Szkolenie omawia zasady rozliczania podróży służbowych, oddelegowań oraz korzystania z firmowego pojazdu w 2026 roku. Uczestnicy poznają aktualne przepisy dotyczące diet, kilometrówek, zwrotów kosztów oraz obowiązki pracodawcy i pracownika w zakresie ewidencji i rozliczeń.
1. Podstawowe pojęcia i kategorie
2. Przepisy prawne regulujące podróże służbowe
- Kodeks pracy
- Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej
- ustawy podatkowe
- zakładowe przepisy płacowe
3. Krajowe podróże służbowe
- zasady ogólne
- pisemne polecenie wyjazdu – „wystawienie delegacji”
- skąd – dokąd, cel wyjazdu
- diety
- nowe stawki diety, ryczałtu za nocleg i jazd lokalnych
- koszty przejazdów
- podróż służbowa prywatnym samochodem – podwyższone stawki za km,
- nowe regulacje dot. odbywania podróży służbowych prywatnym samochodem
- dojazdy do pracy, ryczałty
- noclegi
- dodatkowe świadczenia
- kiedy i jak rozliczyć „delegację”
- praktyczne rozliczanie podróży służbowych krajowych – ćwiczenia.
4. Zagraniczne podróże służbowe
- polecenie wyjazdu
- jeden lub więcej krajów docelowych
- dojazd do i od granicy
- czas pobytu za granicą
- diety w pełnej i ograniczonej wysokości
- zmienione stawki diet i kosztów hotelowych w niektórych krajach od 01.2023
5. Watykan jako odrębny kraj
- pobyt w szpitalu, zwrot kosztów leczenia
- rozliczenie i zwrot kosztów przejazdu, dojazdy miejscowe
- rozliczenie kosztów noclegu – hotel, ryczałt
- zaliczki na podróże zagraniczne i ich rozliczenie
- ćwiczenia praktyczne, ustalanie kursów walut obcych, rozliczenia
5. Samochody w podróżach służbowych
6. Podróże służbowe pracowników jako koszt uzyskania przychodu
7. Podróże służbowe a przychód u pracownika
- podatkowe skutki orzeczenia Trybunału Konstytucyjnego w sprawie nieodpłatnych świadczeń
- orzeczenie NSA dot. usług gastronomicznych jako kosztów uzyskania
- nowe interpretacje Dyrektora KIS w tym zakresie
8. Ubezpieczenie uczestników podróży służbowej – zmiana stanowiska organów skarbowych
9. Rozliczenie zaliczek
- zaliczki w walucie obcej, rozliczenie, kursy walut
- zaliczka w ZLP – wydatki w walucie obcej, rozliczenie
- poniesione koszty w walicie obcej – rozliczenie bilansowe i podatkowe.
10. Oddelegowanie a podróż służbowa
- czym jest oddelegowanie, różnice między podróżą służbową a oddelegowanie
- ustalanie wynagrodzenia za czas oddelegowania
- czasowa zmiana warunków zatrudnienia – porozumienie zmieniające lub wypowiedzenie zmieniające
- obowiązki pracodawcy związane z oddelegowaniem
- rozliczenie wydatków i wynagrodzenia w okresie oddelegowania
- inne wydatki – wynajem lokalu, budynku do potrzeb noclegu pracowników w kraju i za granicą, inne koszty
- świadczenia na rzecz pracowników oddelegowanych – skutki podatkowe
- diety za czas oddelegowania
- zorganizowanie dowozu i powrotu pracowników oddelegowanych
- nocleg dla pracowników oddelegowanych
- inne nieodpłatne świadczenia a przychód podatkowy oddelegowanego i koszty uzyskania pracodawcy
11. Podróże służbowe osób nie będących pracownikami (umowy cywilne)
12. Podróże służbowe właścicieli i udziałowców
13. Ewidencja księgowa w księgach rachunkowych i PKPiR
14. Aspekty podatkowe – koszty uzyskania u pracodawców i przychody podatkowe u „oddelegowanych”
- przykłady i ćwiczenia kosztów i przychodów podatkowych.
II. Pojazdy samochodowe
1. Odliczenie podatku naliczonego VAT z tytułu nabycia samochodów:
- nowelizacja przepisów dotycząca zasady odliczenia VAT naliczonego od nabycia, WNT, importu, wytworzenia pojazdów samochodowych i ciężarowych – wyłączenia
- limity odliczeń 50% podatku naliczonego od pojazdów samochodowych
- ograniczone prawo do odliczenia również od paliwa i wydatków eksploatacyjnych związanych z pojazdem samochodowym
- obowiązek rejestracji (VAT-26) pojazdów samochodowych wykorzystywanych wyłącznie do prowadzenia działalności gospodarczej
- informowania urzędu skarbowego o zmianie przeznaczenia pojazdów
- korekta podatku naliczonego w przypadku zmiany przeznaczenia samochodów (prawo i obowiązek)
- VAT naliczony przy nabyciu, leasingu samochodu osobowego
- amortyzacja samochodów osobowych oddawanych w dzierżawę, najem lub leasing
2. Obowiązki rejestracyjne
- deklaracja VAT-26 – nowe terminy i zasady wypełnienia
- obowiązek prowadzenia ewidencji przebiegu, regulamin rozliczania (weryfikacji jazd) pojazdu, podatnik zwolniony z VAT a ewidencja przebiegu pojazdu
- zakres informacyjny ewidencji
- obowiązki informacyjne w przypadku zmiany przeznaczenia pojazdu.
3. Zmienione zasady amortyzacji, wydatków eksploatacyjnych i zasad leasingu – limit 100.000,- zł samochodów osobowych w ustawach o PDOP i PDOF
- definicja samochodu osobowego
- pojazdy o szczególnej konstrukcji
- odpisy amortyzacyjne w przypadku pojazdów elektrycznych i pozostałych
- składka AC a koszt uzyskania
- wydatki eksploatacyjne (100 %; 75% lub 20%) a ewidencja przebiegu pojazdu
- samochód osobowy „prywatny” a wydatki eksploatacyjne jako koszt uzyskania
- warunki wprowadzenia samochodu do ewidencji środków trwałych (wycena)
- umowa „leasingu operacyjnego”
- najem / leasing samochodu za granicą
- leasing a wydatki eksploatacyjne
- wykup samochodu z leasingu po zakończeniu umowy
- umowa najmu – dzierżawy zrównana z umowami leasingowymi (długoterminowe)
- umowy najmu – dzierżawy zawarte na okres krótszy niż 6 m-cy (krótkoterminowe)
- samochody służbowe używane na cele osobiste
- przychód pracownikami
- VAT należny?
- Samochody prywatne wykorzystywane w działalności gospodarczej
- samochód prywatny pracownika wykorzystywany na cele pracodawcy: ryczałt; ewidencja przebiegu; zwrot kosztów a przychód pracownika zmienione orzeczenie NSA
- samochód prywatny wykorzystywany w prowadzonej przez właściciela działalności gospodarczej
4. Wyjaśnienia i interpretacje organów skarbowych oraz orzecznictwo sądów administracyjnych
