Wprowadzenie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) stanowi jedną z największych zmian w systemie fakturowania w Polsce od lat. Choć koncepcja e-faktury ustrukturyzowanej miała uprościć obieg dokumentów i zwiększyć transparentność rozliczeń podatkowych, w praktyce nowe przepisy budzą liczne pytania i wątpliwości, zarówno po stronie podatników, jak i ich doradców oraz działów księgowości.
Celem szkolenia jest przekazanie uczestnikom kompleksowej i przede wszystkim praktycznej wiedzy na temat funkcjonowania KSeF – zarówno w okresie dobrowolności, jak i po jego pełnym wdrożeniu. Szczególny nacisk zostanie położony na zakres obowiązków, ryzyk, wyjątków oraz technicznych i organizacyjnych aspektów działania systemu, które mają bezpośredni wpływ na codzienną pracę podatników.
PROGRAM
Zakres dobrowolnego KSeF
- Czy muszę mieć zgodę kontrahenta, aby wystawiać faktury ustrukturyzowane w okresie dowolności?
- Kiedy nie mam wyboru i muszę wystawić fakturę ustrukturyzowaną w okresie dowolności?
- Czy można wyrazić zgodę jedynie na otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych, jeśli jeszcze nie chcę jeszcze wystawiać faktur sprzedażowych w ten sposób?
Zakres obowiązkowego KSeF
- Jakie są terminy od kiedy trzeba rozpocząć wystawianie faktur w KSeF? Kto ma obowiązek korzystania z KSeF od 1 lutego 2026 r., 1 kwietnia 2026 r., 1 stycznia 2027 r.?
- Czy brak obowiązku wystawiania faktur w KSeF oznacza, że nie muszę ich również odbierać w KSeF?
- Jakie są grupy wyłączenia z KSeF:
1) ze względu na status stron (np. podmioty nie mające w Polsce siedziby),
2) ze względu na rodzaj transakcji (np. procedura OSS nieunijna),
3) wskazane w rozporządzeniu MF (np. przejazdy autostradą, bilety kolejowe),
4) wynikające z przepisów przejściowych (np. faktury z kas fiskalnych i paragony z NIP do 450 zł).
Tryby KSeF
- Czym się różni tryb online, od trybu offline?
- Czym charakteryzują się:
- tryb online,
- tryb offline24,
- tryb offline – niedostępność KSeF,
- tryb awaryjny,
- awaria całkowita.
- Dlaczego nie każdy będzie mógł od razu skorzystać z trybu offline?
- Czemu nie będziemy mogli wystawić faktury korygującej w trybie offline, jeśli wystawimy Klientowi fakturę w trybie offline, a towar zaraz będzie zwrócony?
Moment wystawienia i odebrania faktury ustrukturyzowanej
- Dlaczego podstawowym momentem wystawienia faktury ustrukturyzowanej wystawionej w trybie offline24 jest data z pola P1 (a nie moment wysyłki do KSeF)?
- Dlaczego podstawowym momentem odebrania faktury ustrukturyzowanej wystawionej w trybie offline24 jest jej moment odebrania w KSeF (a nie data z pola P1)?
- Dlaczego w większości przypadków nie będzie można przekazywać faktur wystawionych w trybie offline poza KSeF? A nawet jak się ją przekaże w ten sposób, to nabywca może nie odliczyć z niej podatku VAT?
Faktury korygujące
- Kiedy wystawca będzie zobowiązany do korekty in minus podatku należnego, a kiedy nabywca będzie zobowiązany do korekty in minus podatku naliczonego?
- Jakie dodatkowe elementy będzie musiała zawierać faktura korygująca?
Numer KSeF
- Czy jest numer KSeF i kiedy będzie potrzebny?
- Kiedy faktura ustrukturyzowana musi zawierać numer KSeF?
- Kiedy numer KSeF nie będzie zawierał numeru NIP sprzedawcy?
- Czemu służy zbiorczy identyfikator płatności?
