Power Query w Excelu

Zautomatyzuj swoją codzienną pracę z Excelem. Szkolenie z Power Query to inwestycja w kompetencje, które błyskawicznie się zwracają. Poznaj wbudowane narzędzie, które trwale eliminuje żmudne kopiowanie, wklejanie i ręczne czyszczenie danych, przekształcając godziny powtarzalnej pracy w jedno kliknięcie „Odśwież”. Zyskaj czas, ogranicz błędy i skup się na tym, co naprawdę istotne – na analizie gotowych wyników, a nie na ich mozolnym przygotowywaniu.

Cele i korzyści

Głównym celem szkolenia jest przekazanie praktycznej wiedzy z zakresu automatyzacji procesów przetwarzania danych przy użyciu narzędzia Power Query. Nauczysz się, jak optymalizować swoją pracę w Excelu, aby system wykonywał rutynowe obowiązki za Ciebie.

Podczas szkolenia nauczysz się:

• Logiki działania Power Query: Zrozumiesz, jak program nagrywa i zapamiętuje poszczególne kroki, aby móc je bezbłędnie powtarzać w przyszłości.
• Importu i transformacji danych: Opanujesz pobieranie informacji z wielu różnych plików, arkuszy oraz folderów jednocześnie.
• Standaryzacji i czyszczenia zestawień: Zobaczysz, jak radzić sobie z nieuporządkowanymi danymi (usuwanie pustych wierszy, ujednolicanie nazw kolumn, naprawa błędów).
• Zaawansowanego łączenia danych: Dowiesz się, jak sprawnie scalać zapytania i porównywać bazy danych bez konieczności stosowania skomplikowanych formuł.

Jakie problemy rozwiązuje Power Query:

• doprowadzi dane do takiej postaci, jakiej potrzebujesz, choć wydawało się, że się nie da, że czekają Cię długie godziny ręcznej dłubaniny,
• zrobi porządek w danych zanim zaczniesz tą właściwą pracę – wyrzucasz dane do Excela i zanim cokolwiek możesz zrobić zaczynasz obróbkę danych: usuwasz puste wiersze, kolumny, coś usuwasz, coś filtrujesz, zmieniasz nazwy kolumn, rozdzielasz kolumny, łączysz kolumny, coś obliczasz, uzupełniasz puste komórki o potrzebne dane, poprawiasz błędy,
• połączy dane z wielu plików / arkuszy do jednego – zamiast robić kopiuj – wklej, żeby mieć bazę danych do analiz i raportów. A gdy w Twoich plikach coś się zmieni, Ty robisz tylko odśwież i masz aktualne dane.
• porówna dowolne zestawienia ze sobą i wyciągnie różnice – co jest w jednym a nie ma w drugim, albo jest w obu, ale się różni. A gdy podstawisz nowe pliki np. za nowy miesiąc, Ty robisz tylko odśwież i masz aktualne dane.
• połączy dane z wielu różnych plików na różne tematy w jedną spójną tabelę – masz kilka plików z różnymi informacjami, a ktoś chce z tego raport pokazujący wszystko podsumowane i w jednej tabeli. A gdy w Twoich plikach coś się zmieni, Ty robisz tylko odśwież i masz aktualne dane.
• bardzo pomaga przy tworzeniu budżetów, gdy dane od różnych osób / działów trzeba scalić w jedną bazę. Czasem to spójne tabele, a czasem zupełnie różne.

Program szkolenia

1. Porównujemy ze sobą dwa różne pliki i wyrzucamy różnice.

• Omówimy bazy danych, z których będziemy łączyli dane do jednego pliku.
• Pobieramy dane z pliku z danymi o sprzedaży i dokładamy oznaczenie, skąd pochodzą dane.
• Pobieramy dane z pliku z danymi z zestawienia faktur i dokładamy oznaczenie, skąd pochodzą dane.
• Ujednolicamy nazwy kolumn z obu zapytań – bardzo ważna czynności.
• Łączymy oba zestawienia.
• Przestawiamy dane z jednej kolumny do dwóch kolumn – oddzielnie konto, oddzielnie zestawienie, żeby móc policzyć różnice.
• Obliczamy różnice, czyli wyłapujemy niezgodnie dokumenty.
• Omawiamy błędy, które powstały przy obliczeniu różnic i naprawiamy błędy.
• Ładujemy dane do Excela i omawiamy różne sposoby ładowania i przechowywania danych z Power Query.

2. Jak połączyć dane z wielu plików oraz dołożyć dodatkowe informacje z zupełnie innych plików.

• Zaczytamy dane z wielu plików z i zrobimy z nich jedną bazę danych.
• Popracujemy z datami, żeby obliczyć ilość dni nieobecności i omówimy kłopoty, jakie możemy spotkać. Dodamy dodatkowe parametry daty do dalszych analiz.
• Z dodatkowego pliku dołożymy potrzebne informacje o dostępnym potencjale czasy pracy w danym dziale, w danym miesiącu czyli nauczymy się scalania zapytań.
• Nauczymy się grupować dane, czyli z bardzo wielu wierszy zrobić mniejszą taką posumowaną bazę danych.
• Nauczymy się stosować kolumnę przestawną czyli robić taką jakby tabelę przestawną w Power Query.
• Zastanowimy się, jak najlepiej załadować te dane do Excela.
• Dołożymy dane z kolejnego miesiąca i sprawdzimy, czy one zostaną zaczytane po odświeżeniu danych.

3. Jak połączyć dane z wielu plików i wielu arkuszy jednocześnie?

• Omówienie danych, które mamy połączyć w jedną bazę danych i przekształcić do naszych potrzeb.
• Zaczytujemy dane z o produkcji z wielu plików, wielu arkuszy z jednego folderu. Wyciągamy dodatkowe informacje z nazwy pliku i arkusza, żeby wspomóc analizy.
• Pobieramy dane z nowego źródła danych – numery miesięcy oraz robimy działania z datami.
• Pobieramy kolejne dane z nowego źródła. Scalamy zapytania, ale według danych z dwóch kolumn. Pobieramy dane z pliku tekstowego i scalamy dane z zapytaniem głównym. Ładujemy dane do Excela w najbardziej optymalny sposób.

4. Jak pobrać dane z wielu różnych plików, o różnych kolumnach z wybranych kolumn?

• Łączymy dane z wielu plików, które wyglądają zupełnie inaczej. Mają kolumny wspólne (towar, data, ilość, wartość) i wiele kolumna różnych i zupełnie różnie nazwanych.
• Porządkujemy dane tak, żeby je można było połączyć na jedną wspólną bazę danych i robić z niej analizy.

Program szkolenia stanowi prawnie chronioną własność intelektualną, a jego przetwarzanie, rozpowszechnianie lub korzystanie z niego bez wiedzy i zgody autora jest zabronione.

Metody szkoleniowe

Szkolenie prowadzone jest metodą warsztatową z wykorzystaniem komputera*.

UWAGA !!! Do zrealizowania szkolenia niezbędne jest posiadanie programu Excel 2016 lub nowszej wersji, albo Excela 2010 / 2013 z dodatkiem Power Query, który można pobrać bezpłatnie ze strony Microsoft.

* W przypadku szkoleń zamkniętych istnieje możliwość przygotowania dedykowanych ćwiczeń na podstawie wcześniej przesłanych plików.

Adresaci

Każdy, kto pracuje z Excelem i poświęca czas na powtarzalne czynności (jak te opisane wyżej), przygotowuje dane do codziennej pracy dla siebie lub innych.