Zakres tematyczny szkolenia
Cel Szkolenia
Zapoznanie się ze sposobami postępowania z dokumentacją i prowadzenia archiwum.
Program szkolenia
I. PODSTAWY PRAWNE POSTĘPOWANIA Z DOKUMENTACJĄ
1) najważniejsze akty prawa archiwalnego
2) konstrukcje według ustawy
3) obowiązki aktotwórcy, takiego jak szkoły i inne jednostki oświatowe
4) państwowa sieć archiwum
5) „archiwum zakładowe” i „składnica akt” – pojęcia i konstrukcja różnic
6) formy ochrony prawnej dokumentacji wg: ustawy archiwalnej, kodeksu karnego, ustawy o ochronie informacji niejawnych i ustawy o ochronie danych osobowych
7) brakowanie dokumentacji niearchiwalnej – procedura
8) przekazywanie akt do archiwum państwowego, po okresie przechowywania u aktotwórcy:
9) postępowanie z dokumentacją w razie ustania działalności lub reorganizacji jednostki organizacyjnej w razie ustania działalności szkoły lub innej jednostki oświatowej
II. CEL I ZADANIA ARCHIWUM ZAKŁADOWEGO (SKŁADNICY AKT)
współcześnie dwie płaszczyzny
- gromadzenie, przechowywanie i udostępnianie zarządzanie dokumentacją aktotwórcy
1) planowanie i sprawozdawczość w archiwum
- coroczne sprawozdanie z wykonania rocznego planu
CZĘŚĆ STATYSTYCZNA CZĘŚĆ OPISOWA
2) personel
- wykształcenie, umiejętności i predyspozycje osobiste
3) lokal i wyposażenie archiwum
- konieczne warunki techniczne, odpowiednia temperatura, wilgotność i naświetlenie
- topograficzne rozmieszczenie dokumentacji w archiwum
4) przyjmowanie akt z komórek organizacyjnych
- zasada, plan, forma
III. KANCELARIA I SEKRETARIAT - ORGANIZACJA PRACY
1. Podstawowe pojęcia kancelaryjno-archiwalne2. Rodzaje współczesnej dokumentacji ; podział i techniki zapisu3. Systemy kancelaryjne
- elektroniczny system obiegu dokumentów
- mieszany
- dziennikowy bezdziennikowy w wersji rejestrowej bezdziennikowy w wersji bezrejestrowej
4. Instrukcja kancelaryjna – najważniejszy normatyw- obieg akt, systemy kancelaryjne, formy załatwiania spraw, odbiór i wysyłka pism5. Czynności kancelaryjne
- ewidencjonowaniem, rejestrowaniem, udzielanie informacji
6. Przyjmowanie, otwieranie przesyłek i wysyłanie7. Typowy obieg dokumentacji odbywający się w 3. systemach8. Jednolity rzeczowy wykaz akt – sposób rozbudowania9. Znak sprawy i spis spraw10. Fazy załatwiania spraw i punkty zatrzymania
- przyjmowanie, opracowywanie, wysyłanie
- kancelaria, kierownik, referent
11. Kancelaryjna postać pisma
- blankiet korespondencyjny
12. Rodzaje i formy podpisów
- uprawnienia
13. Załatwianie spraw zgodnie z kodeksem postępowania administracyjnego
- formy, terminy
IV. ARCHIWIZOWANIE DOKUMENTACJI
1. Rodzaje dokumentacji i terminologia ich archiwizowania2. Kolejność czynności archiwizacyjnych
- fizyczne wydzielenie z całego zasobu tzw. „zespołów”
- podziału zespołu na komórki organizacyjne
- podział na kategorie archiwalne
- dokonanie kwalifikacji archiwalnej wg rzeczowego wykazu akt
- wydzielenie dokumentacji niearchiwalnej na:
aktualną i nieaktualną
3. Zadania warsztatowe4. Test wiedzy
Informacje o prelegencie
Szkolenie poprowadzi prawnik z uprawnieniami archiwalnymi I i II stopnia, od 25 lat pracownik Lubelskiego Urzędu Wojewódzkiego (na stanowiskach: starsza księgowa, specjalista ds. kancelarii, kierownik kadr, od 10 lat kierownik oddziału do spraw archiwum. Konsultant dla podmiotów gospodarczych w sprawach założenia i prowadzenia archiwów prywatnych. Konsultant w dziedzinie archiwistyki na portalu internetowym www.archiwistyka.pl. Prowadzi szkolenia w nowoczesny sposób, teoria to prezentacja multimedialna a praktyka to około 20 zadań warsztatowych. Materiały to konspekt własnego autorstwa, uzupełnione o aktualne akty prawne i pogłębiony komentarz.
