PROGRAM SZKOLENIA:
DZIEŃ I:
Cele dnia :
- Ustalenie czym dokładnie jest, a czym nie jest Opis Stanowisk Pracy, jaka jest konstrukcja Opisu Stanowiska Pracy,
- Poznanie stosowanych na rynku pracy wzorów Opisów Stanowisk Pracy, ustalenie zawartości maksymalnej i optymalnej wzoru Opisów Stanowisk Pracy
- Zmierzenie się z opisaniem stanowiska pracy – poznanie metodologii tworzenia Opisu, wagi i znaczenia poszczególnych pól Opisu, prawidłowych sposobów opracowania zapisów, wyzwań które się z tym wiążą.
Opis Stanowiska Pracy – definicja, konstrukcja, cel stosowania,
Opis Stanowiska Pracy a inne dokumenty (m.in. zakres obowiązków, zakres czynności, karta celów, formatka KPI, opis roli i funkcji, dziennik obciążenia pracą),
Wzory Opisów Stanowisk Pracy – stosowane na rynku pracy formatki, znaczenie formatki dla późniejszego procesu Opisywania Stanowisk Pracy, wykorzystania Opisów Stanowisk Pracy w Organizacji, utrzymywania Opisów Stanowisk Pracy w aktualności, słowniki we wzorze opisu i praktyczne posługiwanie się wzorem Opisu Stanowisk Pracy,
Rekomendowany wzór Opisu Stanowiska Pracy w zależności od:
- różnych grup zawodowych w Organizacji,
- wielkości, specyfiki i charakteru organizacji i jej stanowisk,
- planowanych obszarów wykorzystania opisów stanowisk pracy.
Zakres informacji w Opisie Stanowiska Pracy i ich prawidłowe sporządzanie (metodologia i warsztat):
Część I Opisu Stanowiska Pracy: informacje o stanowisku:
- Funkcjonalność tej części Opisu,
- Omówienie kolejnych pól Opisu, warsztat z opisywania:
- Nazwa stanowiska pracy,
- Symbol stanowiska,
- Miejsce pracy,
- Miejsce w strukturze organizacyjnej oraz zastępowalność,
- Cel stanowiska.
Część II Opisu Stanowiska Pracy: główne zadania, odpowiedzialności i uprawnienia stanowiska:
- Funkcjonalność tej części Opisu,
- Omówienie kolejnych pól Opisu, warsztat z opisywania:
- Zadania zawodowe,
- Zadania kierownicze / koordynatorskie,
- Rozpiętość kierowania,
- Uprawnienia,
- Skala działania,
- Kluczowe wskaźniki efektywności,
- Wpływ na wyniki organizacji,
- Złożoność i innowacyjność pracy,
Część III Opisu Stanowiska Pracy : wymagania stanowiskowe – wymagane kompetencje
- Funkcjonalność tej części Opisu,
- Podział kwalifikacji i kompetencji na poziomy wymagany i pożądany i jego znaczenie,
- Omówienie kolejnych pól Opisu, warsztat z opisywania:
- Wykształcenie,
- Wiedza merytoryczna i umiejętności zawodowe twarde (obiektywnie mierzalne),
- Formalne uprawnienia zawodowe,
- Znajomość języków obcych,
- Znajomość programów informatycznych (IT),
- Doświadczenie zawodowe i menedżerskie,
- Charakter pracy (grupa kompetencji),
- Postawy / zachowania.
Część IV. Opisu Stanowiska Pracy : współpraca /komunikacja /kontakty:
- Funkcjonalność tej części Opisu,
- Omówienie kolejnych pól Opisu, warsztat z opisywania
- Kontakty wewnętrzne i zewnętrzne,
- Współpraca, jej cel, charakter i częstotliwość,
- Komunikacja, jej cel, charakter i częstotliwość.
Część V. Opisu Stanowiska Pracy : ogólny poziom stanowiska:
- Funkcjonalność tej części Opisu,
- Poziom stanowiska wg klasyfikacji,
- Warsztat z przyporządkowania do klasyfikacji.
Część VI. Opisu Stanowiska Pracy : dodatkowe informacje:
- Funkcjonalność tej części Opisu,
- Dodatkowe informacje – zakres i forma dodatkowych informacji wprowadzanych do opisu,
- Osoby podpisujące Opis i znaczenie ich podpisów.
Część VII (nieobligatoryjna) Opisu Stanowiska Pracy : zakładka specyfikacji zadań:
- Funkcjonalność tej części Opisu,
- Informacje o stanowisku,
- Omówienie kolejnych pól Opisu, warsztat z opisywania,
- Zadania zawodowe – dane szczegółowe o zadaniach,
- Osoby podpisujące tą część opisu i znaczenie ich podpisów.
