Adresaci szkolenia:
Szkolenie skierowane jest do archiwistów, koordynatorów czynności kancelaryjnych oraz osób odpowiedzialnych za zarządzanie dokumentacją, które posiadają podstawową wiedzę z zakresu archiwizacji i chcą rozwinąć kompetencje praktyczne związane z rozwiązywaniem trudnych i nietypowych sytuacji w pracy archiwum zakładowego.
Korzyści:
Uczestnicy szkolenia:
- nauczą się skutecznie diagnozować problemy w dokumentacji i ewidencji archiwalnej,
- poznają praktyczne sposoby porządkowania akt i eliminowania błędów kancelaryjnych,
- przećwiczą procedury zmiany kategorii archiwalnej i brakowania dokumentacji,
- dowiedzą się, jak budować przejrzysty i funkcjonalny JRWA,
- poznają najczęstsze nieprawidłowości wykrywane podczas kontroli archiwalnych,
- nauczą się analizować dokumentację odziedziczoną po reorganizacjach i likwidacjach jednostek,
- otrzymają zestaw praktycznych wskazówek oraz gotowych rozwiązań do wykorzystania w codziennej pracy.
Szkolenie ma charakter praktyczny – uczestnicy pracują na przykładach, analizują rzeczywiste przypadki oraz wspólnie rozwiązują problemy archiwalne spotykane w jednostkach organizacyjnych.
Program szkolenia:
1. Dokumentacja w praktyce – gdzie najczęściej powstaje chaos?
obieg dokumentacji w jednostce organizacyjnej,
odpowiedzialność komórek merytorycznych i archiwum zakładowego,
jak rozpoznać błędy już na etapie tworzenia dokumentacji,analiza przykładów z praktyki uczestników.
2. Grupowanie dokumentacji bez błędów
teczka akt spraw a dokumentacja nietworząca akt spraw,
wydzielone grupy spraw,
teczki zbiorcze – kiedy pomagają, a kiedy powodują problemy,
dokumentacja podmiotowa i przedmiotowa,
najczęstsze błędy popełniane przez pracowników merytorycznych.
3. JRWA w praktyce
jak tworzyć funkcjonalny Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt,
najczęstsze błędy konstrukcyjne w JRWA,
klasy problematyczne i dokumentacja „trudna do przypisania”,
tworzenie klas dla dokumentacji elektronicznej i mieszanej,
teczki zbiorcze w JRWA – dobre praktyki.
4. Zmiana kategorii archiwalnej – procedury i praktyka
kiedy możliwa jest zmiana kategorii archiwalnej,
współpraca z Archiwum Państwowym,
podniesienie dokumentacji do kategorii A,
zmiana kategorii w obrębie dokumentacji niearchiwalnej,
jak poprawnie nanosić zmiany w ewidencji archiwalnej.
5. Sukcesja dokumentacji i dokumentacja odziedziczona
przejęcie dokumentacji po reorganizacji lub likwidacji jednostki,
obowiązki sukcesora i jednostki przekazującej,
identyfikacja braków i błędów w odziedziczonej dokumentacji,
jak przygotować dokumentację do dalszego przechowywania lub brakowania.
6. Brakowanie dokumentacji – najczęstsze problemy
procedura brakowania krok po kroku,
brakowanie dokumentacji odziedziczonej,
czego najczęściej nie akceptuje Archiwum Państwowe,
błędy w spisach dokumentacji przeznaczonej do zniszczenia,
praktyczne wskazówki usprawniające procedurę.
7. Ewidencja archiwalna pod lupą
najczęstsze błędy w spisach zdawczo-odbiorczych,
problemy z sygnaturami, datami skrajnymi i kategoriami,
jak przygotować ewidencję „bezpieczną kontrolnie”,
dobre praktyki prowadzenia archiwum zakładowego.
8. Podsumowanie szkolenia
konsultacje problemów uczestników,
omówienie najtrudniejszych przypadków,
opieka pozaszkoleniowa.
