Adresaci:
- Pracownicy administracyjni, koordynujący pracę, bądź pracujący w archiwach zakładowych, kancelariach, sekretariatach, a także pracownicy instytucji prowadzących składnice akt oraz osoby zainteresowane pracą na stanowiskach archiwisty zakładowego lub referenta kancelaryjnego.
Cel szkolenia:
- Przekazanie słuchaczom kompleksowej wiedzy teoretycznej i praktycznej z zakresu archiwistyki i zarządzania dokumentacją współczesną oraz przygotowanie do pełnienia funkcji archiwisty zakładowego i referenta kancelaryjnego
- Omówienie nowych przepisów znowelizowanej ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach
Treść szkolenia:
I. Wprowadzenie do problematyki.
- Źródła wiedzy na temat metodologii archiwalnej
- Zapoznanie z podstawową terminologią związaną z archiwistyką
- Różnice pomiędzy prowadzeniem archiwum zakładowego i składnicy akt
- Współpraca z nadzorem archiwalnym
- Określanie kategorii archiwalnej dokumentacji i jej przynależności do klasy.
II. Obieg dokumentacji w jednostce organizacyjnej. Miejsce i rola archiwum w jednostce.
- Podstawowe systemy kancelaryjne
- Schemat obiegu dokumentacji w zakładzie pracy
- Omówienie normatywów kancelaryjno-archiwalnych
- Procedura wprowadzania i zmiany normatywów kancelaryjno-archiwalnych
- Podział kompetencji pracowników
- System tradycyjny, system elektronicznego zarządzania dokumentacją, system tradycyjny wspomagany elektronicznie - omówienie głównych różnic
- Teczki spraw i teczki akt nie stanowiących akt spraw
- Przygotowanie teczki do przekazania do archiwum zakładowego.
III. Najważniejsze akty prawa polskiego regulujące postępowanie z dokumentacją.
IV. Profesjonalne archiwum zakładowe.
- Zasób archiwum zakładowego
- Lokal archiwum zakładowego: magazyn archiwalny i biuro archiwisty
- Wyposażenie archiwum zakładowego
- Techniczne i organizacyjne zabezpieczenie zasobu archiwum zakładowego
- Rozmieszczenie akt w archiwum zakładowym
- Bezpieczny archiwista.
V. Najważniejsze procedury postępowania w archiwum zakładowym.
- Przyjmowanie akt z komórek organizacyjnych
- Procedura brakowania dokumentacji niearchiwalnej
- Udostępnianie i wypożyczanie akt zgromadzonych w zasobie archiwum zakładowego
- Postępowanie w przypadku uszkodzenia wypożyczonych akt
- Procedura skontrum
- Procedura wycofywania dokumentacji ze stanu archiwum
- Przekazywanie materiałów archiwalnych do Archiwum Państwowego
- Sprawozdanie roczne z działalności archiwum zakładowego
- Postępowanie w przypadku reorganizacji lub ustania działalności aktotwórcy.
VI. Praktyczna analiza wszystkich etapów porządkowania dokumentacji.
- Studia wstępne
- Rozpoznanie przynależności zespołowej
- Segregacja i systematyzacja dokumentacji w obrębie zespołu
- Klasyfikacja i kwalifikacja akt
- Archiwizowanie materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej
- Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej
- Opisywanie teczek
- Przygotowywania ewidencji archiwum zakładowego i nadawanie sygnatury archiwalnej
- Opracowanie rysu historycznego twórcy zespołu archiwalnego.
VII. Praktyczna analiza najważniejszych procedur postępowania z dokumentacją w archiwum zakładowym.
- Typowanie dokumentacji przeznaczonej do brakowania. Przygotowanie spisów dokumentacji przeznaczonej do brakowania i wniosku o wyrażenie zgody na brakowanie
- Typowanie materiałów archiwalnych przeznaczonych do przekazania do archiwum państwowego, przygotowywanie stosownej dokumentacji
- Udostępnianie i wypożyczanie dokumentacji znajdującej się w zasobie archiwum zakładowego
- Przygotowywanie protokołu zaginięcia, uszkodzenia lub sporządzenia braków wypożyczonej dokumentacji
- Przygotowywanie protokołu wycofania jednostki aktowej z ewidencji archiwum zakładowego
- Przeprowadzenie skontrum dokumentacji zgromadzonej w zasobie archiwum
- Przygotowanie sprawozdania z działalności archiwum zakładowego.
