Cel szkolenia:
Słuchacze nauczą się poprawnego sposobu przejmowania dokumentacji od pracowników zdających akta pod koniec roku szkolnego, jak również odpowiedniego opisania dokumentów, zabezpieczenia, zewidencjonowania, a z czasem ich wybrakowania
Adresaci szkolenia:
Szkolenie jest dedykowane osobom zatrudnionym w placówkach oświatowych, którzy mają w zakresie swoich obowiązków opiekę nad dokumentacją wytwarzaną przez swoją jednostkę organizacyjną
Program szkolenia:
1. Część teoretyczna.
Obieg dokumentacji w jednostce oświatowej.
Najważniejsze akty prawne, które musi znać pracownik składnicy akt.
Wewnętrzne normatywy kancelaryjno-archiwalne: instrukcja kancelaryjna, instrukcja archiwalna, jednolity rzeczowy wykaz akt.
Tworzenie teczek spraw – akta spraw i akta które nie tworzą akt spraw.
Klasyfikacja i kwalifikacja akt w placówce oświatowej – jaka dokumentacja jest wytwarzana i jak długo należy ją przechowywać?
Znak sprawy, znak teczki.
Poprawne opisywanie teczek aktowych.
Porządkowanie dokumentacji wewnątrz teczek.
Archiwizowanie dokumentacji.
Sygnatura archiwalna – jak zewidencjonować składnicę akt w placówce oświatowej?
Proces brakowania dokumentacji niearchiwalnej.
Okresy przechowywania typowych rodzajów dokumentacji powstających w placówkach oświatowych.
Bezpieczeństwo pracownika obsługującego składnicę akt.
2. Część praktyczna.
Słuchacze, przy asyście szkoleniowca, będą samodzielnie wykonywać ćwiczenia praktyczne, pracując na typowych normatywach kancelaryjno-archiwalnych jednostek oświatowych.
Obejmą one:
przygotowanie akt do zdania do składnicy akt
porządkowanie akt, które zostały zgromadzone w składnicy w przeszłości
określenie rodzaju dokumentacji i okresu jej przechowywania w oparciu o Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt
przygotowanie spisów zdawczo-odbiorczych akt i wykazu spisów zdawczo-odbiorczych
nadanie teczkom aktowym sygnatury archiwalnej
samodzielne podjęcie decyzji, które akta można przeznaczyć do brakowania
wnioskowanie o wyrażenie zgody na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej
wypożyczanie akt z zasobu składnicy.
