Prowadzenie Archiwum Zakładowego/Składnicy akt w podmiocie, w którym stosuje się EZD i w podmiocie tradycyjnym

Opis szkolenia:

Cel szkolenia:

• Nabycie umiejętności prowadzenia archiwum zakładowego/składnicy akt, sporządzania ewidencji, przeprowadzania skontrum, przeprowadzania brakowania i przekazywania materiałów archiwalnych do archiwum państwowego
• Stosowania normatywów kancelaryjno-archiwalnych w Podmiocie
• Uniknięcie odpowiedzialności za niewłaściwe postępowanie z dokumentem Urzędowym zarówno papierowym jak i elektronicznym

Korzyści dla Uczetników szkolenia:

Uczestnicy zapoznają się z zasadami procesu przyjmowania akt spraw zakończonych z komórek organizacyjnych zarówna dokumentacji papierowej jak i elektronicznej oraz ze składu chronologicznego i składu informatycznych nośników danych, tworzenia zarządzeń np. w sprawie rozszerzenia jednolitego rzeczowego wykazu akt, przeprowadzania skontrum, procedury brakowania, właściwego udostępniania dokumentacji, wiedzy na temat norm i wyposażenia lokalu archiwum.

Szkolenie polecamy dla:

Kierownictwo, archiwiści, koordynatorzy czynności kancelaryjnych administracji rządowej (ministerstwa, urzędy wojewódzkie i administracja zespolona z Wojewodą) i samorządowej (urzędy marszałkowskie, starostwa, urzędy, miast i gmin i jednostki im podlegające np. szpitale, szkoły, przedszkola gopsy, mopsyitp.), szkoły wyższe, którzy rejestrują, dekretują, zakładają sprawy, akceptują, podpisują, wysyłają pisma i archiwizują akta spraw zakończonych.

Metody, które zastosujemy podczas szkolenia:

• Wykład
• Prezentacja
• Dyskusja
• Warsztaty

Program szkolenia:

MODUŁ I. RODZAJE WSPÓŁCZESNEJ DOKUMENTACJI W ARCHIWUM ZAKŁADOWYM I SKŁADNICY AKT

MODUŁ II. ZADANIA ARCHIWUM ZAKŁADOWEGO

1. przejmowanie dokumentacji,
2. przechowywanie i zabezpieczanie zgromadzonej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji,
3. przeprowadzanie skontrum dokumentacji,
4. porządkowanie przechowywanej dokumentacji przejętej w latach wcześniejszych w stanie nieuporządkowanym,
5. udostępnianie przechowywanej dokumentacji,
6. wycofywanie dokumentacji ze stanu archiwum zakładowego w przypadku wznowienia sprawy w komórce organizacyjnej,
7. przeprowadzanie kwerend archiwalnych, czyli poszukiwanie w dokumentacji informacji na temat osób, zdarzeń czy problemów,
8. inicjowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej oraz udział w jej komisyjnym brakowaniu,
9. przygotowanie materiałów archiwalnych do przekazania i udział w ich przekazaniu do właściwego archiwum państwowego,
10. sporządzanie rocznych sprawozdań z działalności archiwum zakładowego i stanu dokumentacji w archiwum zakładowym,
11. doradzanie komórkom organizacyjnym w zakresie właściwego postępowania z dokumentacją i w porozumieniu z koordynatorem czynności kancelaryjnych, niezależnie od tego, czy dokumentowanie przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw przebiegało w systemie EZD czy w systemie tradycyjnym.

MODUŁ III. LOKAL ARCHIWUM ZAKŁADOWEGO

MODUŁ IV. KONTROLA ARCHIWUM ZAKŁADOWEGO