PROGRAM SZKOLENIA
„Teczka akt osobowych od A do E w 2025 roku
- solidny warsztat na ponad 100 edytowalnych wzorach dokumentów”
- Intensywny warsztat na wzorach dokumentów, który rozwieje wszelkie wątpliwości w zakresie poprawnego prowadzenia akt osobowych, dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz pozostałej dokumentacji związanej z zatrudnieniem. Warsztat uwzględnia komplet zaktualizowanych wzorów dokumentów.
MODUŁ 1: Akta osobowe (komplet wzorów dokumentów w wersji edytowalnej)
1. Zasady prowadzenia akt osobowych pracowników i archiwizacji dokumentacji pracowniczej
a) Jakie dokumenty w części A, B, C, D, E
b) Numeracja i opis stron
c) Elektronizacja – krok po kroku
d) Okres przechowywania dokumentacji
- kazusy i przykłady
- wzór informacji o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej
e) Przechowywanie dokumentacji pracowniczej w przypadku ponownego zatrudnienia tego samego pracownika
f) Niszczenie dokumentacji pracowniczej – dopuszczalność i tryb
g) Obowiązkowa informacja wydawana pracownikowi wraz ze świadectwem pracy po ustaniu stosunku pracy – zakres informacji, wzór informacji
h) Tryb i zasady wydawania dokumentacji pracowniczej pracownikowi, byłemu pracownikowi lub członkom jego rodziny
i) Warunki wydawania pracownikowi kopii dokumentacji
j) Odpowiedzialność karna i wykroczeniowa związana z nieprowadzeniem bądź nieprzechowywaniem dokumentacji pracowniczej
2. Część A: Dokumenty pochodzące od kandydatów na pracowników
a) Kwestionariusz osobowy kandydata na pracownika
b) Orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku, ze szczególnym uwzględnieniem:
- badań dotyczących. prowadzenia samochodu w celach służbowych
- zwolnienia z badań wstępnych z uwagi na orzeczenie pochodzące z poprzedniego zatrudnienia oryginał, kopia, wzór skierowania na badania profilaktyczne
c) Dokumenty potwierdzające stopień niepełnosprawności w celu ustalenia szczególnych uprawnień pracownika z umiarkowanym i znacznym stopniem niepełnosprawności
d) Świadectwa pracy z poprzednich miejsc zatrudnienia lub inne dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia (za jaki okres pracodawca ma prawo żądać świadectwa pracy, postępowanie w przypadku informacji w świadectwie pracy o zajęciu wynagrodzenia za pracę)
e) Postępowanie z dokumentami potwierdzającymi wcześniejsze zatrudnienie poza Polską / zatrudnienie w państwie macierzystym cudzoziemca
f) Czy pracodawca ma prawo żądać od kandydata na pracownika zdjęć i referencji oraz oświadczenia lub zaświadczenia z KRK o niekaralności?
g) Testy psychologiczne w procesie rekrutacyjnym
h) Kopia dowodu osobistego w aktach osobowych
i) Czy można zapytać kandydatkę do pracy o fakt ciąży w przypadku zatrudnienia na stanowisko pracy, gdzie praca kobiety w ciąży jest wzbroniona?
3. Część A: Dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia
a) Kwestionariusz osobowy pracownika
b) Umowa o pracę (szczegółowe omówienie), forma umowy o pracę, pisemne oświadczenie pracodawcy potwierdzające zawarcie umowy o pracę w formie ustnej, zasady określania miejsca wykonywania pracy (przedstawiciel handlowy, budowlaniec, kierowca), klauzule poufności wynagrodzenia, dodatkowa treść umowy o pracę pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy, jak formułować przyczyny zawarcia umowy); nowa treść umowy o pracę po wdrożeniu dyrektywy 2019/1152 w sprawie przejrzystych i przewidywalnych warunków pracy w Unii Europejskiej
c) Dodatkowa informacja o warunkach zatrudnienia - wzór (termin przekazania pracownikowi dodatkowej informacji o warunkach zatrudnienia, treść informacji u pracodawcy posiadającego regulamin pracy, treść informacji u pracodawcy nieposiadającego regulaminu pracy, jak prawidłowo określić normę czasu pracy, w szczególności pracownika nie pełnoetatowego lub zatrudnionego w równoważnym systemie czasu pracy, nowy wzór informacji po wdrożeniu dyrektywy 2019/1152 w sprawie przejrzystych i przewidywalnych warunków pracy w Unii Europejskiej
d) Oświadczenie o zapoznaniu się z przepisami o równym traktowaniu w zatrudnieniu – wzór zaktualizowaniu po zmianie KP w 2023 r.
