Profesjonalna obsługa sekretariatu- warsztat dla sekretarek i asystentów

Asystent(ka)/Sekretarka to prawa ręka swojego przełożonego, bez której dziś trudno sobie wyobrazić sprawne funkcjonowanie każdej instytucji. Idealna/y asystent/ka to osoba, która realizując wszystkie niezbędne działania, nie tylko reaguje na rzeczywistość, ale sama ją kreuje. Jej postawa, samoświadomość i efektywność buduje wizerunek zarówno własny jak i przełożonego oraz instytucji.

KORZYŚCI ZE SZKOLENIA:

• Kreowanie prawidłowego wizerunku zawodowego.
• Budowanie właściwych relacji z pracownikami, klientami i przełożonymi.
• Umiejętność asertywnego przedstawiania swoich poglądów, siebie oraz firmy.
• Zwiększenie umiejętności radzenia sobie z sytuacjami trudnymi w sekretariacie.
• Poprawa skuteczności radzenia sobie z ze stresem w pracy.
• Poznanie praktycznych zasad savoir - vivre w relacjach biznesowych.
• Poznanie najsilniejszych cech swojej osobowości i własnych ograniczeń zwieszające efektywność wykonywanych zadań.

PROGRAM SZKOLENIA: Profesjonalna Obsługa Sekretariatu

1. WSPÓŁPRACA Z PRZEŁOŻONYM, CZYLI PROFESJONALIZM I WSPARCIE:

• Utrzymanie prawidłowych relacji z przełożonymi.
• Pożądane cechy asystentki - typ osobowości, charakter, umiejętności...
• Lista podstawowych oczekiwań szefa.
• Efektywność w pracy asystentki.
• Komplementarność funkcjonowania zawodowego.
• Nastroje i emocje w relacji: przełożony-podwładny.

2. ZARZĄDZANIE CZASEM PRACY:

• Planowania pracy własnej.
• Prowadzenie terminarza spotkań i czynności szefa.
• Optymalne wykorzystanie czasu pracy.
• Planowanie własnych zadań w tle planu szefa.

3. ANALIZA WŁASNEJ EFEKTYWNOŚCI PRACY W KONTEKŚCIE ZARZĄDZANIA CZASEM:

• Przyczyny niekonsekwencji w realizacji planu pracy.
• Przyjmowanie poleceń i nowych zadań od zwierzchnika – dlaczego przejawiam opór?
• Jak polaryzacja i motywacja negatywna wpływają na planowanie i realizację zadań.
• Dlaczego wiele odkładam na później? O syndromie samo utrudniania.
• Określenie indywidualnych „złodziei” czasu, sposoby wyeliminowania przeszkód w efektywnym wykorzystaniu czasu.

4. ZASADY PLANOWANIA:

• Układanie planu dziennego, tygodniowego i innych.
• Korzyści wynikające z planowania.
• Kontrola realizacji planu.
• Określanie ramy czasowej dla realizacji zadania.
• Planowanie rezerwy czasowej.
• Ograniczanie wykonywania zadań do priorytetów.

5. ZASADY USTALANIA PRIORYTETÓW:

• Korzyści wynikające ze znajomości własnych priorytetów.
• Analiza wartości nakładu czasu ABC.
• Ustalanie własnych priorytetów.
• Czas czerwony i czas zielony.
• Czas zarezerwowany i czas dostępny.
• Konsekwencja w realizacji priorytetów.
• Co zrobić z zadaniami, których nie udało się zrealizować.

6. ETYKIETA BIZNESOWA I SAVOIR VIVRE:

• Zasady pierwszeństwa w kontaktach.
• Przedstawianie, anonsowanie, umawianie – jak nie popełnić faux pas.
• Wymiana wizytówek, powitania, tytułowanie.
• Zasady jazdy samochodem i transportu.
• Ceremoniał – ceremonie oficjalne, przebieg i organizacja uroczystości.
• Organizacja spotkań oficjalnych, wyjazdów i wizyt.
• Procedencja – zasady ustalania pierwszeństwa.
• Spotkania towarzysko – służbowe.
• Delegacje - dobór uczestników delegacji.

7. SPOTKANIA I PRZYJĘCIA - ORGANIZACJA I UCZESTNICZENIE:

• Formy przyjęć i ich miejsca.
• Zaproszenia.
• Dobór gości.
• Stół i nakrycia - instrukcja obsługi.
• Menu oraz dobór alkoholi i napoi.
• Oprawa i obsługa.
• Rola i obowiązki gospodarza i gościa.
• Aperitif / posiłek / digestif - zachowanie.
• Błędy w etykiecie i języku stołu.

