KSeF dla praktyków – dwudniowe warsztaty – trzech wykładowców

Szanowni Państwo,

W przyszłym roku wszyscy podatnicy VAT (nawet zwolnieni!) będą „otrzymywać” - obok papierowych i elektronicznych - nowe postacie faktur, których dotychczas nikt nie wystawiał. Od 1 lutego (albo od 1 kwietnia 2026 r.) trzeba będzie również wystawiać „wirtualne” faktury VAT w nieznanych dotychczas postaciach,  w tym zwłaszcza tzw. faktury ustrukturyzowane i faktury elektroniczne tzw. OFFLINE 24.Podatnicy VAT powinni podjąć w listopadzie i grudniu 2025r. działania, które umożliwią w przyszłym roku nie tylko skuteczniejsze wystawianie faktur w nowych postaciach, lecz również używanie tych faktur dla celów handlowych (rozliczeniowych): względnie trzeba będzie zastąpić je innymi dokumentami. Czeka nas największa w historii rewolucja w dokumentowaniu sprzedaży i zakupów. 

Wystawianie i odbieranie faktur w Polsce przez wszystkich podatników możliwe będzie wyłącznie w formie faktury ustrukturyzowanej i wyłącznie poprzez publiczny interfejs elektroniczny (Krajowy System e-Faktur), z wykorzystaniem komercyjnego lub darmowego oprogramowania służącego do „obsługi” KSeF. KSeF będzie autoryzował każdą fakturę poprzez nadanie jej „nr KSeF faktury” i dopiero wtedy uznawana będzie ona za wystawioną. https://isp-modzelewski.pl/co-nowego-w-podatkach/ustawa-ksef-uchwalona-2/ Ustawa wprowadza terminy wejścia w życie obowiązku wystawiania faktur wyłącznie w formie ustrukturyzowanych: od dnia 1 lutego 2026 r. dla podatników, których wartość sprzedaży w 2024 r. przekroczyła kwoty 200 mln zł (brutto), od dnia 1 kwietnia 2026 r. dla podatników pozostałych. Podatnicy z drugiej grupy mogą skorzystać z uprawnieninia do niewystawiania faktur ustrukturyzowanych do końca marca 2026 r., ale nie muszą, tj. mogą też rozpocząć wystawianie faktur wcześniej w dowolnym momencie (np. 14 lutego 2026 r. ) oraz dowolnym zakresie (np. tylko do określonej grupy nabywców).

Etapowość wdrożenia KSeF dotyczy wyłącznie wystawiania faktur, tj. faktur z perspektywy dokonującego sprzedaży. Faktury zakupowe wystawione przez sprzedawcę w KSeF od 1 lutego przez podatników „dużych” lub dobrowolnie przez pozostałych odbierane – dla potrzeb podatku – przez innych podatników powinny być już od 1 lutego przez KSeF. „Etapowość” KSeF jest więc iluzoryczna, bowiem prawdopodobnie każdy podatnik – nabywca otrzyma jakieś faktury przez KSeF już przed 1 kwietnia 2026 r. 1.Dostęp do faktur ustrukturyzowanych będzie bieżąco udostępniany organom Krajowej Administracji Skarbowej – w celu realizacji ich ustawowych zadań w zakresie czynności sprawdzających, kontroli podatkowej, postępowania podatkowego. Zakres i charakter zmian wymusza na podatnikach podjęcie szeregu niezwłocznych działań organizacyjnych i wdrożeniowych (oprogramowanie, procedury, modele dostępowe do KSeF, obieg faktur) mających na celu przygotowanie się do realizacji podstawowego obowiązku podatnika VAT (wystawienie i odbierania faktury) już na nowych zasadach, tj. w oparciu o wystawienie i odbieranie faktur ustrukturyzowanych: W trakcie szkolenia 3 wykładowców, uznanych dydaktyków z ponad 20-letnim doświadczeniem edukacyjnym, biorących udział w wielu projektach wdrożeniowych KSeF, omówi aspekty prawne, organizacyjne i techniczne wdrożenia KSeF z perspektywy sprzedaży i zakupu, z maksymalnym nastawieniem na aspekt praktyczny.

VAT – listopad 2025 - pierwszy etap wdrożenia KSeF: obowiązkowe wystawianie i otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych. Co trzeba zrobić do końca roku?