e) Pozostała dokumentacja przy nawiązaniu stosunku pracy (potwierdzenie odbycia wstępnego szkolenia BHP, zakres obowiązków pracownika, instruktaż stanowiskowy, oświadczenie o zapoznaniu się z ryzykiem zawodowym - wzór, oświadczenie o zapoznaniu się z regulaminem pracy i wynagradzania - wzór, pisemne potwierdzenie zapoznania się przez pracownika z zakresem informacji objętych tajemnicą)
f) Dokumenty dotyczące korzystania przez pracowników z uprawnień rodzicielskich z uwzględnieniem zmian po wdrożeniu dyrektywy 2019/1158 w sprawie równowagi między życiem zawodowym a prywatnym rodziców i opiekunów
- wniosek o urlop macierzyński – termin złożenia, wzór
- wniosek o skrócenie urlopu macierzyńskiego - termin, wzór
- wniosek o udzielenie urlopu macierzyńskiego pracownikowi – ojcu dziecka – termin, wzór
- wniosek o urlop na warunkach urlopu macierzyńskiego - termin złożenia, wzór
- wniosek o urlop rodzicielski - termin złożenia, wzór
- wniosek o obniżenie wymiaru czasu pracy w trakcie korzystania z urlopu rodzicielskiego
- wzór
- oświadczenie drugiego rodzica o braku zamiaru korzystania z urlopu rodzicielskiego
- wspólne korzystanie przez rodziców z urlopu rodzicielskiego – wzór wniosku i oświadczenia
- wniosek o udzielenie urlopu ojcowskiego
- wniosek o urlop wychowawczy – nowy termin złożenia, wzór
g) Urlop wychowawczy (termin złożenia wniosku)
- wzór wniosku o udzielenie
- wzór wniosku o obniżenie wymiaru czasu pracy w okresie możliwości korzystania z urlopu wychowawczego
- wzór wniosku o skrócenie urlopu wychowawczego
- równoczesne korzystanie z urlopu wychowawczego przez obydwoje rodziców – wzór wniosków, oświadczenia
i) Umowa o zakazie konkurencji w trakcie trwania umowy o pracę – kluczowe zapisy
j) Dokumenty związane z powierzeniem mienia z obowiązkiem zwrotu lub wyliczenia się - kluczowe zapisy
k) Orzeczenie lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi i kontrolnymi
l) Zasady podnoszenia kwalifikacji zawodowych przez pracowników (podnoszenie kwalifikacji a nabycie nowych kwalifikacji zawodowych, podnoszenie kwalifikacji za wiedzą pracodawcy a podnoszenie kwalifikacji za zgodą lub z inicjatywy pracodawcy, umowa szkoleniowa a porozumienie szkoleniowe, obowiązki pracodawcy wobec pracownika podnoszącego kwalifikacje zawodowe) – kluczowe zapisy umowy
m) Dokumenty dotyczące wykonywania pracy zdalnej (zmiana w 2023 r.)
n) Elastyczna organizacja pracy i przejrzyste warunki zatrudnienia na wzorach wniosków
4. Część C: Dokumenty dotyczące ustania stosunku pracy
a) Dokumenty związane z rozwiązaniem umowy o pracę – formułowanie przyczyn
rozwiązania umowy o pracę – warsztaty
- rozwiązanie umowy o pracę za wypowiedzeniem – wzór
- rozwiązanie umowy o pracę za porozumieniem stron – wzór
- rozwiązanie umowy w trybie art. 52, 53 – wzory
- informacja w oświadczeniu pracodawcy o prawie odwołania do sądu
b) Świadectwo pracy – omówienie nowego wzoru świadectwa
- termin wydania świadectwa pracy
- sposób doręczenia pracownikowi świadectwa pracy
- treść świadectwa pracy
• tryb ustania stosunku pracy, szczególne podstawy rozwiązania stosunku pracy
• prawidłowe określenie podstawy prawnej wygaśnięcia stosunku pracy
• prawidłowe określenie podstawy prawnej rozwiązania umowy o pracę
• prawidłowe określenie szczególnych podstaw rozwiązania stosunku pracy
• informacja dotycząca wykorzystania urlopu wypoczynkowego i urlopu bezpłatnego w świadectwie pracy, urlopu macierzyńskiego, urlopu ojcowskiego, urlopu rodzicielskiego
• zajęcie wynagrodzenia za pracę a obowiązki pracodawcy co do treści świadectwa pracy (obowiązek kontaktu z poprzednim pracodawcą)
• czy wskazywać formę wykorzystania urlopu (w naturze, ekwiwalent)
• informacje uzupełniające: obligatoryjne, na wniosek (o wysokości i składnikach wynagrodzenia, o uzyskanych kwalifikacjach, o prawomocnym orzeczeniu sądu pracy o przywróceniu pracownika do pracy lub przyznania mu odszkodowania
- sprostowanie świadectwa pracy
- zmiana treści świadectwa pracy:
- kto jest uprawniony do podpisania świadectwa pracy
- zasady przechowywania świadectwa pracy i wydawania jego odpisu
c) Umowa o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy – kluczowe zapisy umowy
d) Potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym
e) Orzeczenie lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi po rozwiązaniu stosunku
5. Część D: Dokumenty związane z nałożeniem karty porządkowej
6. Część E: Nowa część zawierająca dokumenty związane z kontrolą trzeźwości i obecności środków działających podobnie do alkoholu
MODUŁ II: Dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy
MODUŁ III: Pozostała dokumentacja pracownicza
1. Regulamin pracy zdalnej
2. Kontrola trzeźwości (zapisy do regulaminu pracy bądź obwieszczenia)
3. Dokumentacja płacowa: nowy wzór PIT-2
MODUŁ IV: Ochrona danych osobowych pracowników według RODO: pracodawca jako administrator danych
a) Wzór upoważnienia do przetwarzania danych oraz klauzuli informacyjnej dla kandydata i pracownika zgodny z RODO (czy przechowywać w teczce akt osobowych?)
e) Dokumentacja monitoringu w zakładzie pracy w teczce akt osobowych – wzory dokumentów
Pytania uczestników – kurs ma charakter praktyczny, czas na pytania przewidziany w trakcie całego czasu kursu
