Asystentka Zarządu/Sekretarka powinna być świetnym organizatorem, strategiem i doskonale radzić sobie w nieoczekiwanych sytuacjach. W większości firm jest pierwszą osobą, z którą styka się klient, więc od jej profesjonalizmu w znacznym stopniu, zależy wizerunek firmy. Praca na tym stanowisku wiąże się przede wszystkim ze wspieraniem pracy całego zespołu, bądź poszczególnych działów przedsiębiorstwa, dlatego też ważna jest umiejętność skutecznej komunikacji, co również jest przedmiotem szkolenia.
Cel szkolenia:
Celem szkolenia jest nabycie umiejętności i kompetencji zawodowych Asystentki Zarządu/Sekretarki, pod względem oczekiwań osób zarządzających firmą.
Korzyści dla uczestników szkolenia:
Szkolenie polecamy dla:
Metodologia prowadzenia szkolenia:
Szkolenie prowadzone jest w formie warsztatów popartych krótkimi mini-wykładami, podczas których przekazywane będą niezbędne treści teoretyczne. Charakter zajęć ma za zadanie angażować wszystkich uczestników do aktywnego udziału, poprzez pracę w grupach, liczne ćwiczenia, dyskusje, burze mózgów, analizę przypadków, symulacje realnych sytuacji / zachowań. Szkolenie nastawione jest na naukę w praktyce.
MODUŁ I. FUNKCJA INFORMACYJNA I REPREZENTACYJNA SEKRETARIATU W FIRMIE
Sekretariat jako źródło informacji w Firmie - wyzwania, które się z tym wiążą dla sprawnego przepływu informacji
Funkcja reprezentacyjna sekretariatu (etykieta biznesowa vs. etykieta towarzyska)
Sekretariat - wizerunek Firmy, jak profesjonalnie zaprezentować siebie, przełożonego i Firmę?
Pierwsze wrażenie - moje biuro świadczy o mnie i ułatwia mi pracę
Elegancja w miejscu pracy - ogólne zasady stylizacji (kolorystyka i charakter ubioru, makijaż)
Klient zewnętrzny i Klient wewnętrzny Firmy - standardy obsługi i komunikacji. Sztuka przyjmowania Klientów i współpracowników
MODUŁ II. DBAŁOŚĆ O WIZERUNEK FIRMY
System identyfikacji wizualnej
Logo. Strona internetowa
Dbałość o wizerunek firmy w internecie
Działania informacyjne i public relations w praktyce firmy
Działania wizerunkowe w sytuacji kryzysowej
Wizerunek w obszarze społecznej odpowiedzialności biznesu
MODUŁ III. KOMUNIKACJA WEWNĘTRZNA W PRACY SEKRETARIATU
Psychologia komunikacji interpersonalnej - różne style, różne potrzeby
Jak reagować na style innych osób w celu wyboru adekwatnych form komunikacyjnych
Komunikacja z przełożonym - jak zadbać o komunikację dopasowując się do jego stylu pracy i osobowości
Komunikacja asertywna w sytuacjach trudnych – rola postawy i konsekwencji działania
Zarządzanie emocjami i panowanie nad stresem w sytuacjach trudnych
Trening z wykorzystaniem przykładowych sytuacji z życia zawodowego Uczestników
MODUŁ IV. SPOTKANIA I NARADY SŁUŻBOWE I POSIEDZENIA ZARZĄDU
Przygotowanie zaproszeń, materiałów, raportów
Przygotowanie harmonogramu spotkania
Przygotowanie sali i jej wyposażenia
Prezentowanie danych na slajdach
Optymalizowanie obrazów
Dostosowywanie treści prezentacji do odbiorców
Korzystanie z szablonów
Tworzenie biznesowych prezentacji multimedialnych Power Point
Protokołowanie podczas spotkań - jak prowadzić zapis przebiegu posiedzenia i jak przygotować zapis postanowień podjętych na spotkaniu?
MODUŁ V. WYBRANE TECHNIKI EFEKTYWNEGO ZARZĄDZANIA CZASEM I PODNOSZENIA EFEKTYWNOŚCI OSOBISTEJ
Macierz Eisenhowera - umiejętność rozpoznawania zadań pilnych, nie pilnych, ważnych i nieważnych oraz wykorzystanie tej wiedzy do planowania czasu
Zasada Pareto, analiza ABC - zarządzanie priorytetami
Własne możliwości i ograniczenia - krzywa REFA, dobowy rytm wydajności, organizacja dnia
Eliminacja zagrożeń efektywnej organizacji czasu - prokrastynacja, prawo Parkinsona
Planowanie zadań własnych i przełożonego
Przygotowanie podróży przełożonego
MODUŁ VI. KOMUNIKACJA TELEFONICZNA I E-MAILOWA
Zasady prowadzenia efektywnej rozmowy telefonicznej
Budowanie profesjonalnego wizerunku przez telefon
Telefoniczne załatwianie spraw/odbieranie i przekazywanie informacji
Radzenie sobie w trudnych sytuacjach podczas rozmów telefonicznych
Trening z wykorzystaniem przykładowych sytuacji z życia zawodowego Uczestników
Tworzenie profesjonalne korespondencji e-mailowej
Etykieta w korespondencji e-mailowej
MODUŁ VII. SAVOIR- VIVRE I WIZERUNEK OSOBISTY W BIZNESIE
Zastosowanie protokołu dyplomatycznego w biznesie (zasady procedencji)
Prezentacja, przedstawianie, tytułowanie podczas spotkań
Wręczanie i przyjmowanie wizytówek
Przejazdy służbowe - hierarchia miejsc w samochodzie
Wręczanie kwiatów i prezentów
Rodzaje i formy przyjęć biznesowych
Profesjonalne zaproszenie. Skróty na zaproszeniach
Mowa ciała w pracy
Dress code - ubiór biznesowy jako element budowy wizerunku
Opinie Uczestników o szkoleniu:
"Szkolenie przeprowadzone bardzo profesjonalnie. Świetnie przygotowana prowadząca w ciekawy sposób przekazywała informacje."
"Rewelacyjnie przekazywana wiedza Trenera zdobyta podczas pracy zawodowej. Profesjonalna Pani Trener."
"Bardzo dużo nowych i cennych informacji. Miła atmosfera i interesujące zadania do wykonania."
"Bardzo mertyoryczne szkolenie. Zachęcający sposób przekazywania wiedzy: prosty, naturalny czytelny."
"Profesjonalna Pani Trener. Szkolenie było prowadzone w sposób fachowy i bardzo rzetelnie."
"Po przeprowadzonym szkoleniu czuję się pewniejsza siebie, wiem na czym będzie polegała moja praca oraz to na co powinnam zwracać uwagę."
"Dużo praktycznych informacji przekazanych w bardzo profesjonalny sposób. Bardzo dobre przygotowanie merytoryczne Trenera."