1. Jakie działania powinni podjąć podatnicy VAT do końca 2025 roku , aby nauczyć się wystawiać faktury ustrukturyzowane w 2026 roku?
2. Których kontrahentów trzeba zawiadomić, że będą oni „otrzymywać” faktury ustrukturyzowane przy pomocy KSeF?
3. Których kontrahentów trzeba zawiadomić, że będą musieli „udostępniać” faktury ustrukturyzowane i w jakiej formie?
4. Co trzeba zrobić, aby „otrzymanie” albo „udostępnienie” faktury ustrukturyzowanej rodziło skutki handlowe (rozliczeniowe), a przede wszystkim rozpoczynało bieg terminów płatności?
5. Jaką formę ma mieć „udostępnianie” faktury ustrukturyzowanej?
6. Jakie działania powinni podjąć podatnicy VAT do końca 2025 roku, aby móc skutecznie „otrzymywać” faktury ustrukturyzowane od 1 lutego 2026?
7. Czy faktura handlowa nie będąca fakturą VAT może poprzedzić wystawienie faktury ustrukturyzowanej?
8. Co to jest „potwierdzenie transakcji” i kiedy będzie mogło być wystawiane?
9. Które faktury będą mogły być wystawiane w tradycyjnej postaci papierowej albo elektronicznej (VAT-RR oraz dla osób fizycznych)?
10. W jakich przypadkach będzie można zastąpić faktury wystawionym RACHUNKIEM?
11. Kto musi złożyć ZAW-FA?
12. Od kiedy można pobrać certyfikat dostępu i po co jest potrzebny?
13. Co to jest tryb wystawiania faktur offline24 oraz do kiedy będzie trzeba przesłać do KSeF faktury wystawione w formie offline24 (alternatywa dla faktur ustrukturyzowanych)?
14. Czy trzeba będzie aneksować większość umów posługujących się papierowymi lub elektronicznymi fakturami VAT aby uzyskać zapłatę za dostawę towarów i usług? (tak)
15. Jak dokumentować sprzedaż towarów i usług w przypadku, gdy nabywcy (usługobiorcy) nie będą mieli dostępu lub nie będą chcieli mieć tego dostępu do faktur ustrukturyzowanych?
16. Czy można będzie anulować fakturę ustrukturyzowaną? (nie)
17. Czy personalia pracownika, który będzie wystawiać faktury ustrukturyzowane, będą znane urzędnikom skarbowym? (tak)
18. Czy pracownik, który wystawi „pustą” fakturę ustrukturyzowaną, będzie musiał zapłacić wykazany w niej VAT? (w określonych przypadkach tak)
19. Planowane zmiany w zakresie JPK VAT (projekt) związane z KSeF (nowe znaczniki BFK, OFF itp.).
20. KSeF jako dokument prawno-cywilny i prawno-handlowy – jak liczyć termin płatności w KSeF. Potrzeba weryfikacji postanowień umów z kontrahentami (dostawcami, nabywcami), zamówień, regulaminów itp.
21. Ustawowe „nagrody” za wdrożenie KSeF:
    • 40-dniowy termin zwrotu podatku VAT oraz opis warunków jego zastosowania,
    • rozliczenie faktur korygujących in minus stronie sprzedawcy i nabywcy (bez zasad SlimVAT),
    • brak obowiązku przekazywania JPK_FA na żądanie organów podatkowych,
    • przechowywanie faktur w systemie – 10 lat, poza ewidencją podatnika.
22. Wyzwania związane z wdrożeniem KSeF:
    • procedura zarządzania uprawnieniami (KSeF daje możliwość różnych modeli dostępowych w oparciu o różne sposoby autoryzacji – zindywidualizowane jak anonimowe, jak też różne poziomy uprawnień).
    • przygotowanie techniczne, wybór i aktualizacja oprogramowania, przygotowanie infrastruktury (integracja oprogramowania FK z KSeF);
    • „mapowanie” faktur KSeF – część obligatoryjna, część fakultatywna; wybór elementów fakultatywnych z których korzystał będzie podatnik,
    • przygotowanie pracowników/szkolenie,
    • analiza umów zawartych z klientami/terminy płatności, zasady związane z uznawaniem faktur za dokument handlowy,
    • procedura weryfikacji pobranych faktur, rewolucja w organizacji procesu obsługi zakupów – „odwrócenie” obiegu dokumentów (faktura z KSeF jako pierwszy dokument procesu), korelacja z EOD,
    • procedury na wypadek awarii, obsługa trybów OFFLINE, OFFLINE24 – podjęcie decyzji organizacyjnych i przygotowania technicznego (certyfikat KSeF),
    • w Biurze Rachunkowym – informacja dla klienta, analiza funkcjonalności oprogramowania KSeF u klienta, ustawieienie zasad uwierzytelnienia,
    • w Biurze Rachunkowym – przyjęcie uprawnień KSeF od klienta (wystawianie faktur i dostęp do faktur wystawionych/otrzymanych albo tylko dostęp do faktur wystawionych / otrzymanych przez klienta,
    • w Biurze Rachunkowym – dostosowanie zapisów umów z klientem w zależności od przyjętych rozwiązań.