Zarządzanie biurem to praca w wielu obszarach – administracja, HR, kadry, finanse, zarządzanie biurem, zakupy, wymaga również kompetencji zawodowych i interpersonalnych. Z pewnością rola Office Managera zmieniała się na przestrzeni ostatnich lat. Obecnie Office Manager jest odpowiedzialny za planowanie, organizowanie i kontrolowanie procesów administracyjnych, odpowiada również za wizerunek firmy. Ponadto, coraz częściej Office Manager zarządza zespołem ludzi w działach administracyjnych.
W dobie rewolucji technologicznej Office Manager może odegrać również kluczową rolę w transformacji całego back office’u organizacji – czyniąc go bardziej efektywnym, elastycznym, opartym o nowe technologie takie jak elektroniczny obieg dokumentów, optyczne rozpoznanie znaków czy też programowalne roboty wykonujące najprostsze czynności za człowieka. Niezbędne kompetencje, którymi powinien dysponować dziś nowoczesny Office Manager to zarządzanie projektami, zarządzanie zmianą, efektywna komunikacja, mapowanie procesów oraz oczywiście świadomość możliwości jakie dają nam obecnie nowe technologie. Nie bez znaczenia jest również znajomość najnowszych przepisów prawnych dotyczących np. elektronicznego archiwizowania faktur. Jeśli dodamy do tego jeszcze tworzenie i nadzór nad budżetem i odchyleniami, programy oszczędnościowe w zakupach to będziemy mieli stanowisko, bez którego organizacje w niedalekiej przyszłości nie będą sobie wyobrażały codziennej pracy.
Prezentujemy kompleksowy kurs, który w sposób praktyczny przedstawia wszystkie obszary zarządzania biurem, omawia najnowsze metody, narzędzia, oraz dostępne rozwiązania optymalizujące pracę osób odpowiedzialnych za zarządzanie biurem i administracją. Kurs realizuje poziom od podstaw do średniozaawansowanego.
Wszystkie osoby przygotowujące się do roli nowego stanowiska Office Managera, jak również obecni menedżerowie administracji, kierownicy i specjaliści biur poszukujący nowych rozwiązań optymalizacji procesów administracyjnych i biurowych.
Zdobycie praktycznych umiejętności w zakresie zarządzania biurem i administracją. Dzięki kursowi Uczestnik będzie miał możliwość rozpoczęcia z powodzeniem kariery w administracji na stanowisku Office Managera.
Zajęcia odbywają się w formule warsztatu online. Uczestnicy zdobywają niezbędną wiedzę oraz umiejętności praktyczne potrzebne do zastosowania w Ich codziennej pracy. Pracujemy metodami, które dają możliwość opanowania nowych umiejętności, zachowań i nawyków w łatwy i skuteczny sposób, w atmosferze akceptacji, wyzwalającej ciekawość i poczucie komfortu. Kładziemy nacisk na myślenie kreatywne i metody integrowania wiedzy z doświadczeniem. Wykorzystujemy doświadczenia i umiejętności Uczestników wynikające z Ich obecnej i wcześniejszej pracy zawodowej oraz bogatego doświadczenia trenera.
MODUŁ I
1. Nowoczesny Office Manager – wprowadzenie
• Dlaczego organizacje potrzebują kierowników biura?
• Wyznaczanie granic w obowiązkach Office Managera.
• Czy Office Manager może być liderem zmian w organizacji?
2. Efektywność w pracy Office Managera czyli jak odnieść sukces
• 5S czyli najlepszy sposób na organizację powierzchni biura i całej firmy.
• Getting things done – czyli jak skutecznie zorganizować dzień i tydzień pracy.
• Narzędzia ułatwiające organizację pracy.
• Zarządzanie poprzez cele i metoda SMART.
3. Komunikacja i rozwiązywanie konfliktów
• Komunikacja w pracy – dlaczego to takie ważne.
• Skuteczna informacja zwrotna metody Kanapki i FUKO.
• Zmiana – jak poprawnie komunikować, aby ludzie się jej nie bali.
4. Dokumentacja firmowa
• Dokumentacja kontraktowa w przedsiębiorstwie.
• Kto powinien mieć dostęp do umów firmowych i w jakim zakresie?
• Wzorce umowne – kiedy i czy warto je stosować?
• Kiedy należy podpisać umowę, a kiedy wystarczy formularz bądź zamówienie?
• Jakie najważniejsze informacje powinna zawierać umowa?
• Terminy płatności – 7, 14 a może 30-dniowy termin płatności?
5. Procedury i regulaminy w dziale administracji
• Rodzaje procedur i regulaminów.
• Jak przygotowywać procedury?
• W jaki sposób komunikować zmiany?
• Praktyczne przykłady.
MODUŁ II
1. RODO
• Podstawowe pojęcia i informacje.
• Zasady przetwarzania danych osobowych.
