Asystent(ka)/Sekretarka to prawa ręka swojego przełożonego, bez której dziś trudno sobie wyobrazić sprawne funkcjonowanie każdej instytucji. Idealna/y asystent/ka to osoba, która realizując wszystkie niezbędne działania, nie tylko reaguje na rzeczywistość, ale sama ją kreuje. Jej postawa, samoświadomość i efektywność buduje wizerunek zarówno własny jak i przełożonego oraz instytucji.
KORZYŚCI ZE SZKOLENIA:
- Kreowanie prawidłowego wizerunku zawodowego.
- Budowanie właściwych relacji z pracownikami, klientami i przełożonymi.
- Umiejętność asertywnego przedstawiania swoich poglądów, siebie oraz firmy.
- Zwiększenie umiejętności radzenia sobie z sytuacjami trudnymi w sekretariacie.
- Poprawa skuteczności radzenia sobie z ze stresem w pracy.
- Poznanie praktycznych zasad savoir - vivre w relacjach biznesowych.
- Poznanie najsilniejszych cech swojej osobowości i własnych ograniczeń zwieszające efektywność wykonywanych zadań.
PROGRAM SZKOLENIA: Profesjonalna Obsługa Sekretariatu
1. WSPÓŁPRACA Z PRZEŁOŻONYM, CZYLI PROFESJONALIZM I WSPARCIE:
- Utrzymanie prawidłowych relacji z przełożonymi.
- Pożądane cechy asystentki - typ osobowości, charakter, umiejętności...
- Lista podstawowych oczekiwań szefa.
- Efektywność w pracy asystentki.
- Komplementarność funkcjonowania zawodowego.
- Nastroje i emocje w relacji: przełożony-podwładny.
2. ZARZĄDZANIE CZASEM PRACY:
- Planowania pracy własnej.
- Prowadzenie terminarza spotkań i czynności szefa.
- Optymalne wykorzystanie czasu pracy.
- Planowanie własnych zadań w tle planu szefa.
3. ANALIZA WŁASNEJ EFEKTYWNOŚCI PRACY W KONTEKŚCIE ZARZĄDZANIA CZASEM:
- Przyczyny niekonsekwencji w realizacji planu pracy.
- Przyjmowanie poleceń i nowych zadań od zwierzchnika – dlaczego przejawiam opór?
- Jak polaryzacja i motywacja negatywna wpływają na planowanie i realizację zadań.
- Dlaczego wiele odkładam na później? O syndromie samo utrudniania.
- Określenie indywidualnych „złodziei” czasu, sposoby wyeliminowania przeszkód w efektywnym wykorzystaniu czasu.
4. ZASADY PLANOWANIA:
- Układanie planu dziennego, tygodniowego i innych.
- Korzyści wynikające z planowania.
- Kontrola realizacji planu.
- Określanie ramy czasowej dla realizacji zadania.
- Planowanie rezerwy czasowej.
- Ograniczanie wykonywania zadań do priorytetów.
5. ZASADY USTALANIA PRIORYTETÓW:
- Korzyści wynikające ze znajomości własnych priorytetów.
- Analiza wartości nakładu czasu ABC.
- Ustalanie własnych priorytetów.
- Czas czerwony i czas zielony.
- Czas zarezerwowany i czas dostępny.
- Konsekwencja w realizacji priorytetów.
- Co zrobić z zadaniami, których nie udało się zrealizować.
6. ETYKIETA BIZNESOWA I SAVOIR VIVRE:
- Zasady pierwszeństwa w kontaktach.
- Przedstawianie, anonsowanie, umawianie – jak nie popełnić faux pas.
- Wymiana wizytówek, powitania, tytułowanie.
- Zasady jazdy samochodem i transportu.
- Ceremoniał – ceremonie oficjalne, przebieg i organizacja uroczystości.
- Organizacja spotkań oficjalnych, wyjazdów i wizyt.
- Procedencja – zasady ustalania pierwszeństwa.
- Spotkania towarzysko – służbowe.
- Delegacje - dobór uczestników delegacji.
7. SPOTKANIA I PRZYJĘCIA - ORGANIZACJA I UCZESTNICZENIE:
- Formy przyjęć i ich miejsca.
- Zaproszenia.
- Dobór gości.
- Stół i nakrycia - instrukcja obsługi.
- Menu oraz dobór alkoholi i napoi.
- Oprawa i obsługa.
- Rola i obowiązki gospodarza i gościa.
