MS Outlook 2010 z praktycznymi elementami zarządzania czasem

Zakres tematyczny szkolenia

Przejdź do sekcji:

• Efekty szkolenia
• Co zawiera pakiet szkoleniowy i czym
  wyróżniamy się wśród konkurencji
• Informacje organizacyjne
• Opinie o szkoleniu
• Trener prowadzący
• Metodologia szkolenia
• Jak nie stracić budżetu szkoleniowego

Program szkolenia

Outlook - uwalnia zasoby koncentracji i wydajności

• Podłoże psychologiczne wydajności i koncentracji
• Efekt piły
• Funkcjonalności Outlooka uwalniające procesy uwagi oraz ułatwiające i automatyzujące planowanie

Priorytetyzacja celów, zadań i planowanie – fundament wydajności

• Zasada Pareto 80/20 – czyli jak nie napracować się, żeby zapracować
• Dostosowanie zadań do rytmu wydajności dziennej oraz krzywej zakłóceń dnia
• Planowanie „lub czy „i” działanie – czyli jak uniknąć straty 2 godzin dziennie w pracy
• Matryca Eisenhowera – priorytetyzacja w kontekście szybkości i wagi działań

Zarządzanie czasem przez Kontakty w MS Outlook®

• Dodawanie kontaktów i korzystanie z pól formularza kontaktu
• Tworzenie korespondencji seryjnej – czyli jak wysyłać personalizowane (np. imiennie) wiadomości do setek osób w ciągu paru minut
• Grupy projektowe
• Zarządzanie współpracą zespołową
• Zarządzanie bazą kontaktów
• Import i eksport listy kontaktów przy użyciu Excela i plików „pst.”

Zarządzanie czasem przez Pocztę w MS Outlook®

• ODP i PD do grup kontaktów i członków
• Opcje autokorekty wiadomości
• Tworzenie stopek i podpisów z logo
• Dyskusje mailowe z automatycznymi znacznikami zmian i inicjałami autorów
• Głosowanie – sonda w mailu z raportem odpowiedzi
• Potwierdzenia dostarczenia i przeczytania a savoir vivre
• Kategoryzowanie maili
• Tworzenie z maili zadań
• Reguły automatycznej korespondencji
• Sortowanie poczty w folderach
• (Auto)archiwizacja

Zarządzanie czasem przez Zadania w MS Outlook®

• Lista zadań do zrobienia
• Przydzielanie zadań
• Monitorowanie postępów wykonania i terminu realizacji
• Priorytety, kategorie, termin realizacji, przypomnienia
• Podręczna lista zadań na pasku bocznym i jej zaawansowane funkcje
• Dostosowywanie i tworzenie widoków zadań do zaawansowanych potrzeb

Zarządzanie czasem przez Kalendarz w MS Outlook®

• Planowanie spotkań z dostępem do kalendarza współpracowników i do kalendarza zasobów (np. sali konferencyjnej) oraz zapraszanie uczestników
• Wysyłanie kalendarza dostępności lub spotkań mailem
• Udostępnianie kalendarza do podglądu
• Kategoryzowanie spotkań
• Widok harmonogramów, tryb nakładki

Metodologia

Metodologia naszych szkoleń

Stosujemy najefektywniejsze rozwiązania w dziedzinie psychologii procesu nauczania.

Projektujemy szkolenia zgodnie z cyklem nauczania się dorosłej osoby, opracowanym przez Davida Kolba, na który składają się etapy:

• Postawienie Uczestnika w sytuacji wymagającej uruchomienia ćwiczonej kompetencji
• Analiza i wyciągnięcie wniosków rozwojowych z sytuacji, zdefiniowanie potrzeb i motywatorów Uczestnika do rozwoju kompetencji
• Przekazywanie oraz prowokowanie do tworzenia techniki dotyczącej radzenia sobie z sytuacją
• Wsparcie Uczestnika w zaadaptowaniu techniki lub narzędzia w kontekście jego życia zawodowego
• Przećwiczenie z Uczestnikiem techniki lub narzędzia w sytuacji realnej lub eksperymentalnej (gorące krzesło, scenki, odgrywanie ról)
• Wsparcie Uczestnika w wyciągnięciu wniosków z doświadczenia oraz korygowaniu technik lub narzędzi

Stosujemy w minimum 75% czasu szkolenia formę warsztatową i treningową.