• Zgoda i obowiązek informacyjny.
• Prawa osób, których dane są przetwarzane.
• Dokumentacja.
• Kary.
2. Nowoczesne metody archiwizacji dokumentów
• Prawne aspekty elektronicznego obiegu dokumentów (faktury, teczki osobowe).
• Faktury – czy i jak przejść wyłącznie na elektroniczne dokumenty.
• Elektronicznego teczki czy warto?
• Dostępne oprogramowanie – praktyczne studium przypadku.
3. Roboty w służbie administracji i całego Back Office’u?
• Robotyzacja – co to właściwie jest?
• Jak wybrać pierwszy proces do robotyzacji?
• Mapowanie procesu, optymalizacja, automatyzacja i dopiero robotyzacja.
• Studium przypadku – robot rozliczający przelewy bankowe.
4. Lean Management czyli filozofia ciągłego doskonalenia – co to takiego?
• Lean Management – wprowadzenie.
• Kultura ciągłego doskonalenia – czy to w ogóle możliwe?
• Narzędzia Lean w służbie Office Managera i całej administracji.
• Kluczowe wskaźniki efektywności – jak je stworzyć.
MODUŁ III
1. Office Manager jako koordynator outsourcowanych procesów
• Za co płaci klient, a co jest kosztem?
• Kontrola firm trzecich – podstawowe zagrożenie.
• Czy warto korzystać z brokerów (flota, telefony, ubezpieczenia)?
• Dobra umowa z poddostawcą to podstawa.
• Budowanie pozytywnych relacji z dostawcami i podwykonawcami – dlaczego jest to tak ważne?
2. Outsourcing kadr – studium przypadku
• Jak przygotować się do outsourcingu?
• Analiza kosztów – co brać pod uwagę, a co nie?
• Wymagania wobec kontrahenta.
• Korzyści niefinansowe.
• Negocjacja umowy.
3. Automatyzacja w zakupach
• Procurement a sourcing – różnice.
• Zapytanie ofertowe – jak je uprościć?
• Dostępne narzędzia na rynku.
4. Planowanie budżetu administracyjnego
• jak zaplanować budżet?
• z jakich elementów powinien się składać budżet?
• Skuteczna kontrola budżetu.
• Projekty oszczędnościowe w firmie.
MODUŁ IV
1. Zarządzanie projektami – wprowadzenie
• Co to jest projekt oraz podstawowe pojęcia.
• Trójkąt zależności w projekcie (zakres, czas, koszty).
• Ryzyko – szansa czy zagrożenie, praktyczne sposoby zarządzania ryzykiem.
• Dobry zespół kluczem do sukcesu – budowanie zespołu.
2. Projekt – organizacja eventu firmowego
• Rodzaje eventów firmowych.
• Co to jest brief eventu i dlaczego warto go stosować?
• Organizacja konferencji – symulacja projektu od planowania po realizację.
3. Projekt – przeniesienie siedziby firmy
• Ryzyka związane z projektem.
• Współpraca z właścicielem obiektu.
• Dobra umowa to podstawa.
4. Cyfrowy marketing – nadal przyszłość, czy już standard?
• Dobra strona to fundament dalszych działań.
• Media społecznościowe – czyli kanał sprzedaży XXI wieku.
• Automatyzacja marketingu i współpraca ze sprzedażą- dlaczego to takie ważne?
• A może personal branding prezesa, czyli LinkedIN i jego walory.
https://www.adnakademia.pl/szkolenia-dofinansowe-z-krajowego-funduszu-szkoleniowego/
Cena obejmuje:
• dostęp do platformy MS Teams w czasie realizacji szkolenia
• autorskie materiały szkoleniowe
• certyfikat
• dostęp do platformy szkoleniowej na okres 6 miesięcy (nie zawiera nagrań z kursu)
Certyfikacja zawodu: istnieje możliwość przystąpienia do nieobowiązkowego egzaminu potwierdzającego zdobycie kompetencji w zawodzie kierownika biura (kod zawodu 334101). Koszt egzaminu 200 zł za osobę.
Wymagania:
Każda zgłoszona osoba musi dysponować komputerem lub innym urządzeniem mobilnym z wbudowanym głośnikiem (opcjonalnie kamerą i mikrofonem) oraz dostępem do Internetu.
Wyżej wymieniony sprzęt nie obliguje Państwa do udostępniania swojego wizerunku, jest potrzebny, aby móc aktywnie uczestniczyć w szkoleniu.
Godziny zajęć: 09:00-15:00
09:00-15:00 – zajęcia
w trakcie szkolenia przewidziane są przerwy, które będą ustalane wedle potrzeb w toku zajęć z trenerem
Masz pytania? Chętnie odpowiemy.
Monika Sokołowska
22 162 78 24 | 517 263 125
monika.sokolowska@adnakademia.pl
Online:
I sesja 14-15.03.2026
II sesja 21-22.03.2026
