Zakres tematyczny szkolenia
Cel szkolenia
Zapoznanie się ze sposobami postępowania z dokumentacją i prowadzenia archiwum.
Program szkolenia
I. PODSTAWY PRAWNE POSTĘPOWANIA Z DOKUMENTACJĄ
1. najważniejsze akty prawa archiwalnego
- trzy kategorie źródeł
2. konstrukcje według ustawy
- podział całości dokumentacji na materiały archiwalne kat. A
dokumentacja niearchiwalna kat. B
- podział narodowego zasobu archiwalnego państwowy
niepaństwowy
ewidencjonowany/nieewidencjonowany
3. obowiązki aktotwórcy, takiego jak GOPS, MOPS, DPS
- utworzenie archiwum (składnicy akt)
- zapewnienie należytych warunków gromadzenia, udostępniania, konserwacji, brakowania
4. państwowa sieć archiwum
archiwa państwowe archiwa wyodrębnione archiwa zakładowe państwowe biblioteki i muzea
(Sejm, Senat, IPN)
5. „archiwum zakładowe” i „składnica akt” – pojęcia i konstrukcja różnic
6. formy ochrony prawnej dokumentacji wg: ustawy archiwalnej, kodeksu karnego, ustawy o ochronie informacji niejawnych i ustawy o ochronie danych osobowych
7. brakowanie dokumentacji niearchiwalnej – procedura
- powołanie komisji
- ocena przydatności, tj. praktycznego znaczenia
- sporządzenie spisów do brakowania
- sporządzenie wniosku do archiwum państwowego o wyrażenie zgody na zniszczenie
- fizyczne zniszczenie
8) przekazywanie akt do archiwum państwowego, po okresie przechowywania u aktotwórcy, tj. w GOPS, MOPS, DPS:
- forma,
- ewidencja
- rys historyczny
9) postępowanie z dokumentacją w razie ustania działalności lub reorganizacji jednostki organizacyjnej w razie ustania działalności GOPS, MOPS, DPS
- sukcesja prosta i złożona
II. CEL I ZADANIA ARCHIWUM ZAKŁADOWEGO (SKŁADNICY AKT)
współcześnie dwie płaszczyzny
gromadzenie, przechowywanie i udostępnianie zarządzanie dokumentacją aktotwórcy
1. planowanie i sprawozdawczość w archiwum
- coroczne sprawozdanie z wykonania rocznego planu
część statystyczna część opisowa
2. personel
- wykształcenie, umiejętności i predyspozycje osobiste
3. lokal i wyposażenie archiwum
- konieczne warunki techniczne, odpowiednia temperatura, wilgotność i naświetlenie
- topograficzne rozmieszczenie dokumentacji w archiwum
4. przyjmowanie akt z komórek organizacyjnych
- zasada, plan, forma
III. KANCELARIA I SEKRETARIAT - ORGANIZACJA PRACY
1. Podstawowe pojęcia kancelaryjno-archiwalne.
2. Rodzaje współczesnej dokumentacji ; podział i techniki zapisu.
3. Systemy kancelaryjne
elektroniczny system obiegu dokumentów
mieszany
dziennikowy bezdziennikowy w wersji rejestrowej bezdziennikowy w wersji bezrejestrowej
4. Instrukcja kancelaryjna – najważniejszy normatyw
- obieg akt, systemy kancelaryjne, formy załatwiania spraw, odbiór i wysyłka pism
5. Czynności kancelaryjne
- ewidencjonowaniem, rejestrowaniem, udzielanie informacji
6. Przyjmowanie, otwieranie przesyłek i wysyłanie
7. Typowy obieg dokumentacji odbywający się w 3. systemach
8. Jednolity rzeczowy wykaz akt – sposób rozbudowania
9. Znak sprawy i spis spraw
10. Fazy załatwiania spraw i punkty zatrzymania
- przyjmowanie, opracowywanie, wysyłanie
- kancelaria, kierownik, referent
11. Kancelaryjna postać pisma
- blankiet korespondencyjny
12. Rodzaje i formy podpisów
- uprawnienia
13. Załatwianie spraw zgodnie z kodeksem postępowania administracyjnego
- formy, terminy
IV. ARCHIWIZOWANIE DOKUMENTACJI
1. Rodzaje dokumentacji i terminologia ich archiwizowania
2. Kolejność czynności archiwizacyjnych
- fizyczne wydzielenie z całego zasobu tzw. „zespołów”
- podziału zespołu na komórki organizacyjne
- podział na kategorie archiwalne
- dokonanie kwalifikacji archiwalnej wg rzeczowego wykazu akt
- wydzielenie dokumentacji niearchiwalnej na:
aktualną i nieaktualną
3. Zadania warsztatowe do wykonania wg załącznika
4. Test wiedzy.
Informacje o prelegencie
Prawnik z uprawnieniami archiwalnymi I i II stopnia, od 25 lat pracownik Lubelskiego Urzędu Wojewódzkiego (na stanowiskach: starsza księgowa, specjalista ds. kancelarii, kierownik kadr, od 10 lat kierownik oddziału do spraw archiwum. Konsultant dla podmiotów gospodarczych w sprawach założenia i prowadzenia archiwów prywatnych. Konsultant w dziedzinie archiwistyki na portalu internetowym www.archiwistyka.pl. Prowadzi szkolenia w nowoczesny sposób, teoria to prezentacja multimedialna a praktyka to około 20 zadań warsztatowych. Materiały to konspekt własnego autorstwa, uzupełnione o aktualne akty prawne i pogłębiony komentarz.
