Program szkolenia:
1. Prawne regulacje podróży służbowych:
- Systematyka przepisów prawa powszechnie obowiązującego – Kodeks pracy oraz rozporządzenia wykonawcze,
- Autonomia regulacji wewnątrzzakładowych – układy zbiorowe, regulaminy wynagradzania oraz specyfika zapisów w umowach o pracę,
- Interakcja przepisów prawa pracy z prawem podatkowym – unikanie ryzyk u źródła.
2. Pojęcie podróży służbowej – ujęcie normatywne:
- Definicja podróży służbowej na gruncie prawa pracy (analiza relacji: siedziba pracodawcy – miejsce pracy – miejsce faktycznego wykonywania zadań),
- Podróż służbowa w ujęciu podatkowym: wyjazdy pozaustawowe, jazda zamiejscowa vs lokalna, incydentalne wyjście służbowe.
3. Podróż służbowa a oddelegowanie:
- Długotrwałe podróże służbowe a zmiana miejsca świadczenia pracy – aspekty praktyczne i granice czasowe.
4. Miejsce rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowej:
- Determinanty miejsca rozpoczęcia i zakończenia krajowej podróży służbowej,
- Specyfika wyznaczania granic podróży zagranicznej.
5. Czas trwania oraz przerwy w podróży służbowej:
- Wpływ przerw (prywatnych i losowych) na uprawnienia do świadczeń delegacyjnych.
6. Świadczenia przysługujące pracownikowi z tytułu podróży służbowej:
- a) Krajowe podróże służbowe i ich kwalifikacja podatkowa:
- Relacja czasu pracy do czasu podróży służbowej w świetle aktualnego orzecznictwa,
- Przychód pracownika: diety, koszty przejazdu, dojazdy, noclegi oraz inne wydatki uzasadnione,
- Kwalifikacja podatkowa rozliczeń: pracownicy, zleceniobiorcy, wykonawcy dzieł, członkowie organów spółek oraz przedsiębiorcy,
- Pojazd mechaniczny w podróży: eksploatacja samochodów prywatnych (jazdy lokalne i zamiejscowe),
- [PROJEKT] Nowa „kilometrówka” 2026: zróżnicowanie stawek dla pojazdów spalinowych i elektrycznych,
- Delegowanie z wykorzystaniem floty służbowej,
- Dokumentacja krajowa: wdrożenie KSeF – faktury ustrukturyzowane jako podstawa rozliczeń kosztów delegacji.
- b) Należności przy zagranicznych podróżach służbowych i ich status podatkowy:
- Wyznaczanie państwa docelowego oraz etapy podróży (odcinek krajowy vs zagraniczny),
- Rozliczanie kosztów: czas pracy, diety, noclegi, wyżywienie oraz wydatki incydentalne,
- Należności a różnice kursowe: zasady wyceny kosztów w walucie obcej i kursy właściwe dla rozliczeń,
- Podróże osób niebędących pracownikami (B2B, kontrakty menedżerskie, prokurenci),
- Delegacje zagraniczne w działalności gospodarczej,
- Dokumentacja zagraniczna: wymogi formalne a obieg dokumentów elektronicznych.
7. Rozliczanie podróży służbowych – aspekty techniczne:
- Zaliczki na poczet kosztów podróży – obowiązek i forma,
- Terminy i tryb rozliczania wydatków poniesionych przez pracownika,
- Procedura rozliczenia w przypadku braku udokumentowania wydatków,
- Automatyzacja rozliczeń w oparciu o dane z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).
8. Zagadnienia szczegółowe: „Trudne przypadki”:
- Mobilność zawodowa: przedstawiciele handlowi i serwisanci,
- Oddelegowanie jako usługa transgraniczna – zasady ustalania przychodu,
- Dieta tranzytowa i podróże wielopaństwowe,
- Usprawiedliwiona nieobecność w trakcie delegacji,
- Zjawisko „diety ujemnej” – analiza przypadków,
- Wyjazdy szkoleniowe pracowników i osób trzecich,
- Bleisure – łączenie podróży służbowej z urlopem,
- Śniadanie w cenie usługi noclegowej a limity diet,
- [PROJEKT] Zwrot kosztów ładowania pojazdów elektrycznych (EV) oraz opłat infrastrukturalnych w pojazdach prywatnych.
9. Zagadnienia pochodne i optymalizacja:
- Użytkowanie pojazdów niebędących własnością pracodawcy (ryczałty, ewidencje, zwolnienia),
- Użytkowanie aut służbowych do celów prywatnych – ustalanie przychodu ryczałtowego,
- Wynajem aut za granicą (Rent a car) a obowiązki w zakresie podatku u źródła (WHT).
10. Rozliczenia podróży niepracowniczych:
- Specyfika umów cywilnoprawnych oraz organów zarządzających i nadzorczych.
11. Podróże służbowe kierowców – stan na 2026 r.:
- Analiza skutków likwidacji podróży służbowych w transporcie międzynarodowym,
- Diety w przewozach krajowych,
- Zasady ustalania podstawy oskładkowania i opodatkowania „wirtualnych diet”.
12. Świadczenia delegacyjne w ubezpieczeniach społecznych:
- Wyłączenia z podstawy wymiaru składek ZUS dla pracowników i zleceniobiorców.
13. Przegląd aktualnego orzecznictwa i praktyki organów skarbowych:
- Analiza najnowszych interpretacji KIS i wyroków sądów administracyjnych.
14. Podsumowanie i panel dyskusyjny.
Szkolenie to organizujemy również w FORMIE ZAMKNIĘTEJ dostosowując program
do indywidualnych potrzeb Klienta.
