Adresaci
Szkolenie dedykowane jest pracownikom wystawiających faktury w JST i jej jednostkach oraz zakładach budżetowych, rozliczających podatek VAT w transakcjach krajowych i zagranicznych jak również dla jednostek, które tylko klasyfikują swoje wydatki bez odliczenia VAT.
Program szkolenia
KSeF a specyfika jednostek sektora finansów publicznych
- terminy i zakres wdrożenia obowiązkowego KSeF
- KSeF w sektorze publicznym po centralizacji VAT
- Gmina jako podatnik VAT a status prawny jednostek budżetowych
- Dotychczasowy sposób wystawiania/odbierania faktur i oznaczania faktur
- KSeF i jego wpływ na zarządzenia, regulaminy, umowy w jednostkach sektora finansów publicznych i JST
- obieg dokumentów przed wdrożeniem KSeF oraz po wdrożeniu KSeF
Podmioty i transakcje objęte obowiązkowym KSeF
- podmioty i transakcje objęte KSeF
- podmioty i transakcje wyłączone z KSeF
- Gmina a jednostka/szkoła – status w KSeF
- szkoły jako dodatkowy podmiot na fakturach sprzedażowych i zakupowych (rola Podmiot3 w schemie i jego znaczenie oraz sposób wypełniania)
- sposób identyfikacji szkoły na fakturach w KSeF (NIP jednostki czy ID wew?)
- skutki braku wskazania jednostek budżetowych i innych jednostek podrzędnych/pomocniczych na fakturach w KSeF (brak wypełnienia roli Podmiot3)
Faktury sprzedażowe w KSeF
- wpływ KSeF na zmianę procesów sprzedażowych
- data wystawienia faktury w KSeF, a daty w systemach FK (tryb online)
- sposoby przesyłania faktur do KSeF (wysyłka i rodzaje sesji, wysyłka wsadowa- kluczowe zmiany w dokumentacji technicznej KSeF)
- walidacja faktur w KSeF i jej zakres; pre-walidacja faktur przed przesłaniem do KSeF
- informacja zwrotna KSeF i jej wpływ na systemy billingowe (UPO i jego zakres lub odrzucenie faktury)
- wysyłanie faktur poza KSeF a wizualizacja faktury i oznaczanie faktur
- KSeF a dodatkowe wysyłanie faktur drogą dotychczasową (EDI/inne formy)
- tryb offline24 i data wystawienia faktury – udostępnienie faktury w trybie offline24 (kiedy jeden a kiedy dwa kody QR)
- tryb offline24 czy i jak będzie „widoczny” dla stron transakcji - dokumentacja techniczna KSeF
- KSeF a obowiązek podatkowy i kursy walut
- faktury korygujące w KSeF i poza KSeF
- faktury konsumenckie dobrowolnie w KSeF; weryfikacja statusu kontrahenta
- faktury z kasy fiskalnej a KSeF – okres przejściowy
- sprzedaż bezpośrednia a KSeF, czyli wyzwania związane ze sprzedażą „przy kasie”
- KSeF a duplikaty faktur
- likwidacja not korygujących w KSeF i konsekwencje
- dokumentacja poza KSeF
- obowiązkowe udostępnianie faktur poza KSeF – kiedy i na rzecz jakich podmiotów?
4. Faktury zakupowe KSeF
- zmiany w obiegu faktur w KSeF – skutki dla gminy i jednostek budżetowych
- moment otrzymania faktury w KSeF a prawo do odliczenia podatku naliczonego, odliczenie podatku naliczonego dla faktur poza KSeF?
- otrzymanie faktury wystawionej w trybie offline24 a prawo do odliczenia podatku naliczonego
- czym jest potwierdzenie transakcji i kiedy podatnik może otrzymać taki dokument?