Formy te pozwalają nam docierać do jednego z najgłębszych poziomów funkcjonowania psychicznego człowieka, blokującego zmianę: przekonań. Im zmiana dokonuje się na głębszym poziomie, tym silniej pociąga za sobą zmiany na płytszych poziomach – szczególnie na poziomie wiedzy, umiejętności i zachowań. Ponieważ poziom przekonań jest najgłębszym poziomem, na jaki możemy wpływać szkoleniem, najsilniej warunkujemy rozwój kompetencji. Im bardziej rozwinięta kompetencja, tym efektywniej wpływamy na środowisko.

Trenerzy korzystają z różnorodnych metod warsztatowo-treningowych:

• Gorące krzesło
• Konkurs z nagrodami
• Nagranie kamerą
• Odgrywanie ról i scenek
• Dyskusja moderowana
• Instruktaż
• Przykłady audio i video
• Ćwiczenia indywidualne, w grupach
• Trening ze stop-klatką na feedback

Do spisu

Informacje dodatkowe

Efekty szkolenia

Nauczysz się:

• Wykorzystywania MS Outlook® do odciążenia zasobów pamięci i uwagi oraz usprawnienia zarządzania sobą w czasie dzięki zaawansowanym funkcjom MS Outlook®
  
• Zwiększania własnej efektywności dzięki narzędziom planowania i prioprytetyzowania
• Mierzenia własnej efektywności

Do spisu

Co zawiera pakiet szkoleniowy i czym wyróżniamy się wśród konkurencji

My nie odwołujemy szkoleń

Jeżeli widzisz etykietę "Termin gwarantowany" na naszym szkoleniu, to znaczy, że szkolenie odbędzie się na 100%. Etykieta "Gwarancja terminu" oznacza, że zostanie on zagwarantowany wraz z pierwszym zapisem. Nawet gdyby tak się zdarzyło, że na dany termin zapiszesz się tylko Ty, przeprowadzimy to szkolenie tylko dla Ciebie. To oznacza, że otrzymasz  droższą i efektywniejszą formę szkolenia: trening indywidualny! Dlaczego nie odwołujemy szkoleń? Ponieważ większą wartość ma dla nas bycie odpowiedzialnym i wiarygodnym partnerem, niż maksymalizowanie zysków za wszelką cenę. Jest to również z naszej strony wyraz szacunku dla Klienta.

Badamy potrzeby Uczestnika przed szkoleniem

Trener kontaktuje się z Uczestnikiem 2 dni po zgłoszeniu, by poznać jego potrzeby (czyli co jest dla Uczestnika problemem, wyzwaniem, trudnością w temacie szkolenia) i kontekst zawodowy, dzięki czemu wie, co dla każdego Uczestnika jest ważne i na co zwrócić uwagę prowadząc szkolenie. Jeśli potrzeby Uczestnika będą mogły być zrealizowane w pełniejszym stopniu na innym szkoleniu, trener doradzi zmianę tematu szkolenia.

Uczestnik dostaje trening indywidualny po szkoleniu

Chcemy, by był taki czas, gdy trener jest tylko dla Ciebie, Uczestniku, i nikogo więcej - byś mógł nie przejmując się niczyją obecnością zająć się najtrudniejszymi dla Ciebie sprawami, byś mógł przećwiczyć z trenerem techniki sam na sam i dostać spersonalizowany feedback, by cała uwaga trenera była tylko dla Ciebie. Dlatego w ciągu roku od szkolenia dajemy Ci 90 min indywidualnego treningu - sam na sam z trenerem.
Na tym nasza troska o Twój rozwój się nie kończy - masz nieograniczoną czasowo możliwość kontaktowania się z trenerem, by zadać nurtujące Cię pytania lub uzyskać poradę w obszarze tematycznym szkolenia.

Wsparcie trenera

Przez 3 miesiące trener wspiera Uczestnika telefonicznie w razie pytań i wątpliwości.

Przez rok utrwalamy wiedzę Uczestnika

Nowo zdobytą wiedzę najefektywniej zapamiętujemy, gdy w pierwszych miesiącach regularnie ją odświeżamy na różne sposoby oraz gdy wykorzystujemy ją do rozwiązywania nowych problemów. Dlatego przez rok będziemy przysyłać Ci, Uczestniku, najciekawsze i najważszniejsze treści ze szkolenia pod różnorodną postacią:

