Kurs Kancelaryjno - Archiwalny II stopnia
Cele szkolenia
- Pogłębienie posiadanych przez słuchaczy umiejętności poprzez kompleksowe przekazanie wiedzy z zakresu archiwistyki i zarządzania dokumentacją współczesną
- Przygotowanie do lepszego pełnienia funkcji archiwisty zakładowego lub wykonywania czynności związanych z przechowywaniem dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców oraz wydawaniem odpisów i kopii z tej dokumentacji
Adresaci szkolenia
- Pracownicy administracyjni, koordynujący pracę, bądź pracujący w archiwach zakładowych
- Pracownicy kancelarii i sekretariatów
- Pracownicy składnic akt
Warunkiem przystąpienia do kursu kancelaryjno-archiwalnego II stopnia jest ukończenie Kursu Kancelaryjno – Archiwalnego I stopnia
Program szkolenia
DZIEŃ I
1. Organizacja pracy kancelaryjnej
- Informacja jako podstawowy produkt kancelarii i formy jej dokumentowania
- Organizacja pracy kancelaryjnej – charakterystyka systemów kancelaryjnych
- Podstawy prawne funkcjonowania kancelarii – instrukcja kancelaryjna i wykaz akt
- Zasady obiegu pism w jednostkach organizacyjnych – kształtowanie narastającego zasobu archiwalnego
- Specyfika i zakres kompetencji twórców dokumentacji
- Miejsce archiwum zakładowego w strukturze organizacyjnej jednostki
- Przekazywanie dokumentacji do archiwum zakładowego
- Dokumentacja tajna, poufna, ochrona danych osobowych
2. Zasady ogólne kwalifikacji akt – podział akt na materiały archiwalne i dokumentację niearchiwalną
- Ogólne zasady kwalifikacji dokumentów
- Przepisy archiwalne oraz resortowe określające okresy przechowywania akt
- Podział akt na materiały archiwalne i dokumentację niearchiwalną
- Rodzaje akt zakwalifikowanych do materiałów archiwalnych
3. Standardy postępowania z materiałami archiwalnymi
- Standard porządkowania materiałów archiwalnych
- Standard ewidencjonowania materiałów archiwalnych
- Standard technicznego zabezpieczenia materiałów archiwalnych
4. Porządkowanie akt w archiwum zakładowym
- Podstawowe terminy i etapy prac porządkowych w archiwum zakładowym
- Rozpoznawanie przynależności zespołowej akt znajdujących się w archiwum zakładowym
- Etapy porządkowania dokumentacji
- Wydzielanie materiałów kategorii B
- Segregacja i systematyzacja akt zaliczanych do kategorii B
- Segregacja i systematyzacja akt kategorii A
- Znakowanie akt – nadawanie sygnatury archiwalnej
5. Organizacja i zasady działania archiwum i składnicy akt
- Cele i zadania archiwów zakładowych i składnic akt
- Planowanie i sprawozdawczość archiwum zakładowego
- Personel archiwum zakładowego i składnicy akt
- Lokal archiwum zakładowego i składnicy akt
- Wyposażenie archiwum zakładowego
- Przejmowanie akt z komórek organizacyjnych
- Gromadzenie i układ akt w archiwum zakładowym i składnicy akt
- Środki ewidencyjne archiwum zakładowego
- Udostępnianie dokumentacji
- Konserwacja akt
6. Przekazywanie dokumentacji do Archiwum Państwowego
- Przepisy prawne dotyczące przekazywania dokumentacji
- Sporządzanie spisów dokumentacji przekazywanej do archiwum państwowego
- Organizacja przekazywania
- Stan fizyczny przekazywanej dokumentacji
- Dodatkowa ewidencja przekazywanej dokumentacji
- Opracowanie notatki wstępnej
7. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej
- Przepisy dotyczące brakowania dokumentacji
- Metody brakowania dokumentacji
- Brakowanie w zasobie uporządkowanym
- Brakowanie w zasobie nieuporządkowanym
- Zastępcze funkcje dokumentacji niearchiwalnej
- Komisje kwalifikujące dokumentację do brakowania
- Sporządzanie spisów i wniosków o brakowanie dokumentacji niearchiwalnej
- Tryb uzyskiwania zezwoleń na brakowanie dokumentacji
- Ekspertyzy archiwalne
- Likwidacja dokumentacji
8. Porządkowanie zasoby archiwum zakładowego
- Rozgraniczanie zespołów archiwalnych i ich rodzaje
- Ustalenie przynależności zespołowej
- Archiwizowanie materiałów archiwalnych
- Archiwizowanie dokumentacji niearchiwalnej
- Archiwizowanie innych rodzajów dokumentacji
- Systemy ewidencji zasobu archiwalnego
DZIEŃ II i III
Zajęcia praktyczne, m. in.
- Rozpoznanie przynależności zespołowej
- Segregacja dokumentacji
- Weryfikacja kategorii archiwalnych
- Porządkowanie materiałów archiwalnych
- Porządkowanie dokumentacji niearchiwalnej
- Opisywanie teczek
- Sygnowanie dokumentacji
- Opracowane rysu historycznego twórcy zespołu archiwalnego