8. CODZIENNY SAVOIR VIVRE:

• Telefon.
• E-mail.
• Telefoniczny savoir vivre.
• Etykieta.
• Jak reagować na gafy.

9. POWITANIA, POŻEGNANIA, PREZENTACJE – KULTURA DNIA CODZIENNEGO:

• Znaczenie pierwszego wrażenia w kontaktach z innymi.
• Wizyty oficjalne i nieoficjalne w instytucji.
• Zasady właściwego powitania i pożegnania gościa.
• Sposoby witania, podanie ręki – zasady pierwszeństwa.
• Jak należy powitać, podjąć i pożegnać gościa honorowego?
• Kłopotliwy „gość” w instytucie.
• Sposoby prezentacji.
• Zasady i wyjątki.
• Przechodzenie na „Ty”.
• Zasady używania biletów wizytowych.
• Tytuły kurtuazyjne, naukowe, służbowe, honorowe.

10. BUDOWA WIZERUNKU:

• Strefy odległości w kontaktach interpersonalnych.
• Komunikacja niewerbalna a typy uścisków dłoni i ich znaczenie.
• Jak uniknąć gafy.
• Cmok nonsens i gesty kulturowe.

11. TRENING ASERTYWNOŚCI I KOMUNIKACJA W PRACY:

• Istota i zasady asertywności i prawa asertywności w sytuacji zawodowej.
• Konstruktywne wyrażanie swojego zdania bez wywoływania konfliktu.
• Asertywność jako sztuka respektowania granic i budowania pozytywnej samooceny.
• Radzenie sobie w trudnych sytuacjach z klientami wewnętrznymi i zewnętrznymi.
• Porozumienie z trudnymi klientami (rozpoznawanie charakteru rozmówcy, adekwatny przekaz i odbiór informacji, dostosowanie strategii bezpośredniej do rozmówcy.

12. OBJAWY STRESU, CZYLI PO CZYM POZNAĆ, ŻE JESTEŚMY POD WPŁYWEM STRESU?

• Reakcje fizyczne.
• Reakcje psychologiczne.
• Zmiany w zachowaniu.

13. TYPOWE REAKCJE NA STRES, CZYLI JAK FUNKCJONUJEMY W TRUDNYCH SYTUACJACH?

• Emocjonalne vs zadaniowe nastawienie do stresu.
• Strategia poznawcza.
• Strategia emocjonalna.
• Fantazje, myślenie życzeniowe.
• Współdziałanie z innymi.

14. SPOSOBY ZAPOBIEGANIA I RADZENIA SOBIE Z EMOCJAMI I STRESEM:

• Sposoby wypierania emocji (racjonalizacja, projekcja, stłumienie, przemieszczenie).
• Tłumienie a transformowanie emocji.
• Identyfikowanie własnego wzorca.
• Sytuacja wewnętrzna a sytuacja zewnętrzna.
• Zarządzanie emocjami w sytuacjach trudnych, czyli jak radzić sobie ze złością i innymi emocjami.
• Rola wyrażania emocji i odreagowywania napięcia.
• Szybkie sposoby pozbywania się negatywnych emocji.
• Wyrażanie emocji pozytywnych.
• Psychosomatyczne konsekwencje obciążenia stresem.
• Autodiagnoza indywidualnych obszarów zagrożeń.
• Rodzaje oddechu.
• Praktyka świadomego oddechu.
• „Zmniejszamy stres” – ustalanie celu, który pomaga zmniejszyć stres oraz przeanalizować sposoby jego osiągnięcia.
• Techniki relaksacyjne - „Relaksacja przez oddychanie”/„Trening autogenny” (oddychanie połączone z wizualizacją, rozluźnianie mięśni) / Relaksacja Progresywna/„Techniki wizualizacyjne, pomagające kreatywnie znajdować rozwiązania problemów” i inne.
• Wpływ kondycji psychofizycznej, czyli jak zadbać o siebie?
• Wiara w siebie i jej wpływ na poziom stresu.

15. SEKRETARIAT JAKO CENTRUM KOMUNIKACYJNE:

• Efektywna komunikacja wewnętrzna.
• Zarządzanie informacją w zarządzaniu biurem.
• Rola sekretariatu jako centrum funkcjonowania biura.
• Organizowanie pracy sekretariatu, zebrań, spotkań i konferencji.