• Study case – opisujemy w nich przykłady użycia technik omawianych na szkoleniu w sytuacjach biznesowych.
  Ilość: 4, forma – mail ze wstępem odnoszącym do pełnej treści na stronie 4grow.pl.
• Materiały z teorią – opisujemy w nich teorię, czyli zasady, techniki, narzędzia omawiane na szkoleniu wraz z przykładową zawartością komunikatów.
  Ilość: 4, forma – mail ze wstępem odnoszącym do pełnej treści na stronie 4grow.pl.
• Quizy – sprawdzają znajomość zagadnień poruszanych na szkoleniu oraz wykorzystania tej wiedzy do rozwiązywania problemów. Po rozwiązaniu każdego zadania quizu Uczestnik otrzymuje automatycznie informacje zwrotną z poprawnymi odpowiedziami oraz ich uzasadnieniem, dzięki czemu od razu uczysz się, jeśli popełnisz błąd. Na końcu quizu Uczestnik otrzymuje podsumowanie wyników z raportem i punktacją.
  Ilość: 4, forma – ze wstępem odnoszącym do pełnej treści na stronie 4grow.pl.
• Pięciosekundówki – jedno, dwuzdaniowe najważniejsze kwintesencje, wnioski i reguły dotyczące zagadnień poruszanych na szkoleniu.
  Ilość: 12, forma – zawartość w mailu.

Do spisu

Opinie o szkoleniu

Bardzo polecam. Dwa dni efektywnie spędzonego czasu, który pozwoli na lepszą organizację mojej pracy i oczekuję - zaoszczędzi mój czas. Zajęcia prowadzone w sposób ciekawy, w dobrym tempie, ze zwróceniem uwagi na najistotniejsze elementy, dostosowane do naszych potrzeb i oczekiwań.
Paweł Łasica, After Sales Service & Quality Manager, Nespresso

Szkolenia z zakresu Tworzenia efektywnych prezentacji przy pomocy MS PowerPoint oraz Zarządzania czasem przy pomocy MS Outlook dla pracowników Polskiej Konfederacji Pracodawców Prywatnych Lewiatan, zrealizowane przez firmę 4GROW, wykonane zostały bardzo efektywnie i z dochowaniem należytej staranności.

Szkolenia składały się z szeregu praktycznych ćwiczeń, które cechowały się wysokim poziomem merytorycznym oraz aktywizującą formą. Założone na wstępie cele zostały w pełni zrealizowane. Szkolenia zostały wysoko ocenione pod kątem ilości, jakości i sposobu przekazywanej wiedzy merytorycznej. Uczestnicy podczas szkoleń zostali zmotywowani przez trenera do pracy do przyniosło wymierne korzyści - nabyli wiedzę i umiejętności z zakresu:

1. Funkcji narzędzia jakim jest MS Power Point, potrzebnych do samodzielnego tworzenia atrakcyjnych i efektywnych prezentacji;
2. Najważniejszych elementów budowania struktury, zakresu, formy i treści prezentacji tak, aby przekaz wizualny był przejrzysty, spójny i atrakcyjny dla danego odbiorcy;
3. Funkcji narzędzia, jakim jest MS Outlook, potrzebnych do samodzielnego zarządzania pocztą elektroniczną, kalendarzem, kontaktami oraz porządkowaniem zadań.
4. Najważniejszych elementów zarządzania czasem, efektywnej organizacji zadań, budowania swojego wizerunku poprzez biznesowe wykorzystanie poczty elektronicznej.

Forma warsztatowa pomogła uczestnikom pogłębić znajomości tematu, dostarczyć skutecznych rozwiązań a także rozpoznać nowe aspekty narzędzia.

Rzetelna i profesjonalna współpraca z Panem Mateuszem Dąbrowskim pozwoliła przygotować i zrealizować profesjonalne szkolenia z najwyższą starannością.

Firma 4GROW jest partnerem godnym polecenia, współpracę oceniamy bardzo pozytywnie. Wysoki poziom kompetencji, doświadczenie zawodowe oraz wiedza Pana Mateusza Dąbrowskiego, a także profesjonalne podejście do klienta sprawiają, że z przyjemnością polecamy firmę 4GROW jako solidnego i wiarygodnego partnera.

Adriana Nowaczek, Departament HR, Polska Konfederacja Pracodawców Prywatnych Lewiatan

Więcej opinii

Do spisu

Trener prowadzący szkolenie

Mateusz Dąbrowski

Prezes, trener, coach i konsultant 4GROW. Praktyk biznesu - od 2010 roku zarządza firmą. Psycholog biznesu i metodyk – twórca teorii psychologicznych, technik efektywności oraz programów szkoleń. Certyfikowany coach ICC oraz trener. Prezes Stowarzyszenia Negocjatorów Biznesu. Członek International Coaching Community, psycholog, absolwent UKSW (specjalność: Psychologia Kliniczna i Osobowości) oraz Akademii Leona Koźmińskiego (specjalność: Zarządzanie Ludźmi w Firmie).

Ekspert komentujący w mediach: Polsat, TVP2, TTV, Program 3 Polskiego Radia, Program 4 Polskiego Radia.