W imieniu ekspertów Centrum Organizacji Szkoleń i Konferencji SEMPER z przyjemnością zapraszamy do udziału w szkoleniu otwartym:

Przechowywanie i archiwizacja dokumentów w organizacji według obowiązujących przepisów prawnych i standardów - 2-dniowe szkolenie praktyczne.

Grupa docelowa

Szkolenie jest skierowane do:

• Pracowników administracji publicznej (urzędników, archiwistów, kierowników działów).
• Pracowników sektora prywatnego odpowiedzialnych za zarządzanie dokumentacją.
• Osób zajmujących się ochroną danych osobowych (IOD).
• Kadry zarządzającej i właścicieli firm chcących usprawnić procesy zarządzania dokumentacją w organizacji.
• Pracowników archiwów zakładowych oraz osób odpowiedzialnych za prowadzenie archiwów bieżących.

Cel szkolenia

1. Przekazanie uczestnikom wiedzy na temat obowiązujących przepisów prawnych i standardów dotyczących przechowywania oraz archiwizacji dokumentów.
2. Zapoznanie z praktycznymi metodami organizacji procesów archiwizacyjnych w różnych typach organizacji (publicznych i prywatnych).
3. Wypracowanie umiejętności tworzenia skutecznych systemów zarządzania dokumentacją oraz unikania najczęściej popełnianych błędów.
4. Rozwinięcie kompetencji w zakresie zarządzania dokumentacją w formie elektronicznej i papierowej z uwzględnieniem nowych technologii.
5. Przygotowanie uczestników do skutecznego wdrażania zasad ochrony danych osobowych w kontekście przechowywania dokumentów.

Korzyści dla uczestników

1. Zdobycie wiedzy o prawnych i praktycznych aspektach przechowywania dokumentacji.
2. Umiejętność projektowania efektywnego systemu zarządzania dokumentacją w organizacji.
3. Poznanie zasad klasyfikacji, przechowywania i niszczenia dokumentów zgodnie z obowiązującymi przepisami.
4. Dostęp do przykładów dokumentacji, wzorców procedur oraz checklist wdrożeniowych.
5. Możliwość praktycznego wykorzystania zdobytej wiedzy podczas warsztatów.
6. Lepsze przygotowanie organizacji do audytów oraz kontroli związanych z dokumentacją.
   
   W zależności od terminu i lokalizacji, szkolenie jest realizowane przez jednego ze wskazanych trenerów.

Metody pracy podczas szkolenia on-line:

• wygodna forma szkolenia - wystarczy dostęp do urządzenia z internetem (komputer, tablet, telefon), słuchawki lub głośniki i ulubiony fotel
• szkolenie realizowane jest w nowoczesnej formie w wirtualnym pokoju konferencyjnym i kameralnej grupie uczestników
• bierzesz udział w pełnowartościowym szkoleniu - Trener prowadzi zajęcia "na żywo" - widzisz go i słyszysz
• pokaz prezentacji, ankiet i ćwiczeń widzisz na ekranie swojego komputera w czasie rzeczywistym.
• podczas szkolenia Trener aktywizuje uczestników zadając pytania, na które można odpowiedzieć w czasie rzeczywistym
• otrzymujesz certyfikat wydany przez jedną z wiodących firm szkoleniowych w Polsce
• masz dostęp do konsultacji poszkoleniowych w formie e-mail do 4 tygodni po zrealizowanym szkoleniu
• otrzymujesz indywidualną kartę rabatową upoważniającą do 10% zniżki na wszystkie kolejne szkolenia stacjonarne i online organizowane przez Centrum Organizacji Szkoleń i Konferencji SEMPER

Program szkolenia

| Program szkolenia stanowi prawnie chronioną własność intelektualną, a jego przetwarzanie, rozpowszechnianie lub korzystanie z niego bez wiedzy i zgody autora jest zabronione. |
 

Dzień I
Teoretyczne podstawy i organizacja procesu przechowywania dokumentacji
1. Wprowadzenie do szkolenia:
Omówienie celu i struktury szkolenia.

• Analiza wyzwań związanych z przechowywaniem i archiwizacją dokumentów.
• Krótkie case study: dobre i złe praktyki w zarządzaniu dokumentacją.

2. Podstawy prawne i regulacje dotyczące przechowywania dokumentów:
Prawo pracy, Kodeks cywilny, RODO - najważniejsze przepisy.

• Regulacje dotyczące podmiotów publicznych i prywatnych.
• Obowiązki archiwizacyjne a kontrole urzędowe.

3. Rodzaje dokumentacji i ich klasyfikacja:
Podział na dokumentację bieżącą, archiwalną i niearchiwalną.

• Kategoria A i B dokumentów - czym się różnią i jak je obsługiwać?
• Tworzenie jednolitego wykazu akt (JWA).

4. Systemy przechowywania dokumentów:

• Organizacja archiwum zakładowego i składnicy akt.
• Zasady przechowywania dokumentacji papierowej - wymogi techniczne i środowiskowe.
• Wprowadzenie do archiwizacji elektronicznej.

5. Ochrona danych osobowych w kontekście przechowywania dokumentów:

• Bezpieczeństwo dokumentacji zawierającej dane wrażliwe.
• Zasady ograniczania dostępu i kontroli dokumentów.