Część IX (nieobligatoryjna) Opisu Stanowiska Pracy : zakładka warunków pracy:
- Funkcjonalność tej części Opisu,
- Informacje o warunkach pracy,
- Omówienie kolejnych pól Opisu, warsztat z opisywania,
- Warunki pracy – dane szczegółowe o warunkach,
- Osoby podpisujące tą część opisu i znaczenie ich podpisów.
Budowanie ścieżki kariery w ramach tworzenia Opisów Stanowisk Pracy i ich znaczenie dla późniejszych procesów: rekrutacji i selekcji, oceny okresowej i motywowania, wartościowania oraz prawidłowej polityki płacowej i awansowej:
- Znaczenie gradacji stanowisk dla doboru, utrzymania i motywacji pracowników oraz ich wynagradzania,
- Jak prawidłowo zaprojektować gradację stanowisk w opisie stanowiska pracy,
- Typowe wymagania w gradacji dla stanowisk :
- Fizycznych / wykonawczych – niewykwalifikowanych, wykwalifikowanych, specjalistycznych, na poziomie brygadzisty i mistrza,
- Administracyjnych – stażujących, wspierających, specjalistycznych, eksperckich,
- Kierowniczych – koordynacyjnych, kierowniczych, dyrektorskich.
- Znaczenie gradacji dla późniejszych decyzji personalnych wobec pracownika.
Katalog Opisów Stanowisk Pracy:
- Definicja Katalogu Opisów Stanowisk Pracy,
- Wartość katalogu opisów stanowisk pracy dla organizacji,
- Rola administratora Katalogu Opisów Stanowisk Pracy,
- Metodologia opracowywania Katalogu Stanowisk Pracy :
- Metodologia tworzenia nazewnictwa stanowisk,
- Metodologia łączenia i rozdzielania podobnych stanowisk pracy,
- Metodologia postępowania ze specyficznymi rolami i funkcjami,
- Przyporządkowanie Opisów Stanowisk Pracy do Katalogu, systemowa aktualizacja, likwidacja niepotrzebnych Opisów Stanowisk Pracy.
- Metodologia analizy pracy wymagana do Opisywania Stanowisk Pracy:
- Analiza pracy – metody i ich praktyczne zastosowanie,
- Zbieranie danych o stanowiskach – ankiety, wywiad, obserwacja, korzystanie z danych,
- Weryfikacja informacji z analizy pracy.
- Instrukcja Opisywania Stanowisk Pracy:
- Zakres i forma instrukcji, jej znaczenie w procesie Opisywania Stanowisk Pracy,
- Ogólne i szczegółowe wskazówki dla osób sporządzających Opisy Stanowisk Pracy,
- Zapisy do Instrukcji – przykłady z rynku,
- Praktyczne posługiwanie się Instrukcją,
- Rekomendowany wzór i zakres Instrukcji Opisywania Stanowisk Pracy.
- Znaczenie modelu kompetencji dla prawidłowego sporządzenia Opisów Stanowisk Pracy:
- Znaczenie pracy mózgu dla osobowości i kształtowania się kompetencji,
- Osobowość i teorie osobowości a kształtowanie się kompetencji – obszar, zakres i aspekty pojęcia,
- Pomiar wybranych aspektów osobowości przydatne w środowisku biznesowym (m.in. do podziału pracy, opracowania opisów stanowisk pracy, rekrutacji, rozwoju) na przykładzie metody MBTI (i kilku innych mniej szczegółowo),
- Osobowość a preferencje zawodowe i kompetencje,
- Kształtowanie opisów stanowisk pracy biorących pod uwagę realność wymagań na stanowisku pracy dot. osobowości, preferencji i kompetencji,
- Model kompetencji w Opisie Stanowiska Pracy – znaczenie kształtu modelu kompetencji dla późniejszej akcji opisywania stanowisk pracy.
DZIEŃ II:
Cele dnia :
- Przećwiczenie modelowania etapów projektu Opisywania Stanowisk Pracy, w tym tworzenia karty projektu Opisywania Stanowisk Pracy pomocnej w organizacji akcji opisywania stanowisk w Organizacji i wdrożeniu Opisów do Organizacji,
- Przygotowanie uczestników szkolenia do zarządzania projektem Opisywania Stanowisk Pracy i realizacji akcji opisywania, w tym w zakresie typowych wyzwań i sposobów radzenia sobie z nimi,
- Ustalenie zakresu wdrożenia Opisów Stanowisk Pracy do Organizacji oraz ich wykorzystania w polityce personalnej firmy (perspektywa Zespołów Personalnych) i do zarządzania pracownikami (perspektywa menedżerów).