VIII. Dokumentacja zawierająca dane osobowe i dokumentacja z klauzulą tajności.
- Dane osobowe: Wprowadzenie teoretyczne do problematyki. Postawa prawna
- Współpraca archiwisty z inspektorem ochrony danych osobowych
- Udostępnianie i wypożyczanie dokumentacji a ochrona danych osobowych
- Współpraca z podmiotami zewnętrznymi a ochrona danych osobowych
- Techniczne i organizacyjne zabezpieczenie danych osobowych przechowywanych w archiwum zakładowym
- Najważniejsze postanowienia ustawy archiwalnej dotyczące przetwarzania danych osobowych w archiwum zakładowym. RODO w praktyce archiwalnej
- Okresy obligatoryjnego przechowywania dokumentacji a RODO
- Dokumentacja niejawna: wprowadzenie teoretyczne do problematyki
- Współpraca archiwisty zakładowego z komórką przetwarzającą dokumentację niejawną.
IX. Porządkowanie dokumentacji pracowniczej.
- Zasady prowadzenia i dbania o dokumentację pracowniczą
- Podstawa prawna prowadzenia dokumentacji pracowniczej
- Podział dokumentacji osobowej pracownika na cztery części
- Prowadzenie dokumentacji pracowniczej
- Okresy przechowywania dokumentacji pracowniczej i możliwość ich skrócenia
- Możliwość zmiany formy dokumentacji pracowniczej
- Dane osobowe a dokumentacja pracownicza.
X. Państwowa służba archiwalna. Współpraca archiwisty z nadzorem archiwalnym w zakresie kontroli, przekazywania materiałów archiwalnych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej.
- Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych
- Struktura organizacyjna archiwów państwowych
- Narodowy zasób archiwalny i jego podziały
- Kształtowanie narodowego zasobu archiwalnego
- Przygotowanie materiałów archiwalnych do przekazania do archiwum państwowego
- Udział archiwum państwowego w procedurze brakowania dokumentacji niearchiwalnej – ekspertyza
- Kontrola z archiwum państwowego.
XI. Egzamin.
Atutem naszych szkoleń jest mała liczebność grup sprzyjająca aktywnemu uczestnictwu, swobodnej wymianie doświadczeń oraz efektywnym konsultacjom.
Prowadzący:
dr Danuta Ożarowska
Archiwistka i specjalistka ds. zarządzania dokumentacją współczesną. Udokumentowane ponad 2200 godzin przeprowadzonych szkoleń. Absolwentka studiów licencjackich (pierwsza specjalizacja: nauczycielska, druga: archiwalna) i magisterskich (specjalizacja: archiwalna i zarządzanie dokumentacją) kierunku Historia. Laureatka wielu nagród i stypendiów naukowych, w tym Stypendium Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego za Wybitne Osiągnięcia oraz Wyróżnienia Rektora Uniwersytetu Śląskiego dla Najlepszych Absolwentów. Posiada wieloletnie doświadczenie w nauczaniu. Prowadzi szkolenia z zakresu zarządzania współczesną dokumentacją, archiwum zakładowego, kursy kancelaryjno-archiwalne I i II stopnia, ochrony danych osobowych oraz warsztatów archiwalnych. Zwolenniczka praktycznego podejścia do wykładanej problematyki. Bardzo wysoko oceniana przez naszych słuchaczy.
Informacje:
- Cena od osoby obejmuje: dydaktykę, materiały szkoleniowe, wsparcie trenera po szkoleniu, zaświadczenie o ukończeniu szkolenia – wydane na podstawie rozporządzenia MEN, uprawniające do prowadzenia archiwum zakładowego lub składnicy akt
- Rozpoczęcie kursu: 7 października godz. 9.00
- Realizacja kursu: 7-9 października - 32 godz. dydaktyki
Cena:
950,00 zł
Opiekun szkolenia:
Ewa Sokalska
Tel:
33 812-91-04
Email:
e.sokalska@bt.bielsko.pl
Miejsce szkolenia:
Online
