Zakres tematyczny szkolenia
Cel szkolenia
Nauka archiwizacji dokumentacji z uwzględnieniem archiwizacji dokumentacji z projektów unijnych.Program szkolenia
I. PODSTAWOWE POJĘCIA
1. Beneficjent.
2. Instytucja zarządzająca.
3. Instytucja pośrednicząca.
4. Instytucja wdrażająca.
5. Instytucja audytowa.
II.PODSTAWOWE PRZEPISY PRAWA POLSKIEGO DOTYCZĄCE DOKUMENTACJI PROJEKTÓW UNIJNYCH
1. Konstytucja archiwalna" - ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.
2. Rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją , zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych.
3. Instrukcja Kancelaryjna, Rzeczowy Wykaz Akt, Instrukcja Archiwalna.
III.PRZEPISY PRAWA UNIJNEGO m.in.:
1. Rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006 r. ustanawiające przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności.
2. Rozporządzenie Komisji (WE) nr 1828/2006 z dnia 8 grudnia 2006 r. ustanawiające szczegółowe zasady wykonania rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006.
3. Umowy i zarządzenia wewnętrzne dotyczące projektów unijnych.
IV. INSTRUKCJA KANCELARYJNA
1. Zakres podmiotowy.
2. Zakres przedmiotowy.
3. Słowniczek pojęć i ważne terminy.
4. Zarządzenie wewnętrzne w sprawie stosowania instrukcji kancelaryjnej, instrukcji archiwalnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt.
5. Wyjątki od podstawowego sposobu dokumentowania spraw.
6. Koordynator czynności kancelaryjnych-zadania w systemie tradycyjnym i EZD.
7. Interoperacyjność znaku sprawy.
8. Akta sprawy w systemie tradycyjnymi EZD.
9. Metryka sprawy w systemie tradycyjnym i systemie EZD.
V.INSTRUKCJA ARCHIWALNA
1. Organizacja i zadania archiwum zakładowego/składnicy akt/.
2. Lokal archiwum zakładowego/składnicy akt/.
3. Przejmowanie dokumentacji do archiwum zakładowego/składnicy akt/.
4. Przechowywanie i zabezpieczanie zgromadzonej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji.
5. Przeprowadzanie skontrum dokumentacji w archiwum zakładowym oraz porządkowanie dokumentacji w archiwum zakładowym.
6. Udostępnianie dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym/składnicy akt/.
7. Wycofywanie dokumentacji ze stanu archiwum zakładowego/składnicy akt/.
8. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej.
9. Przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwów państwowych.
10. Sprawozdawczość archiwum zakładowego.
VI.WARSZTATY polegające na:
- rozszerzeniu rzeczowego wykazu akt dla dokumentacji unijnej,
- doborze rzeczowego wykazu akt dla dokumentacji unijnej,
- nadaniu znaku sprawy,
- nadaniu kategorii archiwalnej i symbolu klasyfikacyjnego dla dokumentacji unijnej,
- uporządkowaniu wewnętrznym dokumentacji unijnej w tym :
a. materiałów archiwalnych,
b. dokumentacji niearchiwalnej o kategorii wyższej niż B10,
c. dokumentacji niearchiwalnej kategorii BE,
d. dokumentacji niearchiwalnej o kategorii niższej niż B10,
e. dokumentacji technicznej,
f. dokumentacji akt osobowych,
- paginacji dokumentacji,
- dokonaniu opisu teczek,
- dokonaniu opisu podteczek,
- ułożeniu dokumentacji z projektu w całość,
- sporządzeniu spisów zdawczo-odbiorczych,
- przekazaniu akt spraw zakończonych z projektów do archiwum zakładowego czy magazynu czasowego przechowywania akt,
- opisaniu dokumentacji projektowej w archiwum,
- nadanie sygnatury archiwalnej,
- schowaniu teczek do pudeł archiwistycznych i ich opisanie,
- wypełnieniu karty wypożyczenia – udostępnienia akt,
- wypełnieniu karty zastępczej wypożyczonych akt.
Informacja o prelegencie
Szkolenie poprowadzi prawnik z uprawnieniami archiwalnymi I i II stopnia, od 25 lat pracownik Lubelskiego Urzędu Wojewódzkiego (na stanowiskach: starsza księgowa, specjalista ds. kancelarii, kierownik kadr, od 10 lat kierownik oddziału do spraw archiwum. Konsultant dla podmiotów gospodarczych w sprawach założenia i prowadzenia archiwów prywatnych. Konsultant w dziedzinie archiwistyki na portalu internetowym www.archiwistyka.pl. Prowadzi szkolenia w nowoczesny sposób, teoria to prezentacja multimedialna a praktyka to około 20 zadań warsztatowych. Materiały to konspekt własnego autorstwa, uzupełnione o aktualne akty prawne i pogłębiony komentarz.
