Obieg i archiwizacja dokumentów w systemie EZD
Cel szkolenia
Celem szkolenia jest zapoznanie jego uczestników z pojęciem elektronicznego zarządzania dokumentacją, archiwizacją dokumentów, instrukcją kancelaryjną w świetle obowiązujących przepisów prawnych.
Adresaci szkolenia
Szkolenie skierowane jest przede wszystkim do pracowników tych urzędów i instytucji, które jako podstawowy sposób dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw przyjęły bądź zamierzają przyjąć system Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (EZD).
Program szkolenia
1. Podstawowe przepisy prawne dotyczące zarządzania dokumentacją w podmiocie
- Przepisy regulujące obieg dokumentacji elektronicznej w podmiocie
- Przepisy regulujące archiwizację dokumentacji elektronicznej w podmiocie
2. Wymogi techniczne i organizacyjne systemów EZD – zadania organizacji
- Wymagania techniczne
- Komputery: specyfikacja techniczna, laptopy czy komputery stacjonarne
- Internet
- Skanery
- Serwerownia
- Sprzęt peryferyjny
- Wymagania organizacyjne
- Powołanie zespołu ds. wdrożenia EZD: kto ma w jego skład wchodzić
- Rozszerzone zadania kancelarii/ sekretariatu: wyzwanie dla organizacji
- Nowe zadania i specyfika pracy archiwisty
- Zarządzanie zmianą
- Na co zwrócić uwagę ogłaszając przetarg (SIWZ) lub wybierając bezpośrednio dostawcę usługi
3. Etapy wdrożenia systemu EZD
- I etap
- II etap
- III etap
- IV etap
- Działania dostosowawcze
- Modyfikacje
4. Podstawowy system dokumentowania przebiegu, załatwiania i rozstrzygania – System Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (EZD)
- Akty wewnętrzne dotyczące sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw
- Koordynator czynności kancelaryjnych – zadania w EZD
- Interoperacyjność znaku sprawy
- Akta sprawy w EZD
- Metryka sprawy w EZD
5. Czynności kancelaryjne w systemie EZD
- Zadania punktów kancelaryjnych
- Otwieranie przesyłek wpływających – wyjątki
- Rejestracja wpływów (naklejanie identyfikatora) – wyjątki
- Odwzorowanie cyfrowe (skanowanie) – wyjątki
- Wprowadzanie metadanych
- Tworzenie i prowadzenie składu chronologicznego w podziale na pełne
- Odwzorowanie i niepełne odwzorowanie
- Prowadzenie składu informatycznych nośników danych
- Wypożyczanie i wycofywanie dokumentacji ze składu chronologicznego i składu informatycznych nośników danych
- Przekazywanie do archiwum zakładowego dokumentacji ze składu chronologicznego i składu informatycznych nośników danych
- Wysyłka pisma papierowego i elektronicznego
- Zadania kierowników komórek organizacyjnych
- Dekretacja pisma – wyjątki
- Rejestracja wpływów (naklejanie identyfikatora) – wyjątki
- Dekretacja zastępcza
- Akceptacja projektów pism (jedno lub wielostopniowa)
- Podpisanie pisma podpisem elektronicznym
- Podpisanie pisma podpisem odręcznym
- Zadania prowadzących sprawy
- Zakładanie spraw
- Uzupełnianie metadanych
- Dekretacja zastępcza
- Prowadzenie kompletnych akt sprawy
- Prowadzenie metryk spraw
- Sporządzanie projektów pism
- Dokonywanie akceptacji
- Korespondencja wewnętrzna w EZD
- Obsługa i archiwizacja składów chronologicznych oraz składów informatycznych nośników danych
- Liczba, rodzaje i organizacja składów
- Obsługa składów chronologicznych i składów informatycznych nośników danych, w tym zasady wypożyczania lub wycofywania przesyłek
- Obsługa składów w systemie EZD
- Bieżąca obsługa składów a sposób prowadzenia akt spraw i obowiązujące systemy wykonywania czynności kancelaryjnych (system EZD, system tradycyjny)
- Postępowanie z dokumentacja w przypadku reorganizacji komórek organizacyjnych w EZD
6. Archiwizacja akt spraw zakończonych w EZD
- Przejmowanie dokumentacji elektronicznej do modułu archiwum zakładowego/składnicy akt
- Przejmowanie dokumentacji papierowej do modułu archiwum zakładowego/składnicy akt
- Przechowywanie i zabezpieczanie zgromadzonej dokumentacji elektronicznej i papierowej oraz prowadzenie jej ewidencji w systemie EZD
- Udostępnianie dokumentacji elektronicznej i papierowej przechowywanej w archiwum zakładowym/składnicy akt prowadzonym w systemie EZD
- Wycofywanie dokumentacji elektronicznej i papierowej ze stanu archiwum zakładowego/składnicy akt prowadzonym w systemie EZD
- Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej w systemie EZD
- Przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwów państwowych w systemie EZD
- Sprawozdawczość archiwum zakładowego w systemie EZD