- Kiedy mają obowiązywać płatności z numerem KSeF/zbiorczym identyfikatorem pomiędzy podatnikami VAT?
- Jak ma wygląda płatność ze wskazywaniem numeru KSeF za pojedynczą fakturę, a jak za kilka faktur w mechanizmie podzielonej płatności?
- Czy faktury opłacone bez podania numer KSeF/zbiorczego identyfikatora będą kosztem uzyskania przychodów?
- Od kiedy trzeba podawać numery KSeF w plikach JPK?
Faktury konsumencie
- Czym się będą różnić faktury dla konsumenta wystawione w trybie online, trybie offline24, poza KSeF?
- Czy trzeba będzie konsumentowi wystawiać duplikaty faktur?
- Jakie dane konsument potrzebuje, aby uzyskać dostęp anonimowy do faktury w KSeF?
- Jakie jeszcze inne faktury nie trafią do KSeF (m.in. od kontrahentów zagranicznych, którzy dobrowolnie nie weszli w KSeF)?
Samoidentyfikacja
- Dlaczego podatnicy zwolnieni z VAT mają dokonać „samoidentyfikacji”?
- Czy faktury wystawione poza KSeF bez numer NIP będą kosztem uzyskania przychodu dla podatnika zwolnionego z VAT?
Certyfikat KSeF
- Jak uzyskać specjalne upoważnienie, aby wystawiać faktury w KSeF?
- Dlaczego uzyskanie certyfikatu KSeF jest niezbędne do wygenerowania kodu QR dla trybu offline?
- Od kiedy podatnicy mogą występować o certyfikaty KSeF?
- Czy się różni TOKEN od certyfikatu KSeF?
- Jak wygenerować TOKEN i go wgrać do systemu finansowo księgowego?
ZAW-RD
- Do czego służy formularz ZAW-RD?
- W jaki sposób uzyskać dostęp do KSeF dla siebie?
- W jaki sposób nadać dostęp do KSeF w ramach swoich uprawnień lub nadać dalsze uprawnienia?
- Jak nadać uprawnienia w KSeF osobie fizycznej nie mającej numeru NIP ani PESEL (np. zagranicznemu członkowi zarządu)?
Kody QR
- Kiedy trzeba opatrywać faktury kodem QR?
- Kiedy będzie jeden a kiedy dwa kody QR na fakturze?
- Czy kod QR wystarczy, aby uzyskać pełne dane o fakturze?
Pozostałe faktury
- Kiedy można udostępniać faktury wystawione w KSeF poza KSeF oraz jak to zrobić (m.in. faktury zagraniczne)?
- Jakie dodatkowe elementy muszą zawierać faktury zaliczkowe i końcowe?
- Co z fakturami VAT RR?
Faktury z załącznikiem
- Kto może dołączać załączniki do faktur w KSeF?
- Jakie dane można uwzględnić w załącznikach do fakur?
- Jakie dokumenty trzeba będzie przekazywać poza KSeF?
- Od kiedy można składać zgłoszenia prze e-US o udostępnienie modułu dot. załączników w KSeF?
Faktury JST
- Jak wskazać nabywcę a jak odbiorę na fakturze ustrukturyzowanej?
- Czym jest SUB-NIP (IDWew)?
- Jak wygląda SUB-NIP, kto może go uzyskać i kiedy i gdzie trzeba go podawać?
- Jak nadać uprawnienia pracownikom do wglądu do faktur dla nabywcy lub tylko dla odbiorcy?
Kary KSeF
- Za co będą kary związane z KSeF i od kiedy?
- Jak będą nakładane?
Pozostałe kwestie
- Kiedy dobrowolny KSeF 1.0 zostanie zamknięty? Co z fakturami wystawionymi w okresie dowolności?
- Kiedy trzeba przechowywać faktury poza KSeF-em i jak długo?
- Jakie funkcje ma aplikacja mobilna KSeF?
Etap wdrożenia
- Czego dotyczą daty 1 listopad 2025 r. oraz 1 stycznia 2026 r. związane z wdrażaniem KSeF?
