Zakres tematyczny szkolenia
Nabycie umiejętności niezbędnych w pracy asystentki/sekretarki, a także zdobycie wiedzy potrzebnej do wspomagania przełożonych w procesie zarządzania, komunikowania się z współpracownikami i klientami. W szkoleniu wskażemy sposoby: doskonalenia umiejętności w zakresie optymalnego wykorzystania czasu pracy, zwiększenia umiejętności radzenia sobie z sytuacjami trudnymi i stresującymi tak aby skutecznie w nich działać.Program szkolenia:A. Znaczenie i zasady pracy biurowej oraz jej specyfika:- kwalifikacje zawodowe i osobiste jako podstawowe cechy sekretarki zadania asystenckie i recepcyjne sekretarki, (w oparciu o Regulamin organizacyjny i Przydział czynności), sekretariat wizytówką firmy na rynku.B. Obieg dokumentacji oraz korespondencji w firmie:- zasady przyjmowania i wysyłania korespondencji zgodnie z procedurami i instrukcjami biurowymi,- zasady rejestracji, znakowania i rozdzielania korespondencji; - instrukcja kancelaryjna i procedury biurowe;ewidencja faksów i przesyłek kurierskich;- przyjmowanie i wysyłanie korespondencji, instrukcja kancelaryjna a System kancelaryjny dziennikowy i bezdziennikowy, postępowanie z pismami niejawnymi;- sposoby prowadzenia dziennika korespondencji;- segregowanie i agregowanie dokumentacji firmy i jej rozdzielanie wg przeznaczenia;- sposoby zabezpieczania i przechowywania dokumentacji;- klasyfikacja dokumentów biurowych, zasady redagowania pism, budowa pisma – elementy pisma i elementy treści pisma, rodzaje blankietów korespondencyjnych wg Polskiej Normy;- rozkład elementów pisma na poszczególnych blankietach korespondencyjnych.C. Organizacja zebrań, konferencji i narad:- wybór miejsca spotkania;- zaproszenia;- układ sali i rozmieszczenie gości w zależności od charakteru spotkania;- przygotowywanie dokumentów, materiałów dla uczestników.D. Metody współpracy sekretarki z szefem:- organizowanie czasu pracy szefa;- współpraca w organizacji wyjazdów służbowych;- kontakty z kontrahentami.Wszelkie prawa autorskie do powyższego opracowania są zastrzeżone na rzecz autora; jakiekolwiek korzystanie z konstrukcji planu oraz jego powielanie przy użyciu zastosowanych lub zbliżonych znaczeniowo sformułowań jest zabronione bez pisemnej zgody autora.