Program dnia:
Cele i korzyści projektu opisywania stanowisk pracy,
Podział ról i odpowiedzialności w projekcie:
- Osoby zarządzające projektem opisywania stanowisk pracy,
- Osoby opisujące stanowiska – wybór osób opisujących i znaczenie tego wyboru dla akcji spisowych,
- Partycypacja zarządu, kadry kierowniczej i pracowników w procesie opracowania opisów,
- Miejsce i rola reprezentacji pracowników w procesie opracowania opisów,
Przebieg projektu opisywania stanowisk pracy:
- Etapy projektu i zakres prac opracowania opisów stanowisk pracy, harmonogram prac – przebieg standardowy,
- Procedowanie w zakresie opisywania stanowisk pracy w 2 modelach:
- Opisywanie obecnego podziału pracy w organizacji (Fotografia Stanowisk Pracy),
- Opisywanie docelowego podziału pracy w organizacji (Modelowanie Stanowisk Pracy),
- Cele, korzyści i ryzyka obu podejść, ich przebieg,
- Możliwości zorganizowania masowych akcji spisowych – modele akcji spisowych, ich praktyczny przebieg,
- Zakres i forma przygotowania osób opisujących i osób zarządzających projektem,
Kluczowe ryzyka i czynniki sukcesu projektu, sterowanie nimi,
Realizacja projektu opisów własnymi siłami oraz przy współudziale firmy doradczej:
- Korzyści i ryzyka prowadzenia projektu własnymi siłami oraz przy współudziale firmy doradczej,
- Koszty, korzyści, harmonogram projektu i podział ról w projekcie prowadzonym przy współudziale firmy doradczej, zakres odpowiedzialności firmy doradczej,
Rozwiązania informatyczne w projekcie.
Metodologia aktualizacji opisów stanowiska pracy (opracowywania nowych / zmienionych opisów stanowisk pracy oraz ich wprowadzania do katalogu opisów stanowisk pracy) a działania menedżerów i zespołu personalnego
- Potwierdzanie konieczności utworzenia nowego stanowiska pracy i Opisu Stanowiska Pracy,
- Potwierdzanie konieczności aktualizacji Opisu Stanowiska Pracy,
- Potwierdzanie konieczności rezygnacji z Opisu Stanowiska Pracy.
Uwarunkowania odpowiedniego podziału ról i odpowiedzialności w opracowaniu opisów stanowisk pracy (ten temat będzie omówiony na poziomie ogólnym, wymaganym z punktu widzenia celów i ryzyk projektu Opisywania Stanowisk Pracy):
- Podział zadań i odpowiedzialności na poziomie jednostek organizacyjnych a Opisy Stanowisk Pracy, opisy zadań jednostek organizacyjnych w formie regulaminów organizacyjnych a Opisy Stanowisk Pracy menedżerów i pracowników,
- Rozpiętość kierowania na stanowiskach menedżerskich a podział zadań i odpowiedzialności na poziomie jednostek organizacyjnych, znaczenie rozpiętości kierowania dla menedżerskich Opisów Stanowisk Pracy,
- Obciążenie pracą na stanowiskach pracy a Opisy Stanowisk Pracy,
- Nierównomierny i równomierny poziom kompetencji pracowników a Opisy Stanowisk Pracy,
- Nieadekwatny i sprawiedliwy poziom wynagrodzeń pracowników a Opisy Stanowisk Pracy.
Obszary wykorzystania Opisów Stanowisk Pracy w polityce personalnej:
- Komunikacja korzyści do Zarządu i menedżerów kluczowych,
- Pełne wykorzystanie Opisów Stanowisk Pracy w działaniach ZZL, procesy personalne oparte na Opisach:
- Opisy Stanowisk Pracy a rekrutacja i selekcja,
- Opisy Stanowisk Pracy a kształtowanie efektywności i motywacji do pracy,
- Opisy Stanowisk Pracy a adekwatna polityka szkoleniowa – definiowanie wymaganych obszarów doskonalenia i rozwoju pracowników na stanowiskach pracy, ocena efektywności szkoleń i rozwoju,
- Opisy Stanowisk Pracy a rozwój pracowników w szerszym aspekcie :
- Ścieżki karier i awansów,
- Programy talentowe i programy rozwoju sukcesorów na stanowiska kluczowe,
- Programy rozwoju i doskonalenia menedżerów i ekspertów.
Wykorzystanie Opisów Stanowisk Pracy przez menedżerów i pracowników:
- Komunikacja korzyści dla menedżerów i pracowników,
- Wykorzystanie Opisów Stanowisk Pracy przez menedżerów i pracowników w codziennej pracy zawodowej:
- Znajomość Opisów Stanowisk Pracy,
- Opis Stanowiska Pracy z zakres czynności pracownika,
- Obserwacja w działaniu realizacji założonych zadań,
- Samodoskonalenie realizacji zadań przez pracownika,
- Rozmowy menedżera z pracownikiem – wyrażanie oczekiwań na bazie Opisu Stanowiska Pracy,
- Rozmowy oceniające menedżera z pracownikiem dot. zadań i obowiązków – informacje zwrotne, instruowanie i korygowanie przez menedżera,
- Wsparcie pracownika w samodoskonaleniu i poprawie wykonania zadań i obowiązków,
Decyzje personalne