- Aperitif / posiłek / digestif - zachowanie.
- Błędy w etykiecie i języku stołu.
8. CODZIENNY SAVOIR VIVRE:
- Telefon.
- E-mail.
- Telefoniczny savoir vivre.
- Etykieta.
- Jak reagować na gafy.
9. POWITANIA, POŻEGNANIA, PREZENTACJE – KULTURA DNIA CODZIENNEGO:
- Znaczenie pierwszego wrażenia w kontaktach z innymi.
- Wizyty oficjalne i nieoficjalne w instytucji.
- Zasady właściwego powitania i pożegnania gościa.
- Sposoby witania, podanie ręki – zasady pierwszeństwa.
- Jak należy powitać, podjąć i pożegnać gościa honorowego?
- Kłopotliwy „gość” w instytucie.
- Sposoby prezentacji.
- Zasady i wyjątki.
- Przechodzenie na „Ty”.
- Zasady używania biletów wizytowych.
- Tytuły kurtuazyjne, naukowe, służbowe, honorowe.
10. BUDOWA WIZERUNKU:
- Strefy odległości w kontaktach interpersonalnych.
- Komunikacja niewerbalna a typy uścisków dłoni i ich znaczenie.
- Jak uniknąć gafy.
- Cmok nonsens i gesty kulturowe.
11. TRENING ASERTYWNOŚCI I KOMUNIKACJA W PRACY:
- Istota i zasady asertywności i prawa asertywności w sytuacji zawodowej.
- Konstruktywne wyrażanie swojego zdania bez wywoływania konfliktu.
- Asertywność jako sztuka respektowania granic i budowania pozytywnej samooceny.
- Radzenie sobie w trudnych sytuacjach z klientami wewnętrznymi i zewnętrznymi.
- Porozumienie z trudnymi klientami (rozpoznawanie charakteru rozmówcy, adekwatny przekaz i odbiór informacji, dostosowanie strategii bezpośredniej do rozmówcy.
12. OBJAWY STRESU, CZYLI PO CZYM POZNAĆ, ŻE JESTEŚMY POD WPŁYWEM STRESU?
- Reakcje fizyczne.
- Reakcje psychologiczne.
- Zmiany w zachowaniu.
13. TYPOWE REAKCJE NA STRES, CZYLI JAK FUNKCJONUJEMY W TRUDNYCH SYTUACJACH?
- Emocjonalne vs zadaniowe nastawienie do stresu.
- Strategia poznawcza.
- Strategia emocjonalna.
- Fantazje, myślenie życzeniowe.
- Współdziałanie z innymi.
14. SPOSOBY ZAPOBIEGANIA I RADZENIA SOBIE Z EMOCJAMI I STRESEM:
- Sposoby wypierania emocji (racjonalizacja, projekcja, stłumienie, przemieszczenie).
- Tłumienie a transformowanie emocji.
- Identyfikowanie własnego wzorca.
- Sytuacja wewnętrzna a sytuacja zewnętrzna.
- Zarządzanie emocjami w sytuacjach trudnych, czyli jak radzić sobie ze złością i innymi emocjami.
- Rola wyrażania emocji i odreagowywania napięcia.
- Szybkie sposoby pozbywania się negatywnych emocji.
- Wyrażanie emocji pozytywnych.
- Psychosomatyczne konsekwencje obciążenia stresem.
- Autodiagnoza indywidualnych obszarów zagrożeń.
- Rodzaje oddechu.
- Praktyka świadomego oddechu.
- „Zmniejszamy stres” – ustalanie celu, który pomaga zmniejszyć stres oraz przeanalizować sposoby jego osiągnięcia.
- Techniki relaksacyjne - „Relaksacja przez oddychanie”/„Trening autogenny” (oddychanie połączone z wizualizacją, rozluźnianie mięśni) / Relaksacja Progresywna/„Techniki wizualizacyjne, pomagające kreatywnie znajdować rozwiązania problemów” i inne.
- Wpływ kondycji psychofizycznej, czyli jak zadbać o siebie?
- Wiara w siebie i jej wpływ na poziom stresu.
15. SEKRETARIAT JAKO CENTRUM KOMUNIKACYJNE:
- Efektywna komunikacja wewnętrzna.
- Zarządzanie informacją w zarządzaniu biurem.
- Rola sekretariatu jako centrum funkcjonowania biura.
- Organizowanie pracy sekretariatu, zebrań, spotkań i konferencji.