6. Zadanie praktyczne:

• Analiza realnych przypadków problematycznych sytuacji związanych z przechowywaniem dokumentów.
• Opracowanie propozycji rozwiązań.

Dzień II
Praktyczne aspekty i narzędzia do zarządzania dokumentacją

1. Wdrożenie efektywnego systemu archiwizacji w organizacji:

• Etapy wdrażania systemu zarządzania dokumentacją.
• Określanie okresów przechowywania dokumentów.
• Rola szkoleń pracowników w zapewnieniu efektywności systemu.

2. Archiwizacja dokumentów w formie elektronicznej:

• Nowoczesne systemy zarządzania dokumentami (DMS).
• Cyfryzacja dokumentacji: skanowanie, indeksowanie, metadane.
• Praktyki backupu i bezpieczeństwa danych.

3. Niszczenie dokumentów i ich wycofywanie z obiegu:
 

• Przepisy dotyczące niszczenia dokumentów.
• Dokumentacja zniszczenia (protokoły, zasady audytowe).
• Wykorzystanie certyfikowanych niszczarek i usług zewnętrznych.

4. Przygotowanie organizacji do audytów i kontroli:

• Jak przygotować dokumentację do kontroli urzędowej.
• Checklisty i audyt wewnętrzny procesów zarządzania dokumentacją.
• Najczęstsze błędy podczas audytów i jak ich unikać.

5. Zadanie praktyczne:

• Symulacja procesu archiwizacyjnego: od klasyfikacji dokumentów do ich zniszczenia.
• Dyskusja na temat wypracowanych rozwiązań.

6. Podsumowanie szkolenia:

• Omówienie wniosków i najważniejszych lekcji.
• Sesja pytań i odpowiedzi.

Szkolenie łączy teorię z praktyką, umożliwiając uczestnikom przyswojenie wiedzy i umiejętności niezbędnych do skutecznego zarządzania dokumentacją w organizacji.

W przypadku szkolenia w formule on-line modyfikacji mogą ulec forma i sposób realizacji zaplanowanych dla Państwa ćwiczeń.

Zgłoszenie

Aby zgłosić chęć uczestnictwa w szkoleniu prowadzonym przez Centrum Organizacji Szkoleń i Konferencji SEMPER należy uzupełnić formularz zgłoszenia online lub wydrukować kartę zgłoszenia, a   następnie po jej uzupełnieniu odesłać faksem (61 6 247 936) lub mailem (info@szkolenia-semper.pl).  

Po otrzymaniu przez nas zgłoszenia skontaktujemy się z Państwem maksymalnie w ciągu 2 dni roboczych w celu potwierdzenia rezerwacji.

Kontakt

Zachęcamy do kontaktu telefonicznego i mailowego.
Chętnie odpowiemy na wszelkie pytania:

Centrum Organizacji Szkoleń i Konferencji  SEMPER
SZKOLENIA | KONFERENCJE | DORADZTWO
ul. Libelta 1a/2
61-706 Poznań

Godziny pracy biura:           Pn-Pt 08.00 - 18.00

Departament szkoleń otwartych:
tel. 690 059 155
tel. 508 393 926
tel. 577 177 547
tel. 733 544 190
tel. 570 590 060
tel. (61) 3070303
tel. (61) 8102194
tel. (61) 4152036
tel. (61) 4152810
tel. (61) 4152820

fax. (61) 6 247 936
fax. (61) 2 786 300

info@szkolenia-semper.pl
www.szkolenia-semper.pl
 

Najważniejsze powody, dla których warto wybrać organizowane przez nas szkolenie:
1. Centrum Organizacji Szkoleń i Konferencji SEMPER jest jedną z wiodących firm szkoleniowych w Polsce.
2. Naszym celem jest zapewnienie Państwu elastycznych rozwiązań doradczych i dostosowanych szkoleń w celu osiągnięcia rzeczywistych rezultatów i efektów w pracy zawodowej.
3. Gwarantujemy zajęcia prowadzone przez najlepszych w kraju specjalistów.
4. Liczne referencje i opinie potwierdzają wysoką jakość naszych usług:  referencje

POLITYKA  RABATOWA

Przy zgłoszeniu 2 -4 uczestników nasza polityka rabatowa przewiduje 10% zniżkę.
Przy zgłoszeniu 5 lub więcej uczestników nasza polityka rabatowa przewiduje 15% zniżkę.      

Uwagi

Powyższy program rozwojowy jest również dostępny w formie zamkniętej, wyłącznie dla pracowników Państwa firmy. W przypadku szkoleń zamkniętych zakres tematyczny poszczególnych bloków może ulec zmianie, ze względu na rzeczywiste, zdiagnozowane w ramach analizy przedszkoleniowej oczekiwania pracowników i potrzeby organizacji zlecającej szkolenie. Gwarantujemy wysoką jakość merytoryczną i organizacyjną szkolenia. Aby uzyskać więcej informacji dotyczących zamkniętej formuły szkoleń prosimy o kontakt: info@szkolenia-semper.pl lub zachęcamy do skorzystania z formularza zapytania ofertowego.