- wizualizacja faktur otrzymanych w KSeFa ścieżka i procesy akceptacji faktur
- faktury pracownicze i zmiana obiegu faktur w KSeF, dokumentacja zakupu paliwa
5. KSeF – uprawnienia i autoryzacje w KSeF- możliwości i ryzyka
- sposoby uwierzytelniania w KSeF na poziomie podatnika VAT (Gmina)
- moduł nadawania uprawnień przez JST – nadania uprawnień jednostkom identyfikowanym przez NIP („Dodanie administratora - Podmiot podrzędny identyfikowany przez NIP - wyłącznie dla jednostek nadrzędnych JST i GV”)
- moduł nadawania uprawnień jednostkom bez NIP (ID Wew) – („Dodanie administratora - Jednostka podrzędna z identyfikatorem wewnętrznym – ścieżka z certyfikatem zawierającym NIP lub PESEL”)
- tworzenie i nadawanie uprawnień dla administratorów jednostek podrzędnych (dyrektor szkoły)
- nadawanie uprawnień przez dyrektora szkoły do pracy w KSeF (uprawnienia dla działów księgowych/księgowych w jednostkach i ich zakres)
- nadawanie uprawnień dla pracowników jednostek
- specyfika faktury wystawiana przez osobę uprawnioną w KSeF na poziomie jednostki (dane Podmiot3 i Podmiot1)
- rodzaje uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur
- zarządzanie uprawnieniami i optymalne wykorzystanie możliwości jakie stwarza KSeF
6. Awarie i niedostępność KSeF – procedury i obowiązki
- komunikaty o awarii i niedostępności KSeF ich monitoring
- różne typy awarii a wystawianie faktur
- faktury korygujące w okresie awarii i niedostępności KSeF
- wystawianie faktur w trakcie awarii KSeF/procedury i obowiązki
- certyfikaty wystawcy i kody QR, tokeny
- odliczenie podatku naliczonego a awaria KSeF
- moment otrzymania faktury w przypadku awarii i niedostępności KSeF – rekomendacje w zakresie odliczania podatku naliczonego
7. Schema FA(3) – wybrane problemy praktyczne dla jednostek oświaty
- rodzaje i zakres pól w schemie
- formaty dat, limity znaków i inne ograniczenia
- Struktura elementu Podmiot1 i Podmiot2 – na co szczególnie zwrócić uwagę?
- Podmiot3
- Opis struktury elementu Fa – kluczowe wybrane problemy praktyczne
- faktury korygujące i kursy walut a schema
- Opis struktury elementu Adnotacje dla Fa
- Element Zamówienie dla Fa
8. Załączniki w KSeF
- warunki formalne i opcja przesyłania załączników w KSeF
- ryzyka związane z przesyłaniem załączników w KSeF
- jakie dane mogą znaleźć się w załączniku a jakie nie?
- punkty poboru i odczytu, liczniki a załącznik KSeF
9. Warsztaty KSeF
- autoryzacja w KSeF
- pobierania certyfikatów i tokenów
- nadawanie uprawnień
- wystawienie faktury w Aplikacji Podatnika
- przegląd UPO i faktury zakupowe w Aplikacji Podatnika
Polityka rachunkowości 2026/2027 a zasady wyceny aktywów i pasywów obowiązujące w jednostkach budżetowych oraz zasady prezentacji danych w sprawozdawczości budżetowej (typu RB) i w sprawozdawczości finansowej.
Wzory i schematy prawidłowych księgowań oraz przepływów finansowych podatku VAT i MPP dla urzędu i samorządowych jednostek budżetowych.
1. Zasady gospodarki budżetowej państwowych i samorządowych jednostek budżetowych obowiązujące w roku 2026 – paragraf 453 podatek VAT i jego odmienne zastosowanie w państwowych i samorządowych jednostkach budżetowych.
2. Zmiany ustawy o finansach publicznych na rok 2026/2027 i zaliczenie podatku VAT do ustawowych wydatków bieżących, nowy paragraf nowej klasyfikacji budżetowej „101” na rok 2027, który ma zastosowanie do ewidencjonowania wydatków dotyczących zapłaty podatku VAT należnego (kiedy VAT należny jest wyższy od VAT naliczonego) -dostosowanie ewidencji księgowej do nowych przepisów.
