicznych a opłaty za korzystanie z wychowania przedszkolnego i opłaty za korzystanie z wyżywienia w przedszkolach w świetle obowiązującego od 1 stycznia 2018 roku art. 52 ustęp 15 ustawy z dnia 27 października 2017 roku o finansowaniu zadań oświatowych – charakter opłat za korzystanie z wychowania przedszkolnego i opłaty za korzystanie z wyżywienia w przedszkolach.
• Ustawa o finansach publicznych a opłaty za pobyt (z uwzględnieniem opłaty dodatkowej) i opłaty za wyżywienie dziecka w żłobku lub klubie dziecięcym w świetle ustawy z 4 lutego 2011 roku o opiece nad dziećmi w wieku do lat 3 – rozliczenie „Aktywnie w żłobku” i przelewów otrzymywanych od ZUS („babciowego”) błędnie przekazywanych z gminy do żłobka.
• Obowiązujące od 1.09.2019 roku zmiany zasad funkcjonowania wydzielonych rachunków dochodów (WRD) w świetle nowego brzmienia art. 223 ustawy o finansach publicznych – czy szkoła i przedszkole może organizować żywienie w formie WRD i czy np. intendentka może prowadzić konto żywieniowe, rozliczać na nim opłaty i dokonywać wydatków na zakupy artykułów spożywczych po zmianach przepisów ustawy o finansach publicznych w zakresie art. 223?
• Problem z funkcjonowaniem WRD państwowych jednostek budżetowych oświaty, w świetle art 11a ustawy o finansach publicznych.
• „Wsad do garnka/kotła” – co wlicza się, a czego nie wlicza się do opłat za korzystanie z posiłku oraz wyjaśnienie dlaczego opłaty za pobyt i wyżywienie nie mogą być rozliczane na wyodrębnionym rachunku dochodów samorządowych jednostek budżetowych oświaty (RDWO / WRD).
• Rozliczanie wyżywienia w ramach praktycznej nauki zawodu na WRD – prawidłowe zastosowanie art. 223 ustawy o finansach publicznych, sposób i tryb sporządzania planu finansowego dochodów i wydatków, wykonywanie dochodów i wydatków oraz specyfika sprawozdania RB-34S.
• Rozliczanie wyżywienia w ramach RDWO / WRD z art. 11a ustawy o finansach publicznych w państwowych jednostkach budżetowych oświaty – sposób i tryb sporządzania planu finansowego dochodów i wydatków, wykonywanie dochodów i wydatków oraz specyfika sprawozdania RB-34.
• Opłaty za korzystanie z posiłku w szkole, przedszkolu, żłobku, w klubie dziecięcym oraz opłaty za pobyt w przedszkolu, w żłobku, w klubie dziecięcym a podatek VAT – typowe nieprawidłowości związane z opodatkowaniem VAT opłat za pobyt i wyżywienie dziecka i dokumentowaniem wpływów niepotrzebnie wystawionymi fakturami VAT oraz problem opłat pobieranych przez internaty i bursy szkolne oraz schroniska młodzieżowe.
• Problem szczególny dot. korzystania z posiłków przez nauczycieli, opiekunów, pracowników administracyjnych w świetle interpretacji ogólnej Ministra Finansów z 10 czerwca 2020 roku i wyroków sądów – wyjaśnienie czy VAT niepodlegający, czy zwolniony, czy VAT 8%.
• Opłaty za pobyt i wyżywienie jako należności publicznoprawne niepodatkowe o których mowa w art. 60-67 ustawy o finansach publicznych i występujące od 1 stycznia 2010 roku zaniedbania w stosowaniu przepisów ustawy o finansach publicznych, w tym w zakresie rozliczania należności, wpłat i nadpłat w ustawowym terminie określonym w art. 47 paragraf 1 Ordynacji podatkowej.
• Zakres zastosowania przepisów ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego i odpowiednio przepisów działu III ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa do opłat za pobyt i wyżywienie – decyzje a przypisy należności, płatności z „góry” czy „z dołu”, odsetki, rozliczanie wpłat, umorzenie należności, wpłaty przez osoby „trzecie” takie jak ZUS czy Fundusz Pracy, nadpłaty i ich rozliczanie, itd..
• Zmiany klasyfikacji budżetowej oraz ich zastosowanie w szkołach, internatach, bursach szkolnych, przedszkolach, żłobkach i klubach dziecięcych – problem błędnego stosowania paragrafu 083 Wpływy z usług do opłat za wyżywienie i zakwaterowanie lub opiekę.
• Nowy opis do paragrafu 067 Wpływy z opłat za wyżywienie w żłobku, przedszkolu lub szkole i jego zastosowanie praktyce – czy bursy i internaty powinny stosować paragraf 067.
• Nowy opis do paragrafu 069 Wpływy z różnych opłat w zakresie opłaty za pobyt dziecka w żłobku i jego zastosowanie w praktyce, a stare zastosowanie paragrafu 066 Wpływy z opłat za korzystanie z wychowania przedszkolnego – czy bursy i internaty powinny stosować paragraf 069.
• Wyjaśnienie dlaczego rozliczanie się rodziców lub opiekunów bezpośrednio z firmą cateringową jest nieprawidłowością i stanowi naruszenie dyscypliny finansów publicznych oraz może być przestępstwem z art.231 Kodeksu Karnego.
• Prawidłowa dokumentacja i wyjaśnienie kiedy istnieje obowiązek wystawienia decyzji a kiedy go nie ma – analiza ustaw i terminów zapłaty opłaty jako „ustaw podatkowych”.
• Prawidłowa dokumentacja i procedura ustalania opłat za pobyt i wyżywienie, zgodna z zaleceniami RIO i zgodna z przepisami art. 60-67 ustawy o finansach publicznych.
• Wzór zawiadomienia o wszczęciu postepowania ustalającej wysokość opłaty za wyżywienie (i pobyt)  odpowiednio w szkole, przedszkolu, żłobku.
• Wzory decyzji ustalającej wysokość opłaty za wyżywienie (i pobyt)  odpowiednio w szkole, przedszkolu, żłobku oraz wzór decyzji ustalającej wysokość opłaty za wyżywienie nauczycieli i pracowników administracyjnych, korzystających z wyżywienia na tych samych zasadach co uczniowie – problem internatów i odmienny od internatów problem burs szkolnych oraz schronisk młodzieżowych.
• Wzór wniosku o zaliczenie nadpłaty w całości lub w części na poczet przyszłych zobowiązań dot. opłat za wyżywienie (i pobyt) dla rodziców (opiekunów) rozliczających się „z góry”.
• Zasady doręczania decyzji rodzicom/opiekunom - wprowadzanie obowiązku stosowania Krajowego Systemu Doręczeń Elektronicznych w szkołach, przedszkolach, żłobkach.
• Zmiany w ustawie o finansach publicznych 2026/2027 i całkiem nowa klasyfikacja budżetowa na rok 2027 – nowe paragrafy 663, 664 i 665 obowiązujące od 2027 roku.
• Odpowiedzi na pytania – wyjaśnienie kiedy obowiązuje faktura w KSeF, kiedy faktura dla konsumenta, kiedy paragon, kiedy rachunek, a kiedy trzeba wygenerować decyzję i kiedy mamy brak obowiązku generowania decyzji.