KSeF - wystawianie i odbieranie e-Faktur "na żywo". Jaki się zalogować się do KSeF . Wzór e-Faktury .

W kwietniu 2025 r. Ministerstwo Finansów ostatecznie potwierdziło, że KSeF wchodzi  w życie w 2026 r. Zostało mało czasu. Celem szkolenia jest uzyskanie przez uczestników wiedzy na temat ich obowiązków w zakresie wdrożenia faktur ustrukturyzowanych i KSeF.

Szkolenie podzielone jest na dwie części. W pierwszej części zostaną omówione zasady funkcjonowania Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) oraz sposób wystawiania i odbierania e-Faktur z uwzględnieniem najnowszych zmian zaprezentowanych w kwietniu i maju 2025 r. Wykładowca prezentuje na żywo w jaki sposób zalogować się do KSeF oraz w jaki sposób nadawać uprawnień, w tym nowe, zawężone uprawnienia dla jednostek wewnętrznych. Podczas prezentacji następuje także wystawienie e-faktury i wygenerowanie tokena uwierzytelniającego.

W drugiej części szkolenia omówiona zostanie szczegółowo najnowsza wersja schemy FA(3). Podczas omawiania schemy uczestniczy będą mogli poznać, w którym miejscu wzoru e-Faktury powinny znaleźć się dane z obecnie wystawianych faktur. W tej części wykładowca na podstawie swojej praktyki omówi jak podejść do wdrażania e-Faktur i na co szczególnie zwrócić uwagę.

KSeF - wystawianie i odbieranie e-Faktur "na żywo".

Jaki się  zalogować się do KSeF oraz w jaki sposób nadawać uprawnienia.

Wzór e-Faktury - gdzie powinny znaleźć się dane z obecnie wystawianych faktur.

Program szkolenia:

Część I. Funkcjonowanie KSeF, w tym ostatnie nowości.

Aktualny stan prawny. Co jest uchwalone? Na jakie akty czekamy? Terminy wejścia w życie KSeF.
Kto będzie wystawiał faktury w KSeF a kto będzie wyłączony?

Wyłączenie na stałe.
Wyłączenie czasowe.

Szczególne typy faktur a KSeF.

Paragony z NIP do 450 zł.
Faktury z kasy fiskalnej.
Noty korygujące.
Faktury VAT RR.
Pro formy i noty obciążeniowe a KSeF.

Wysyłanie faktur do KSeF.

Wymóg nadania uprawnień do pracy w KSeF.
Wysyłka interaktywna i wysyłka wsadowa (paczki).
Data wystawienia faktury.
Co w przypadku wysyłki do KSeF następnego dnia?
Co jeśli faktura zostanie odrzucona przez KSeF?
Właściwy kurs waluty.
Nr KSeF – jakie ma znaczenie.
KSeF a JPK_VAT.
Samofakturowanie
Udostępnianie faktur w kraju i zagranicą.
Kody QR.

Obieg faktur zakupowych.

Kluczowe ryzyka przy fakturach zakupowych.
Jak usprawnić obieg faktury zakupowych?
Data otrzymania faktury ustrukturyzowanej.
Skąd wziąć nr KSeF przy fakturach zakupowych?
Jak liczyć termin płatności?
Aneksowanie umów z dostawcami.

LOGOWANIE SIĘ DO KSEF NA ŻYWO.

Dostępne metody uwierzytelniania się w KSeF.
Podpis kwalifikowany. Pieczęć kwalifikowana. ePUAP.
Jak nadać uprawnienia? Zarząd. Pracownicy. B2B. Samofakturowanie. Biuro rachunkowe.
Generowanie token autoryzacyjnego.
Dostęp do faktur sprzedaży i zakupu z poziomu KSeF.
Jak się wystawia fakturę w KSeF?
Generowanie ID wewnętrznego.

Awarie i tryb off-line (nowość).

Tryb offline24.
Awaria KSeF.
Zapowiedziana przerwa w KSeF (niedostępność).
Awaria u podatnika.
Data wystawienia i otrzymania faktury w okresie awarii.

Płatności za faktury.

Zmiany w przelewach MPP.
Nr KSeF przy przelewach MPP.
Nr KSeF przy przelewach zwykłych.
Zbiorcze przelewy.
Identyfikator zbiorczy.

Kary pieniężne.

Za co przewidziane są kary?
Od kiedy grożą kary?
Kara dla spółki czy dla fakturzysty?

Część II. Treść faktury ustrukturyzowanej – nowa schema FA(3).

Nowości w schemie FA(3).

Wprowadzenie załącznika do faktury.
Wymóg podania nr NIP jednostki organizacyjnej JST.
Nowa rola w Podmiot3 – Pracownik.
Doprecyzowanie węzła „Płatności”
Pozostałe zmiany o charakterze technicznym.

Jak zabrać się za wdrożenie KSeF w firmie?

Mapowanie treści obecnych faktur do wzoru schemy.

Problematyka dostępnych rodzajów e-Faktur (VAT, ZAL, ROZ, KOR) a faktyczny sposób wystawiania faktur w firmach.

Dane sprzedawcy, nabywcy.

Podmioty trzecie na fakturze (odbiorca, płatnik, oddział, dodatkowy nabywca).

Nowe wymogi dla daty sprzedaży.

Gdzie umieścić dane dodatkowe ze swoich faktur? Rabaty, kody towarów, numery, waga, ilość, oświadczenia, informacje, itp.

Oznaczenie dotyczące płatności.

Wymogi dla faktur korygujących.

Sposoby korygowania wierszy.
Kiedy przez storno? Kiedy przez różnicę?
Korekta błędnych danych nabywcy.
Zbiorcze faktury korygujące.

Faktury zaliczkowe.

Dane zamówienia na fakturze zaliczkowej.
Częściowe dostawy po wystawieniu faktury zaliczkowej. Jak to zafakturować w KSeF?
Faktura rozliczeniowa.
Korekta do faktury zaliczkowej i rozliczeniowej.

 

Pytania i odpowiedzi

Nasze szkolenia i konferencje z możliwością dofinansowania z Krajowego Funduszu Szkoleniowego oraz w ramach Bazy Usług Rozwojowych:

KFS - aby uzyskać dofinansowanie na wybrane szkolenie pracodawca musi złożyć wniosek w Powiatowym Urzędzie Pracy odpowiednim dla miejsca prowadzenia działalności gospodarczej, zgodnie z terminami naboru określonymi przez PUP.
Istnieje możliwość dofinansowania od 80% (dla przedsiębiorstw małych i średnich) do 100% (dla mikro firm). Wzór wniosku powinien być dostępny do pobrania na stronie wybranego PUP-u.

Szczegóły na stronie: https://www.gov.pl/web/rodzina/kfs-2025

BUR -to dofinansowanie ze środków UE na kształcenie, skierowane do mikro, małych i średnich przedsiębiorstw. Aby uzyskać dofinansowanie należy zgłosić się do wybranego operatora działającego w danym województwie oraz złożyć u niego wniosek o dofinansowanie szkolenia, które jest zarejestrowane w Bazie.

Szczegóły oraz wykaz operatorów obsługujących dofinansowanie w poszczególnych województwach na stronie: https://serwis-uslugirozwojowe.parp.gov.pl