Podczas szkolenia Uczestnik otrzyma praktyczną i prawidłową pod względem prawnym wiedzę w zakresie prowadzenia i ewidencjonowania czasu pracy pracowników bez względu na system czasu pracy. Celem szkolenia jest omówienie najważniejszych, podstawowych zasad prowadzenia dokumentacji pracowniczej, ze szczególnym uwzględnieniem dokumentacji dotyczącej ewidencjonowania czasu pracy. Praktyczne wskazówki pozwolą usystematyzować zakres dokumentacji i sposób jej uporządkowania w segregatorach i teczkach. Uczestnik dowie się, jakie dokumenty pozostawić w dokumentacji a jakie zniszczyć, jak zoptymalizować ich ilość oraz jakie konsekwencje niesie za sobą nieprowadzenie ewidencji. Wyeliminowane zostanie „stare” podejście i przywiązanie do list obecności oraz harmonogramów i grafików czasu pracy.
Korzyści dla uczestników:
Profesjonalne szkolenia to sposób na zdobycie wiedzy i umiejętności z zakresu prowadzenia kadr a w szczególności dokumentacji pracowniczej. Wskazanie praktycznych rozwiązań oraz omówienie nietypowych i problematycznych przypadków, ułatwi Uczestnikom wykonywanie bieżących obowiązków zgodnie z przepisami i przyjętą praktyką. Ograniczenie ilości gromadzonych na przestrzeni lat dokumentów w perspektywie 10 lub 50 lat ich przechowywania stanowi wymierny efekt szkolenia dla pracodawcy i uporządkowanie dokumentów dla działu kadr.
Adresaci szkolenia:
Szkolenie jest skierowane zarówno do osób początkujących, które rozpoczynają doświadczenie w kadrach, a także do osób zaawansowanych w zawodzie, które na co dzień zajmują się tą tematyką czasu pracy i dokumentacji pracowniczej. Z uwagi na szeroki zakres pozyskiwania dokumentacji do tworzenia ewidencji, szkolenie będzie również przydatne kierownikom, menedżerom, specjalistom innych działów w organizacji. Zarówno pracownikom sektora prywatnego jak i publicznego.
PROGRAM SZKOLENIA
Obowiązek prowadzenia oddzielnie dla każdego pracownika dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy.
- Nowe zasady prowadzenia dokumentacji pracowniczej.
- Odrębna część czy ta sama teczka? Jak to zrobić w praktyce? Forma prowadzenia dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy.
- Czy okres przechowywania dokumentów pracowniczych ma wpływ na to w jakiej formie i gdzie przechowujemy ewidencję?
- Odpowiedzi na interpelacje oraz praktyczne wyjaśnienia w sprawie prowadzenia dokumentacji pracowniczej.
Ewidencja czasu pracy na nowych zasadach.
- Nowe zasady ewidencjonowania czasu pracy czy tylko zmiana druku?
- Godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy w ewidencji każdego pracownika.
- Wykaz dokumentów niezbędnych do prawidłowego rozliczenia czasu pracy stanowiących dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy.
- Dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy, listy obecności, karty pracy – gdzie i w jakiej formie?
- Co z grafikami, rozkładami czy harmonogramem czasu pracy?
- Czy muszą być godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy w ewidencji, skoro mamy listę obecności z godzinami lub grafik?
- Prowadzenie list obecności w świetle RODO.
- Nowy druk ewidencji – wzór.
Inne dokumenty poza ewidencją dotyczące ewidencjonowania czasu pracy.
- Czy część dokumentów dotyczących ewidencjonowania może być w formie elektronicznej?
- Wnioski o udzielenie innego dnia wolnego w zamian za pracę w dniu wolnym lub w godzinach nadliczbowych – obowiązek, sankcje i konsekwencje dla pracodawcy w przypadku ich braku w dokumentacji.
- Zgody na pracę w godzinach nadliczbowych i oddelegowanie – w jakiej formie i jak często?
- Dokumenty związane z wykonywaniem pracy w godzinach nadliczbowych lub pozostawaniem poza normalnymi godzinami pracy w gotowości do wykonywania pracy:
- Czy potwierdzenia kierowników/przełożonych o ilości pracy w godzinach nadliczbowych przechowywać wraz z ewidencją?
- Jaką formę powinny mieć dokumenty potwierdzające ilość godzin nadliczbowych?
- Czy pracodawca powinien posiadać druki potwierdzające zgodę na pracę w godzinach nadliczbowych?
- Gdzie przechowywać pocztę mailową zawierającą ilość godzin nadliczbowych pracownika?
- Co z delegacjami?
- Czy system kart i czytników może stanowić ewidencję czasu pracy?
- W jaki sposób pobierać informację z czytników wejść i wyjść do ewidencji by było to zgodne z prawem?
- Ewidencjonowanie zadaniowego sytemu czasu pracy.
- Odmienny charakter wniosków o prywatne wyjścia.
- Wnioski urlopowe jako odrębna część dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy.
- Wnioskowanie o wolne celem opieki nad dzieckiem na podst. art.188 kp.
Wydawanie kopii grafików/harmonogramów, list obecności i ewidencji pracownikowi.
- Nowe obowiązki pracodawcy i 30 dniowy termin na wydanie dokumentacji.
- Czy pracodawca musi skserować pracownikowi listę obecności za ostatni rok?
- Czy istnieje różnica w udostępnianiu a wydawaniu dokumentów?
- Różnice w wydawaniu dokumentacji w postaci papierowej i elektronicznej.
- Forma wniosku i jego konsekwencje dla pracodawcy.
- Osoby uprawnione i miejsce wniosku w aktach osobowych.
- Jaką formę mają mieć wydawane dokumenty, czy potwierdzamy „odpis”?
- Czy można wysłać kopie mailem?
Brak ewidencji czy brak dokumentów dotyczących ewidencjonowania czasu pracy – różnice z punktu widzenia pracodawcy i PIP.
- Odpowiedzialność wykroczeniowa za brak ewidencji czasu pracy.
- Jak wygląda kontrola czasu pracy w zakładzie?
- Postępowanie Państwowej Inspekcji Pracy podczas kontroli czasu pracy – postępowanie wykroczeniowe.
- Konieczność wypłaty nadgodzin – tryb i odwołanie pracodawcy.
Rozkład godzinowy:
08:45 – 09:00 Logowanie do platformy i sprawdzanie ustawień
09:00 – ok. 15.00 Zajęcia.
Po zapisaniu się na szkolenie wszystkie kwestie techniczne będą Państwu przesłane drogą mailową.
