Kurs Kancelaryjno - Archiwalny I stopnia

Cel szkolenia

Przekazanie kompleksowej wiedzy z zakresu archiwistyki i zarządzania dokumentacją współczesną oraz przygotowanie do pełnienia funkcji archiwisty zakładowego lub wykonywania czynności związanych z przechowywaniem dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców oraz wydawaniem odpisów i kopii z tej dokumentacji.

Adresaci szkolenia

• Pracownicy administracyjni, koordynujący pracę, bądź pracujący w archiwach zakładowych
• Pracownicy kancelarii i sekretariatów
• Pracownicy składnic akt
• Osoby zainteresowane pracą na stanowiskach archiwisty zakładowego lub referenta kancelaryjnego

Program szkolenia

DZIEŃ I

1. Podstawy prawne postępowania z dokumentacją

• Ważniejsze akty polskiego prawa archiwalnego
• Podstawowe konstrukcje prawa archiwalnego
• Narodowy zasób archiwalny
• Państwowy zasób archiwalny
• Niepaństwowy zasób archiwalny
• Państwowa sieć archiwalna
• Nadzór archiwalny nad narodowym zasobem archiwalnym
• Formy ochrony prawnej

2. Rodzaje współczesnej dokumentacji

• Podział dokumentacji pod względem formy i podmiotowości
• Rodzaje dokumentacji aktowej i nieaktowej
• Rodzaje dokumentacji typowej i specyficznej
• Dokumentacja jawna i niejawna
• Materiały archiwalne i dokumentacja niearchiwalna

3. Kwalifikacja archiwalna współczesnej dokumentacji

• Kryteria kwalifikacji archiwalnej dokumentacji
• Podział dokumentacji na kategorie archiwalne
• Okresy przechowywania ważniejszych rodzajów dokumentacji niearchiwalnej

4. Organizacja pracy kancelaryjnej

• Tradycyjny obieg dokumentacji
• Elektroniczny system obiegu i zarządzania dokumentacją
• Systemy kancelaryjne
• Instrukcja kancelaryjna
• Jednolity rzeczowy wykaz akt

DZIEŃ II

5. Organizacja i zasady działania archiwum i składnicy akt

• Cele i zadania archiwów zakładowych i składnic akt
• Planowanie i sprawozdawczość archiwum zakładowego
• Personel archiwum zakładowego i składnicy akt
• Lokal archiwum zakładowego i składnicy akt
• Wyposażenie archiwum zakładowego
• Przejmowanie akt z komórek organizacyjnych
• Gromadzenie i układ akt w archiwum zakładowym i składnicy akt
• Środki ewidencyjne archiwum zakładowego
• Udostępnianie dokumentacji
• Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej
• Konserwacja akt
• Przekazywane akt do archiwum państwowego

6. Komputerowe zarządzanie dokumentacją w archiwum zakładowym

7. Archiwizowanie dokumentacji aktowej

• Terminologia archiwizowania
• Studia wstępne
• Rozpoznanie przynależności zespołowej
• Segregacja dokumentacji
• Systematyzacja dokumentacji w obrębie zespołu
• Weryfikacja kategorii archiwalnych
• Brakowanie przeterminowanej dokumentacji niearchiwalnej
• Archiwizowanie materiałów archiwalnych
• Archiwizowanie dokumentacji niearchiwalnej
• Opisywanie teczek
• Inwentaryzacja
• Sygnowanie dokumentacji
• Opracowane rysu historycznego twórcy zespołu archiwalnego

DZIEŃ III

8. Postępowanie z dokumentacją w razie ustania działalności lub reorganizacji jednostki organizacyjnej

9. Usługi archiwalne

10. Zajęcia praktyczne

• Zapoznanie się:
  • ze spisem spraw
  • ze spisem zdawczo - odbiorczym akt dokumentacji niearchiwalnej
  • ze spisem zdawczo - odbiorczym akt dokumentacji archiwalnej przekazywanej do archiwum państwowego
  • ze spisem dokumentacji niearchiwalnej (aktowej) przeznaczonej na makulaturę lub zniszczenie
  • z wykazem spisów zdawczo- odbiorczych
  • z kartą udostępnienia akt
  • z protokołem oceny dokumentacji niearchiwalnej
  • z kartą zastępczą akt
• Analiza jednolitego rzeczowego wykazu akt
• Opisywanie teczek z dokumentacją kat. A i kat. B