Adresaci:
Pracownicy administracyjni, koordynujący pracę, bądź pracujący w archiwach zakładowych, kancelariach, sekretariatach, a także pracownicy instytucji prowadzących składnice akt oraz osoby zainteresowane pracą na stanowiskach archiwisty zakładowego lub referenta kancelaryjnego.
Cel szkolenia:
Przekazanie słuchaczom kompleksowej wiedzy z zakresu archiwistyki i zarządzania dokumentacją współczesną oraz przygotowanie do pełnienia funkcji archiwisty zakładowego lub wykonywania czynności związanych z przechowywaniem dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców oraz wydawaniem odpisów i kopii z tej dokumentacji.
Omówienie nowych przepisów znowelizowanej ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.
W trakcie kursu pierwszego stopnia główny nacisk kładziemy na przygotowanie praktyczne tj. prawidłowe opisywanie i porządkowanie teczek archiwalnych, wypełnianie formularzy, układanie dokumentacji według zespołów archiwalnych pod okiem doświadczonego trenera- praktyka.
Program szkolenia:
I. Wprowadzenie do problematyki.
- Źródła wiedzy na temat metodologii archiwalnej
- Zapoznanie z podstawową terminologią związaną z archiwistyką
- Różnice pomiędzy prowadzeniem archiwum zakładowego i składnicy akt
- Współpraca z nadzorem archiwalnym
- Określanie kategorii archiwalnej dokumentacji i jej przynależności do klasy.
II. Obieg dokumentacji w jednostce organizacyjnej. Miejsce i rola archiwum w jednostce.
- Podstawowe systemy kancelaryjne
- Schemat obiegu dokumentacji w zakładzie pracy
- Omówienie normatywów kancelaryjno-archiwalnych
- Procedura wprowadzania i zmiany normatywów kancelaryjno-archiwalnych
- Podział kompetencji pracowników
- System tradycyjny, system elektronicznego zarządzania dokumentacją, system tradycyjny wspomagany elektronicznie – omówienie głównych różnic
- Teczki spraw i teczki akt nie stanowiących akt spraw
- Przygotowanie teczki do przekazania do archiwum zakładowego.
III. Najważniejsze akty prawa polskiego regulujące postępowanie z dokumentacją.
IV. Profesjonalne archiwum zakładowe.
- Zasób archiwum zakładowego
- Lokal archiwum zakładowego: magazyn archiwalny i biuro archiwisty
- Wyposażenie archiwum zakładowego
- Techniczne i organizacyjne zabezpieczenie zasobu archiwum zakładowego
- Rozmieszczenie akt w archiwum zakładowym
- Bezpieczny archiwista.
V. Najważniejsze procedury postępowania w archiwum zakładowym.
- Przyjmowanie akt z komórek organizacyjnych
- Procedura brakowania dokumentacji niearchiwalnej
- Udostępnianie i wypożyczanie akt zgromadzonych w zasobie archiwum zakładowego
- Postępowanie w przypadku uszkodzenia wypożyczonych akt
- Procedura skontrum
- Procedura wycofywania dokumentacji ze stanu archiwum
- Przekazywanie materiałów archiwalnych do Archiwum Państwowego
- Sprawozdanie roczne z działalności archiwum zakładowego
- Postępowanie w przypadku reorganizacji lub ustania działalności aktotwórcy.
VI. Praktyczna analiza wszystkich etapów porządkowania dokumentacji.
- Studia wstępne
- Rozpoznanie przynależności zespołowej
- Segregacja i systematyzacja dokumentacji w obrębie zespołu
- Klasyfikacja i kwalifikacja akt
- Archiwizowanie materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej
- Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej
- Opisywanie teczek
- Przygotowywania ewidencji archiwum zakładowego i nadawanie sygnatury archiwalnej
- Opracowanie rysu historycznego twórcy zespołu archiwalnego.
VII. Praktyczna analiza najważniejszych procedur postępowania z dokumentacją w archiwum zakładowym.
- Typowanie dokumentacji przeznaczonej do brakowania. Przygotowanie spisów dokumentacji przeznaczonej do brakowania i wniosku o wyrażenie zgody na brakowanie
- Typowanie materiałów archiwalnych przeznaczonych do przekazania do archiwum państwowego, przygotowywanie stosownej dokumentacji
- Udostępnianie i wypożyczanie dokumentacji znajdującej się w zasobie archiwum zakładowego
- Przygotowywanie protokołu zaginięcia, uszkodzenia lub sporządzenia braków wypożyczonej dokumentacji
- Przygotowywanie protokołu wycofania jednostki aktowej z ewidencji archiwum zakładowego
- Przeprowadzenie skontrum dokumentacji zgromadzonej w zasobie archiwum
- Przygotowanie sprawozdania z działalności archiwum zakładowego.
VIII. RODO. Ochrona danych osobowych w archiwum zakładowym.
- Ogólne rozporządzenie o ochronie danych osobowych – wprowadzenie do problematyki
- Postawa prawna przetwarzania danych osobowych w archiwum zakładowym
- Najważniejsze akty prawne dotyczące ochrony danych osobowych obowiązujące archiwistę
- Wprowadzenie teoretyczne do problematyki
- Zasady przetwarzania danych osobowych przez osoby zatrudnione w zakładzie pracy
- Współpraca archiwisty z podmiotami zewnętrznymi
- Udostępnianie i wypożyczanie dokumentacji a ochrona danych osobowych
- Techniczne i organizacyjne zabezpieczenie danych osobowych przechowywanych w archiwum zakładowym
- Najważniejsze postanowienia ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach dotyczące przetwarzania danych osobowych
- Specyfika stosowania niektórych artykułów RODO w praktyce archiwalnej
- Okresy obligatoryjnego przechowywania dokumentacji a RODO.
IX. Porządkowanie dokumentacji pracowniczej.
- Zasady prowadzenia i dbania o dokumentację pracowniczą
- Podstawa prawna prowadzenia dokumentacji pracowniczej
- Podział dokumentacji osobowej pracownika na cztery części
- Prowadzenie dokumentacji pracowniczej
- Okresy przechowywania dokumentacji pracowniczej i możliwość ich skrócenia
- Możliwość zmiany formy dokumentacji pracowniczej
- Dane osobowe a dokumentacja pracownicza.
X. Państwowa służba archiwalna. Współpraca archiwisty z nadzorem archiwalnym w zakresie kontroli, przekazywania materiałów archiwalnych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej.
- Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych
- Struktura organizacyjna archiwów państwowych
- Narodowy zasób archiwalny i jego podziały
- Kształtowanie narodowego zasobu archiwalnego
- Przygotowanie materiałów archiwalnych do przekazania do archiwum państwowego
- Udział archiwum państwowego w procedurze brakowania dokumentacji niearchiwalnej – ekspertyza
- Kontrola z archiwum państwowego.
