Opis i cel szkolenia

Celem szkolenia jest poznanie sposobów skutecznego wdrożenia nowego Pracownika do Firmy, aby stał się on efektywnym członkiem zespołu. Szkolenie jest dedykowane Pracownikom HR oraz Menedżerom odpowiedzialnym za opracowanie, realizację i koordynowanie procesu wdrożenia nowych Pracowników do Firmy oraz osobom, które poszukują nowych pomysłów i inspiracji w zakresie usprawnień, optymalizacji i automatyzacji procesu adaptacji, a także wszystkim, którzy chcieliby zdobyć wiedzę w zakresie projektowania i wdrażania procesu onboardingu.

Korzyści dla uczestników

• przegląd najlepszych praktyk wdrażania nowych Pracowników w Polsce i za granicą,
• zaprojektowanie optymalnego programu adaptacji nowych Pracowników,
• określenie kluczowych wskaźników pomiaru efektywności procesu onbordingu (ilościowych i jakościowych),
• otrzymanie wzorów dokumentów i praktycznych narzędzi wykorzystywanych w procesie wdrożenia,
• możliwość indywidualnych konsultacji z Trenerem po zakończeniu szkolenia

Metody szkolenia

• ćwiczenia indywidualne
• praca w parach i małych grupach,
• dyskusja
• case studies
• mini-wykłady interaktywne
• wymiana doświadczeń i pomysłów

Czas trwania

16 godzin dydaktycznych – 2 dni szkoleniowe

Program szkolenia

1. Rola i znaczenie onboardingu dla efektywności Organizacji:

• Korzyści dla Firmy i Pracowników
• Employee Experience
• Employee Advcacy
• Ryzyko utraty Pracownika w pierwszych miesiącach pracy
• Zasada 4C w onboardingu (Compliance, Clarification, Culture, Connection)

2. Kluczowe etapy wdrożenia nowego Pracownika:

• Pre-onboarding: dokumentacja, przygotowanie stanowiska pracy, informacje organizacyjne, list/mail „oczekujący”
• Magia Pierwszego Dnia Pracy:
  • Gotowe miejsce pracy
  • Pierwsze spotkanie z Zespołem i Przełożonym
  • Zapoznanie z Buddy’m
  • Welcome Pack – standardowe i nowatorskie pakiety powitane
  • Pierwszy dzień przy pracy zdalnej
• Onboarding pierwszego tygodnia: uzupełnienie dokumentacji, oczekiwania i plany, regularne wsparcie
• Onboarding pierwszego miesiąca: wdrożenie stanowiskowe, pierwsze zadania, regularny feedback, cele Pracownika, monitoring efektów, spotkania podsumowujące
• Onboarding pierwszych 3-6 miesięcy: regularny feedback, cele Pracownika, monitoring efektów, decyzja o zatrudnieniu, kierunki rozwoju
• Ewaluacja procesu onboardingu

3. Osoby zaangażowane w proces onboardingu i ich rola:

• HR
• Przełożony
• Zespół
• Opiekun (Buddy)
• Instruktor
• Jednostki wspierające (recepcja, administracja, IT, inne)

4. Narzędzia wspierające proces onboardingu:

• Road mapa procesu onboardingu
• Narzędzia pre-boardingowe
• Procedury
• Manuale papierowe i online
• Lista kluczowych kontaktów
• List/mail powitalny
• Listy kontrolne (check list)
• Filmy
• Instrukcje stanowiskowe
• Elementy gier, zabaw i doceniania

5. Przygotowanie planu onboardingu:

• Moduły ogólnofirmowe: kultura organizacyjna, informacje o Firmie, produkty Firmy, Klienci Firmy, struktura organizacyjna, regulaminy, polityki, procedury
• Moduły jednostek organizacyjnych: zadania jednostki i odpowiedzialności, współpraca z innymi jednostkami w Firmie, skład zespołu, zasady zespołowe
• Moduły stanowiskowe: cel stanowiska, zadania i wymagania stanowiskowe, odpowiedzialności i uprawnienia stanowiska, priorytetyzacja zadań, narzędzia pracy (systemy, urządzenia), dostępne wsparcie, ścieżka rozwoju
• Niezbędna dokumentacja
• Szkolenia obowiązkowe
• Treści stałe i aktualizowane
• Onboarding grupowy i sezonowy

6. Monitorowanie i ewaluacja procesu onboardingu:

• KPI procesu onboardingu
• Lista i analiza czynników krytycznych procesu onboardingu
• Ilościowe i jakościowe narzędzia monitorowania procesu onboardingu: checlisty, ankiety cząstkowe, ankieta kończąca, testy wiedzy i umiejętności, karta rozmowy monitorującej, badanie NPS

7. Rozwiązania online w procesie onboardingu:

• Przykładowe platformy i moduły onboardingowe
• Zadania i checklisty realizowane online i offline
• Projektowanie ścieżek wdrożeniowych
• Udostępnianie plików
• Wirtualna wycieczka po Firmie
• Na co zwrócić uwagę przy wyborze rozwiązania online:
  • Integracja danych z wewnętrznymi systemami HR i IT
  • Automatyczne powiadomienia
  • Synchronizacja z kalendarzem
  • Raportowanie procesu oraz wyników
  • Potwierdzanie zadań realizowanych offline
  • Wsparcie administratorów wewnątrzfirmowych
  • Bezpieczeństwo danych
  • Hosting i serwis
  • Weryfikacja referencji

8. Wykorzystanie procesu onboardingowego do rozwoju talentów i ścieżek karier

9. Najczęstsze błędy w procesie onboardingu i jak ich uniknąć

10. Dobre praktyki onboardingowe z rynku polskiego i zagranicznego