Większość używanych przez przedsiębiorstwa systemów finansowo ? księgowych dostarcza dla managerów wyłącznie analizy i raporty dotyczące przeszłości. Na podstawie takich danych można ocenić wyłącznie wyniki okresów minionych oraz ich dynamikę. Dane te mówią niewiele o efektywności zarządzania firmą. Aby móc ocenić sprawność działania kadry menadżerskiej należy przyrównać założony plan z wynikami realizacji. Zidentyfikowane odchylenia powinny być traktowane jako sygnał alarmowy. Na podstawie wykrytych odchyleń należy poczynić akcje korygujące, aby osiągnąć ustalone cele strategiczne i operacyjne.
Opisane działania są domeną systemów controllingu. Zebranie potrzebnych informacji w przedsiębiorstwie, które nie używa systemu controllingu nastręcza wielu problemów. W sytuacji kryzysowej tylko obiektywny i wiarygodny system informacji pozwoli kadrze menadżerskiej podejmować szybkie i prawidłowe decyzje. Jednak wiele przedsiębiorstw w czasie dobrej koniunktury nie myśli o kryzysie. Gdy ten nadchodzi, nie są przygotowane na niezbędne zmiany i szybką reakcję. To właśnie w czasie, gdy firma przynosi dochody, jest w stanie zainwestować w system controllingu. Gdy zaczyna przynosić straty każdy manager myśli o ograniczaniu kosztów, a nie inwestycjach.
Dobrego systemu controllingu nie wolno budować w pośpiechu. Potrzeba poświęcić na te działania dużo czasu, budując system etapami.