3. Fakturowanie w KSeF a fakturowanie poza KSeF, płatności a obowiązek podawania numeru KSeF, potwierdzenia transakcji, kody QR i daty dokumentów księgowych w KSeF – problem żłobków, przedszkoli, szkół, internatów, burs, sanepidu, weterynarii i innych jednostek, które wskutek błędnych interpretacji do dziś nie wdrożyły art. 60-67 ustawy o finansach publicznych i błędnie generują faktury VAT.
4. KSeF a nieprawidłowości dot. nazwy nabywcy/sprzedawcy występujące w miastach na prawach powiatu, np.: nieprawidłowa nazwa: Gmina Wrocław, Gmina Gdańsk, prawidłowa nazwa: Wrocław-miasto na prawach powiatu, Gdańsk- miasto na prawach powiatu.
5. Polityka rachunkowości 2026/2027 a zasady wyceny aktywów i pasywów obowiązujące w jednostkach budżetowych oraz zasady prezentacji danych w sprawozdawczości budżetowej (typu RB) i w sprawozdawczości finansowej – omówienie instrukcji do sprawozdań i pełnych wzajemnych sprzeczności wyjaśnień MF, RIO, KRRIO i NIK standardowe konta planu kont dla celów KSeF, w tym dot. usług wykonanych a nie zafakturowanych w KSeF.
6. Wzory i schematy prawidłowych księgowań oraz przepływów finansowych podatku VAT i MPP dla państwowych jednostek budżetowych, w tym z uwzględnieniem wydzielonych rachunków dochodów, o których mowa w art. 11a ustawy o finansach publicznych: (załącznik 3) / organ podatkowy (zarządzenie MF i konto 235 dla IAS) / organ budżetowy (załacznik1) oraz specyficzne zastosowanie paragrafu 453 VAT do faktur zakupowych i VAT naliczony podlegający odliczeniu wynikające z pisma MF: BP1-4071/93c/2007/1189 z 9.08.2007 – szczególna rola rozporządzenia Ministra Finansów z 15 stycznia 2014 roku w sprawie szczegółowego sposobu wykonywania budżetu państwa oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 grudnia 2010 roku w sprawie rodzajów i trybu dokonywania operacji na rachunkach bankowych prowadzonych dla obsługi budżetu państwa w zakresie krajowych środków finansowych oraz zakresu i terminów udostępniania informacji o stanach środków na tych rachunkach.
7. Wzory i schematy prawidłowych księgowań oraz przepływów finansowych podatku VAT i MPP dla urzędu i samorządowych jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, w tym z uwzględnieniem wydzielonych rachunków dochodów, o których mowa w art. 223 ustawy o finansach publicznych: (załącznik 3) / urząd (załącznik 3 paragraf 9) / organ budżetowy (załącznik 2) oraz prawidłowe zastosowanie paragrafu 453 VAT w świetle art. 249 ustęp 3 ustawy o finansach publicznych i art. 4-5 ustawy Ordynacja podatkowa w zakresie zadań własnych i zleconych z uwzględnieniem mechanizmu podzielonej płatności.
8. Obroty i salda poszczególnych kont jako dane księgowe, a zasady sporządzania wybranych sprawozdań z podatkiem VAT w zakresie budżetu państwa: RB-27, RB-28, RB-34.
9. Obroty i salda poszczególnych kont jako dane księgowe, a zasady sporządzania sprawozdań z podatkiem VAT w zakresie budżetów jednostek samorządu terytorialnego: RB-27S, RB-27ZZ, RB-28S, RB-34S.
10. Specyfika sprawozdań w zakresie operacji finansowych - zasady wyceny aktywów i pasywów z podatkiem VAT dla sprawozdań: RB-Z i RB-N.
11. Przykłady praktyczne i odpowiedzi na pytania – uzgadnianie księgowań.
