Jakość pracy, profesjonalizm, wizerunek i sprawność Asystentki oraz Sekretarki przekłada się bezpośrednio na wiele obszarów dobrego funkcjonowania Zarządzającego, sekretariatu oraz Firmy. Od Asystentki oczekuje się wysokich kompetencji w wielu obszarach – od wizerunku, przez prace biurowe i organizacyjne po umiejętności komunikacyjne i interpersonalne. Od odporności na stres i presję czasu, poprzez planowanie czasu Szefa po bycie empatycznym i asertywnym pośrednikiem między Szefem, zespołem, Klientami. Bycie dobrą Asystentką i Sekretarką wymaga specyficznego talentu, natomiast sprawdzone narzędzia i branżowa wiedza są tym, co można nabywać i wzmacniać przez całą drogę zawodową.
Adresaci szkolenia: Osoby pragnące podnieść poziom wiedzy i umiejętności, pracujące na stanowisku Asystentki i Sekretarki.
Zajęcia interaktywne odbywają się w grupach do 8 osób.
PROGRAM SZKOLENIA
PROFESJONALNY WIZERUNEK czyli ,,jak Cię widzą, tak Cię (i Firmę) piszą”
- Rola pierwszego wrażenia jako wizytówki Twojej, Firmy, Twojego Szefa
- Reprezentujesz Firmę – wymogi dotyczące stroju w pracy czyli jak budować profesjonalny wizerunek własny, Szefa, Firmy
- Elementy dress code’u u Asystentki – moda a wymogi biznesowe versus Twoja sylwetka i uroda
SAVOIR VIVRE BIZNESOWY
- Elementy zachowań dyplomatycznych wobec Klientów, Szefa, Gości i Współpracowników
- Savoir vivre biznesowy – czym różni się od towarzyskiego czyli elementy powitania, precedencji, przedstawiania, gościnności
STANDARDY OBSŁUGI KLIENTA – JESTEM WIZERUNKIEM FIRMY
- Złote Standardy obsługi Klienta w sekretariacie
- Typy ,,trudnych” Klientów – wskazane sposoby reakcji, relacji, komunikacji
- Wybrane narzędzia komunikacyjne
- Dopasowanie komunikacji werbalnej i niewerbalnej w profesjonalnej obsłudze
- Słowa „wskazane oraz zakazane
ASYSTENTKA WSPARCIEM DLA OSOBY ZARZĄDZAJĄCEJ
- Kto i jak ustala zasady w zespole Asystentka i Osoba Zarządzająca ?
- Budowanie wzajemnego zaufania czyli co należy wiedzieć, rozumieć i uszanować w tym polityka prywatności i poufności
- Cykliczne spotkania z Przełożonym – wskazana częstotliwość oraz co na nich omawiać
- Pozyskiwanie informacji, zadawanie pytań, feedback czyli kto, komu i w czym pomaga
- Zasady przekazywania i przyjmowania informacji
ORGANIZOWANIE I KONTROLA CODZIENNYCH OBOWIĄZKÓW, CZYLI JAK ZWIĘKSZYĆ WŁASNĄ EFEKTYWNOŚĆ
- Rutyna i rytuały w pracy Asystentki czyli co powinno być nawykiem
- Hierarchia ważności spraw, ustalanie priorytetów
- Ustalanie dnia pracy i zakresu obowiązków dziennych, tygodniowych, miesięcznych
- Ochrona własnego czasu oraz ochrona czasu osoby Zarządzającej
- Higiena pracy i odpoczynku – jak pracuje nasz umysł i jak to wykorzystać
ORGANIZACJA SPOTKAŃ SŁUŻBOWYCH PRZEŁOŻONEGO – NAJLEPSZE PRAKTYKI
- Podstawowe zasady umawiania, potwierdzania i odwoływania spotkań
- Sprawna organizacja, agenda i notatki ze spotkania – co powinny zawierać
MONITOROWANIE I PROWADZENIE ROZMÓW TELEFONICZNYCH
- Formuła powitalna to pierwsze wrażenie – co najpierw powinien słyszeć Klient
- Kolejność łączenia oraz anonsowanie rozmów
- Filtrowanie rozmów czyli ochrona czasu Przełożonego
- Umawianie spotkań, wyjazdów, rezerwacji
- Trudne sytuacje – jak sobie z nimi radzić?
- Bank przydatnych zwrotów
Rozkład godzinowy:
Czas trwania I i II dzień:
08:45 – 09:00 Logowanie do platformy i sprawdzanie ustawień
09:00 – 14:00 Zajęcia
Po zapisaniu się na szkolenie wszystkie kwestie techniczne będą Państwu przesłane drogą mailową.
